圆桌趣谈

圆桌趣谈

档案馆管理高度自动化、档案信息资源数字化、档案信息标准化、档案信息传输网络化以及以用户为中心的在线服务模式等构成了数字档案馆的特征。数字档案馆的建设大幅度提高了档案部门的工作效率和服务能力。但随着智慧城市、智慧中国建设大趋势的来临，智慧档案馆又将作为档案信息化建设新的发展目标而备受世人瞩目。这一期的“圆桌趣谈”，我们邀请了综合档案馆、专业档案馆和档案室的几位专家，对“智慧档案馆与数字档案馆的区别是什么、优势在哪里？”等问题进行了探讨，希望能对下一步的智慧档案馆建设有所裨益。

徐明君 青岛市档案局信息技术处处长

智慧档案馆是一个新生事物，其概念现在还没有定论。

对于数字档案馆，在国家档案局印发的《数字档案馆建设指南》中有明确的概念，“数字档案馆是指各级各类档案馆为造应信息社会日益增长的对档案信息资源管理、利用需求，运用现代信息技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理，并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和共享利用的档案信息集成管理系统。”可以看出，《指南》对数字档案馆概念落脚在“系统”上，《指南》中的具体内容也是按照系统论的方法进行阐述。

对于智慧档案馆，有人说智慧档案馆是把智能技术运用在档案馆舍建设之中形成的一种现代化建筑；有人认为智慧档案馆是智能建筑与高度自动化管理的数字档案馆的有机结合；有人提出，智慧档案馆就是以一种更智能的方法实现智慧化服务和管理的档案馆模式；还有人认为智慧档案馆是一种新型虚拟档案馆。

笔者认为，数字档案馆的定义侧重于档案的内在形态，以实现档案的管理有序、长期可用为目的，具有理性特质；智慧档案馆的定义侧重于感知、分析、协同和服务等功能，具有外向性格。智慧档案馆以数字档案馆为基础，是信息社会发展到一定阶段的产物，具有资源多元、全面感知、综合处置、业务协同、泛在服务等特征的档案馆。

数字档案馆中资源主要是与档案自身相关的目录数据和全文数据。在智慧档案馆中，信息的来源更加广泛。一是档案目录信息资源，由档案条目信息、档案索引信息等构成，属于结构化数据，保存在数据库系统中；二是档案内容信息资源，由原生电子档案、档案数字化成果、智慧城市运行产生的各类业务数据等构成，包括各类电子公文、电子证照、文献资料等，一般采用Word、Pdf、Tiff、Txt、PPT等数据格式和业务数据库形式保存；三是多媒体信息资源，由媒体信息、网站信息、非物质文化信息等构成，包括各类图片、音频、视频、Flash文件等，一般采用JPG、PNG、MP3、WAV、MPG、AVI等各种非结构化数据格式保存；四是档案应用信息资源，由用户信息、档案利用信息、档案数据挖掘信息等构成，既包含结构化数据，也存在非结构化数据；五是档案实体信息资源，主要是基于RFID电子标签所产生的档案实体信息资源，包括档案实体的位置信息、出入库信息等；六是档案馆库信息资源，由供电信息、温湿度信息、安保信息等构成，由档案馆智能楼宇中的各类智能化设备运行而产生。

感知是智慧档案馆的重要特征。一是对档案实体的感知，主要通过RFID技术实现，以智能化识别、定位、跟踪、监控和管理档案实体；二是对档案内容信息的感知，主要通过智能化的数据挖掘技术实现，以智能化识别、抽取、整合和应用档案信息；三是对档案业务信息的感知，主要通过对业务信息的数据挖掘技术实现，以实现对业务工作的全程化管理；四是对馆库信息的感知，主要通过楼宇智能管理技术实现，以智能化监测、评价和处置档案管理状态；五是对利用信息的感知，主要监控档案用户利用档案的行为信息，以实现对用户利用档案特点、趋势和档案业务满足社会需求程度的监测、评价；六是对人员信息的感知，主要通过RFID技术对馆内人员行为予以检测，以防范安全风险。

此外，智慧档案馆的综合处置功能是指系统具有按照预案对感知的信息智能处置的功能，主要提供风险预警、过程控制、触发预案、信息挖掘、决策参考等信息支持。业务协同是指通过系统实现档案实体、档案信息、档案业务、档案保护、组织目标、业务实施、机构人员的一体化管理，实现档案馆“事件”“资源”与 “人”之间的高效协同。泛在服务则是指针对档案利用需求，最大限度地满足用户的查阅档案信息需求，使用户可以随时、随地、多方式、多途径地利用档案信息。这些也是区别于数字档案馆的重要内容。

李连恩 山东省公安厅档案馆馆长

目前，在档案部门（系统）和档案相关行业企业，我们经常会听到数字档案馆、智慧档案馆的提法，那么什么是数字档案馆？什么是智慧档案馆？两者又有什么关系呢？我们不妨通过两者的概念、主要特征来分析两者的关系。

广义的数字档案馆是指存储和利用档案信息资源的信息空间，是一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户群构成的数字档案馆群体。狭义的数字档案馆指其中的个体档案馆，其含义除了馆藏档案数字化外，还涉及档案信息的采集、存储、保管、检索、保护、利用、等过程，代表的是一种信息环境和基础设施的构建（包括软、硬件系统的设计和组织实体的建立）。

智慧档案馆是采用物联网、云计算、智能楼宇等新技术对多元化的档案资源进行整合、挖掘、感知，并提供多方位、多层次、多渠道的档案共享利用服务的一种档案馆模式。具体来说，智慧档案馆以数字档案馆为基本依托，以物联网技术为基本支撑，以实现多层次、全方位的一站式个性化服务为最终目标，全面提升物与物、人与物、人与人之间的感知与互联，实现“一个平台，三个体系”的管理模式，进而实现“五位一体”的目标。

数字档案馆的主要特征：一是信息存储数字化。二是信息存取网络化。三是信息资源分布式管理。数字档案馆的主要业务功能，一是数字档案信息的收集和存储。二是数字档案信息的组织和管理。三是数字档案信息的发布和查询。四是数字档案信息的安全管理。

智慧档案馆的主要特征：

一是全面感知。智慧档案馆可以在“感知技术”的帮助下，将所有的档案资源进行“智慧”管理，同时在后台建立起跨系统的应用集成，以此实现多区域、多部门的资源共享。

二是高效利用。智慧档案馆从档案馆的设施、资源、业务流程、系统运行出发，基于移动互联网和手机阅读建立档案信息服务平台，以社会公众需求为导向，档案信息化更为深入，档案馆藏资源更为精细，提供更为快捷的档案资源服务利用平台。

三是资源多样。档案资源是智慧档案馆的信息基础，与数字档案馆的档案资源比较，智慧档案馆的资源更加丰富和多元，主要由档案内容信息资源、档案实体信息资源、档案应用信息资源等多种信息资源构成。

四是持续创新。云计算、物联网等新技术在智慧档案馆中综合运用，不断提高智能化水平。智慧档案馆的建设还注重从公众的角度出发，通过社交网络手段坚强用户的参与度，汇集公众的集体智慧，实现以人为本的可持续创新。

五是互联互通。智慧档案馆的互联互通包括馆际互连、馆室互连、资源互连等，这种互联互通既有互联网的，也有物理上的，是物与人、物与物、人与人之间的互连。

六是馆藏建设。智慧档案馆的馆藏建设主要包括三大模块：档案资源保存库、档案特色资源聚合库、档案馆管理运行库。

七是智慧服务。智慧档案馆的档案管理系统与档案、用户之间是泛在互联的关系，通过用户反馈以及数据挖掘，能迅速地对每件档案进行标记，实现对档案资源的全方位、立体化的管理，从而为人们提供智慧化服务。

通过前面两个部分的阐述，可以看出，智慧档案馆和数字档案馆是档案信息化不同阶段的不同表现形式，智慧档案馆在数字档案馆的功能、资源整合挖掘以及智慧管理和感知技术等方面做了提升，但同时数字档案馆又为智慧档案馆提供了数据支持。数字档案馆是智慧档案馆的前提和基础，智慧档案馆是数字档案馆发展的必然结果。

于伟 山东省发展和改革委员会办公室调研员

推进智慧档案建设，主要目的是推进档案管理由重归档，向“归档”和“使用”并重，将档案数字化，利用当前迅速发展的大数据、云计算技术，跨越时空距离，即时推送到使用者，真正实现档案信息服务国家治理，服务社会便民惠民。智慧档案分核心层和联通层，核心层主要是将档案归集数字化电子化；联通层主要由纵向联系单位、企业和档案馆的档案移交信息系统，和横向互联互通的各单位企业档案借阅系统构成。

建设智慧档案，档案数字化建设是基础。山东省发展改革委在推进档案数字化工作方面，主要是抓住推进“放管服”机遇，依托山东省信息中心和南京大学先腾公司，建立“阳光审批，勤廉发改”电子政务系统，系统由“公文运转”“档案管理”等7个平台组成，“档案管理”平台对公文等归档文件自动抓取，一步实现了归档的电子化数字化，通过2015年、2016年度归档实践，效果很好，大大减少档案录入工作量，极大提升单位档案管理的信息化水平，也极大便利了委内部人员对档案的阅读使用。但也存在三个方面突出问题，一是仅将档案的文本数字化，电子印章等还需权威部门授权，数字化档案不具备文本档案的法律效能，仅能在委内阅读参考，需通过智慧档案建设，实现每一份文本档案，都对应一份具有法律意义的电子档案。二是在纵向上，由于单位和省档案馆尚未建立标准化电子移交接口，移交省档案馆的档案主要是文本档案，无法实现单位与省档案局网上档案上传移交。三是在横向上，由于缺乏顶层设计和协调，各单位的数字化档案成为“信息孤岛”，无法实现互联互通。

当前推进智慧档案建设，国家有支持、硬件信息已成熟、单位数字化档案建设基础已建立，关键是必须树立系统思维，加强顶层设计，推进系统的互联互通和相互嵌入，形成一个对全社会开发的智慧系统。对此，省级层面顶层设计要坚持问题导向，加快推进以下工作。

一是加快省智慧档案馆建设，建设网上山东档案馆，加快各单位企业与省档案馆的纵向网建设，出台完善档案移交的交接口标准，尽快实现单位能顺畅快捷向省档案馆实现网上电子档案移交。

二是加快顶层设计，为单位档案的互联互查提供制度设计，尽快实现让档案信息在网上多跑路，让人民群众少跑路。

三是加快对政务大数据大平台、智慧城市各大网络平台的对接和标准建设，为这些平台流畅运营提供坚强的档案后台保障。

四是加快对智慧档案人才的培训，加快对智慧档案的宣传，为智慧档案的建设提供良好的环境。

全国档案安全工作会议的召开，将档案安全提到了一个前所未有的高度。下一期“圆桌趣谈”的话题是“目前危及档案安全的风险因素具体有哪些？如果对这些风险因素进行有效预控？”有意参与讨论者，请于7月10日之前将稿件投到sddajy66@sina.com邮箱。