“互联网+”时代档案信息资源共享服务的优化路径

文 / 赵芳红

“互联网+”时代档案信息资源共享服务的优化路径

文 / 赵芳红

文章结合“互联网+”时代特征，回顾了我国档案服务现状，剖析了其中存在的问题，并从服务理念、服务体系、服务机制与服务方式等维度提出了强化我国档案信息资源共享服务水平的主要路径。

互联网+；档案信息资源；档案服务

档案事业要获得长足的发展，必须结合移动互联时代的特点，满足大众提出的新需求。[1]国家档案局在《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中，就对“互联网+”时代下的档案工作做出了总体部署，提出了建设国家数字档案资源融合共享服务工程的目标。[2]档案信息的数字化推进、信息服务的共享化建设已成为必然趋势。因此，在“互联网+”时代，如何充分利用“互联网+”特点对档案政务服务升级，创新档案信息服务模式，构建多层次的档案信息资源共享服务体系，实现档案信息资源的全民共享，是档案工作的重点内容。

一、档案信息资源共享服务现状

目前，我国档案管理体系建设已初具规模，各地区各单位都按需建成了档案馆、档案服务网点，完成了大量档案历史资源的整合。[3]从信息化水平来看，档案的数字化程度不断提高，各类档案数据库不断涌现，优化了档案的管理内容，在档案管理、服务与呈现方式上也悄然发生着转变。随着大数据、云计算等互联网技术条件的成熟，档案数字化建设进入到深化阶段，围绕档案资源展开的信息服务也有了新的发展，档案信息的共享就是其中之一。[4]档案信息共享向传统档案的封闭性与私密性发起了挑战，以期使档案信息透明化、公开化，使信息交换更加及时与充分。

一方面，社会生活的加速运转促使人们对数据资源的获取需求不断升级，开放与共享成为新的时代呼声。在档案信息服务中，大数据、物联网等存储与共享技术已成为新支撑。另一方面，档案作为历史的记载与客观事实的再现，具有重要的保存价值，不可随意更改滥用。因此，我国档案信息的管理一直处于封闭保护、非公开运作的模式。[5]尽管这一模式保证了档案资源的权威性，但却导致了档案管理的割据现象——“信息孤岛”、信息不对称等问题，这成为推进档案资源共享服务的羁绊。

二、档案信息资源共享服务中的现存问题

（一）共享意识淡薄

由于档案本身的历史价值性，档案保存维护的可靠性安全性一直是档案管理的工作基石。在这种工作理念下，工作人员往往从档案收藏的角度开展工作，扮演的多是“档案保管者”的角色，而没有树立起共享意识和“公众服务者”形象。此外，档案工作多以非公开方式展开，这在一定程度上强化了从业者的“重管轻用”意识，并通过彼此传播的方式造成工作惯性与依赖性。另外，国内各地区各单位的档案馆室通常采取自行设立、分离运作的方式，为维护自身利益，档案机构通常不愿主动公开档案信息，“地方保护主义”、“小团体主义”也时有显现，造成档案资源开放性有限，鲜有目录或全文数据库能够实现对外共享。共享服务理念的缺失必会对档案服务工作的创新思路与持续推动力产生负面影响。

（二）服务基础设施薄弱

档案管理工作必须以一定的基础设施为支撑，通常包括硬件与软件两大模块。具体到档案信息资源的共享服务中，硬件指有形的物质资源，如档案保管场所、信息服务提供设施等；软件则指各类档案数据库，如档案保管、分类统计、检索等一系列相关软件以及专业信息人才储备等。但是，由于人们对档案的认知主要停留在其保管与历史价值上，因而主观地降低了档案管理的工作难度。与其它事业相比，档案事业的投入一直受限，所获得的投入也大多集中在硬件方面。尽管档案信息化建设已开展了多年，但软件投入仍然失衡，获取的成效非常有限。档案数据库规模较小、信息化程度不高等问题的解决与“互联网+”背景下档案信息资源共享服务能否真正落实休戚相关。

（三）服务体系不健全

档案信息资源共享的实现离不开一个有机运转的工作体系。该体系的目标是在开放与共享理念下，借助数字共享技术，为百姓迅速提供高质海量档案信息。在我国现行的服务体系当中，各层级服务主体对档案信息与数据库的管理与使用仅限于自有平台，档案信息资源在中央、地方与行业之间的跨层级流动与共享依然存在很大问题，局部“内网”运行仍是主流。目前看来，档案信息资源共享服务体系的一体化、综合化、联动化建设才刚刚起步，互联互通程度普遍较低。较之其它行业，档案政务服务的整体效率不高，服务方式滞后，广大群众处理档案事宜仍主要依靠传统的柜台或面对面服务，服务信息平台没有得到有效开发与充分利用，档案信息联动共享平台的建设迫在眉睫。

（四）服务方式创新力不足

与图书馆之类的临近行业相比，档案事业因其保密性特点，辐射范围相对有限，各级机构历来管理较严，受到外部环境变化的影响较小，传统力量在其发展中仍占主导。因此，相当数量的档案管理人员服务意识不高，因循保守，仍沿袭过去的档案信息服务方式，缺乏创新思维与核心服务理念的指导，也不愿主动突破，使得档案管理机构的改革行动比较吃力，共享服务模式的创新比较艰难。首先，档案资源过度封闭。档案管理机构对档案资料的公开程度拿捏不准，导致大量档案信息长期处于过度保密状态。其次，档案服务方式落后。从业人员多拘泥于陈旧的手工劳动，对信息技术工具的利用不够充分，制约了工作效率的提升。再次，档案信息的整合与开发失当。开展档案编研工作队伍的人才储备不足，对档案信息的挖掘有待深入，优秀的研发成果或档案编研产品更新较慢。最后，档案文宣渠道受限。广告展板、示意挂图等仍是主要的档案文化宣传工具，缺少对新媒体等“互联网+”技术与平台的应用。

三、档案信息资源共享服务的优化路径

（一）培养多维度共享服务理念

首先，领导班子要重视档案工作，率先垂范，不断更新管理与服务观念，发展互联网新思维，积极引导下级部门进行档案服务改革，形成正确的档案服务思路，加大各项投入，给予智力支持，形成良好的档案服务创新氛围。其次，档案机构与工作人员要主动学习创新与共享理念，自我反思，自觉落实，紧紧围绕新阶段的国家档案事业发展规划，以五大发展理念为中心，抓住“互联网+”的新机遇，开拓思路，主动推进档案服务的转型升级。从业者在实际工作中要换位思考，保持学习态度，提升服务能力与业务素养，汲取新时代下服务体系的成功经验，借鉴“互联网+”的共享服务新模式，提高自身的发展性思维。再次，公众也要积极参与配合，在肯定相关部门推进信息共享的前期工作的基础上，集思广益，积极提出改进建议；也要对档案事业的发展予以持续关注，主动提出合理诉求，对其形成推进动力与正向压力，“倒逼”档案信息共享服务的创新。

（二）构建多层次共享服务体系

各级档案管理主体构成的服务体系是档案信息资源共享服务的关键，它们之间的相互关系、工作流程决定着共享服务的效率与效果。由于全国档案资源数量庞大，不能简单地集中管理。基于国家、地区与机构的上下级分布式管理是其主要手段，但这因缺乏协调造成档案信息割据，阻碍了资源的共享。因此，我们必须建立规范标准、各级联动的全国性档案信息共享服务体系。各级各类政府开设的档案机构要自觉按照全国或全行业一致标准打造档案数据服务平台，要保证档案信息的规范性与时效性，定期更新档案目录，不断优化档案管理水平；还要结合行业、地区及自身特点，因情制宜，在符合共性要求的同时不失个性，提供特色档案信息共享服务；要打造“条块”关系的档案资源共享服务体系。例如，受省级档案馆垂直领导的下级机构，要参与统筹共建，统一档案信息平台建设标准，尽快实现异地出证。在同一地区的同业各平行档案机构，要提高互联互通水平，激发同业档案数据共享，实现信息充分交流。

此外，档案数据库的建设也要根据客观条件，把握好共享服务的节奏，逐步放开、分类推进。档案馆可选取一些开放试点，同时优先推进公益性、民生保障等档案信息的公开与优先共享，待条件成熟后，再将全部应开放的全文信息，经跨库检索，统一公布整合，实现普遍共享。

（三）建立多方位共享服务机制

档案资源共享服务质量的提升要重点在软硬件投入与人才储备上做文章。就硬件而言，要乘着云计算的发展东风，扩展公众的视野，推行“档案云”机制，使档案数据“腾云驾雾”；在分别建立“公有云”与“私有云”，即在档案信息充分开放的同时，兼顾涉密资源的安全性。这既能和平解决共享与保密之间的张力，实现档案信息的合理化共享，又能方便群众，使其少劳神少费力，提升服务效率。就软件而言，主要围绕标准化、一致化的档案信息数据库建设展开，优化顶层设计，引导档案数据库的结构化与非结构化合理分类建设；加大全文数据库的建设投入与技术创新，同时根据客观条件与实际需要，合理设置具有特殊性的数据字段，为档案信息资源共享的顺利实现提供先进可靠的技术支撑。此外，在人才队伍建设上，要着力培育创新型技术人才，要求他们既有活跃的思维与共享创新意识，又要有过硬的档案管理专业技能与服务水平，灵活运用“互联网+”理念与渠道，助推档案信息资源的共享。

（四）创新多样化共享服务方式

档案信息资源共享服务的最终落实，必须审时度势，依靠多元化的创新服务模式，尤其是以“互联网+”为支撑的各种软件与社交平台，例如：

1.权威网站。相对于其它新媒体平台，网站早不新鲜，但可以通过进一步优化，扩大其影响力。标准化、一体化共享网站的建设就是一个很大的突破口。我们应该建立规范性的、标准化的档案信息目录数据库，搭建区域之间、行业之间的档案资源共享平台，有针对性地逐步公开档案信息全文，提供类似档案地理位置查看等网络便民服务。

2.微信平台。与时俱进是档案事业的应有之义。如今，微信已走进人民大众的日常生活，我们要充分运用这一新媒体的各项宣传与服务功能，如通过VR、二维码、RFID等先进科技，提高档案资源的在线管理水平，创新共享服务模式。

3.移动终端APP。以移动网络设备为载体的移动终端APP已成为“互联网+”与各产业融合的有力工具。档案机构可围绕档案数据授权管理、会员认证、信息查验、互动分享、数据防护等多种功能，创新推出档案信息APP，并通过线上咨询、端口直播等途径，进行推广宣传与互动共享交流。

[1]王协舟,王露露.“互联网+”时代档案工作改革的几点思考[J].档案学通讯,2016,(5).

[2]苗茹,诸云强,宋佳,冯敏,潘鹏.基于云计算的地球系统科学数据共享研究与实践[J].地球信息科学学报,2014,(2).

[3]刘春年,陈通.基于微信架构的档案信息服务创新研究[J].档案与建设,2016,(1).

[4]吴伟,刘秀光.互联网市场信息共享与信息不完全的冲突[J].吉林工商学院学报,2016,(4).

[5]王协舟,王露露.档案移动服务研究述评及启示[J].档案学通讯,2016,(3).

G270.7

A

1005-9652（2017）03-0063-03

本文系国家档案局科技项目，项目名称：档案云存储数据灾备中心，项目编号：2015-x-37。

（责任编辑：虞志坚）

赵芳红（1982-），女，甘肃合水人，宁夏大学档案馆馆员，研究方向：档案管理研究。