数字化档案信息利用模式研究

江鸿

［摘要］档案信息数字化是信息时代加强档案工作的必备手段，也是档案管理工作者需要认真研究和实践的一项重要任务，本文从档案信息数字化的优势出发，探讨了数字化档案信息的利用模式，以及在实际中的应用。

［关键词］数字化；信息技术；档案；管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.02.096

［中图分类号］G270.7 ［文献标识码］A ［文章编号］1673-0194（2017）02-0-02

档案管理信息化就是要利用计算机网络和数据库信息技术手段实现馆藏各类档案的数字化，将网络化办公条件下的电子文档管理网络一体化，通过办公网络，逐渐完成各种档案资源的数字化转换，并使用文档一体化的管理软件来完成电子文件的归档工作。档案信息化的建设包括的范围比较广泛，一般包括档案信息数字化建设、标准化建设、人才队伍建设、安全建设等方面。下面笔者从这几个方面入手，谈谈如何推进档案信息化的建设。

1 数字化档案信息利用的优势

档案作为信息资源的一种，对单位内的活动进行真实的记录和还原，是单位重要的资产，对任何组织和单位的发展都有非常重要的意义。当前，管理模式从库房管理向资源管理的跨越，适应了当前社会发展的要求，也是档案管理现代化的必经之路和提高档案为社会服务水平的必由之路。相对于传统档案而言，数字化的档案具有更大的优越性，主要包括以下几个方面。

1.1 开放性

传统档案管理模式是建立在各级档案馆的基础之上，受到来自时空的很大限制，给使用者档案信息的搜集和利用造成了巨大的阻碍，效率和积极性受到较大程度的限制。但在网络和通讯技术不断发展的今天，各级档案管理模式有了很大程度的转变，且档案信息的使用者不再受时空的限制，可以随时对档案馆所开放档案信息进行利用。此外，信息系统的操作实现了7×24小时的在线服务，不仅使用户可以不受时间的限制，更精简了档案管理工作的团队，减轻了在职人员的工作压力，对用户和档案管理单位来说是双赢的。

1.2 灵活性

世界发展至今，档案的载体已经经历了从甲骨、泥板、竹简、丝绢以及纸质等材质的转变，当下最先进的莫过于磁盘、光盘，甚至“云空间”等载体。数字化的建设可以帮助各级档案馆实现对网络、计算机、通讯和“云技术”的整合，可以使档案馆的服务器和数据库进行交流，用户在权限内可以实现任意时间和任意终端的档案信息的利用，加快了信息档案的传播速度，扩大了信息档案的传播范围。一份数字化的档案不再是一个固定的整体，而是一个集合，可以为用户的检索、浏览、查阅提供更优质的服务。

1.3 交互性

传统档案受限于存储载体，导致其在交互性上难以满足用户的需求。而数字化技术所特有的优势可以帮助用户随时的根据自身的需求向系统发出指令，系统会立即响应并对合乎权限的要求调出相关档案。同时，在各级档案馆的档案信息被整合之后，用户所能查阅的档案信息会更加丰富，在任意的时间和地点都可以借用相应的终端来连接档案信息管理系统并进行“沟通交流”，包括文字、图片以及影像等资源都可以被用户简捷的查阅。

1.4 复用性

具有物质形态的载体往往会在用户使用之后造成老化的痕迹，例如：纸质档案，磁带、光盘档案等高频的使用往往会对档案造成不可逆的损害。然而，在数字化的档案中却不会存在这样的问题，无论该档案的信息被调用、复印或显示多少次，都不会影响信息的完整性，正当的利用活动不会对数字化档案信息的寿命产生一丝一毫的伤害，其复用性高。

1.5 安全性

数字化档案信息在录入档案馆之后，不仅仅存在于该馆，还可以在“云”储存及其他服务器上进行备份，无论发生各种自然灾害或其他突发性事件都不会影响档案信息的保存和利用，极大的减小了档案的损失性，提高了档案的安全性。

2 数字化档案信息利用模式发展的策略

档案馆的工作形式早已存在，在过去的时间里，已经形成了一套颇具规则的管理模式和习惯，这也使传统的档案利用服务方式主要以档案的阅览、外借、复制、实物陈列展览等服务方式为主，缺乏创新，不利于提升整个社会档案的利用水平和效率。而随着社会和经济的高速发展，对档案的利用需求不断加大，这也给档案工作的发展和进步提供了外在的驱动作用，因此，档案馆需要在服务观念、内容及模式上进行与时俱进的改善。

2.1 革新服务理念

档案信息的价值体现在使用服务上。长期以来的档案馆工作都是以档案的归集和保管为主，对服务并没有引起重视，往往需要用户自己去寻找所需利用的档案信息，服务的范围受到极大的限制。这不仅忽略了作为一个服务型单位最重要的“以人为本”的服务理念，还忽略了对档案使用者的现状及未来的需求趋势进行调查、了解及研究的主动性、前瞻性，因此，使档案馆的服务工作处于被动的局面，没有转变为主动服务、超前服务。新时期的档案管理工作形式和管理模式必须由末端收集向前端控制转变，档案管理人员必须深化对档案工作性质、作用及地位的认识，主动提升自身工作的能力、水平，积极提高自身服务工作的参与度，完善档案信息的服务体系，只有这样才能找准自身工作在我国深化改革和市场经济发展中的切入点和作用，以适应时代的发展。

2.2 积极探索数字化建设中档案服务的模式和建设工作

数字档案馆建设是一个庞大、复杂的系统工程，不仅要构建档案管理系统，还要建设相应的基础配套设施、统一的规则标准、信息資源库共享平台和安全保障体系等，这样才能奠定档案信息利用的数字化、档案信息的共享化及服务利用的网络化等功能的基础。近年来，随着档案信息数字化技术从无到有且不断地应用，各系统、单位条块分割严重，没有形成标准统一的数据库系统和信息共享机制。档案管理系统与协同办公系统（OA）、企业资源计划系统（ERP）、产品数据管理系统（PDM）等前端业务系统的集成和各单位数字档案馆之间的互联互通是今后必须解决的问题，这也在一定程度上制约了信息处理的有效性、及时性和系统性。

随着档案信息数字化的不断推进，档案网站已经成为当下档案馆提升开放性和扩大服务范围的重要平台，各种便携式智能客户端的快速涌现，使之成为档案工作中更为有效、更具生命力的服务方式。各级档案馆还可以设置相应的官方微信，构建微信公众号，及移动终端适用的APP软件，并结合该技术和模式，积极提供相应的智能终端服务。

2.3 完善档案管理团队的人才结构，加强梯队建设

档案馆相关的从业人员是整个档案管理工作的具体实施者，其能力的高低和素质的水平都会对档案信息利用工作的效率、质量和水平产生直接的影响。随着档案信息数字化的普及，档案馆工作人员不仅需要掌握档案管理专业知识，懂得文书档案，科技档案，城市建设相关的一些专业类别的档案，还要掌握计算机软硬件、数字通信、网络架构等技术。因此，各级档案馆首先要加强现有的管理人员的专业知识、能力水平的培养，每年定期开展专业技能培训、轮训，使档案管理的一些新规定、新规范、新要求可以得到及时的落实；其次，要根据年龄层次，培养后备的技术骨干力量，特别是档案数据库管理、档案信息检索等重要岗位的工作人员，还可以与专业的培训机构合作等形式，以适应信息化时代发展的要求；最后，还可以通过人才引进，引进一些急需的既懂档案管理又具备计算机信息技术、网络技术的复合型人才，切实加强档案馆的技术力量。

2.4 加强档案的安全建设

档案信息的数字化、网络化，给人们的工作、生活、学习带来便捷、高效的同时，也带来了一定的麻烦和不安全的因素。数字化档案信息资源的特殊性使档案信息资源存在被篡改、伪造、窃取及截取等安全隐患，因此，档案信息化后出现的安全保密技术、信息的访问形式与安全控制等问题需要及时解决。第一，要提高档案工作者的安全意识，人为的避免外界不安全因素引起的安全问题。第二，要限制档案信息公布的范围。根据信息的安全级别进行严格的鉴定，涉及个人隐私、商业机密、国家利益的只能放在局域网中，与互联网隔断，或只在网络上公布其目录并设置访问权限。第三，要完善档案信息安全的制度和规范。根据国家的《计算机系统安全保护条例》和《国家保密法》，严格规范档案管理的各个流程，建立严格的档案信息安全管理制度和监督制度；配强、配足安全设施设备，构筑牢固的安全防范体系。

3 结语

档案信息利用的数字化建立在计算机和网络信息技术的基础上，对数字化的档案信息进行高效的管理和运营，是一种先进的技术管理模式，也是当下国际档案信息管理发展的趋势，其不仅适应了现代社会在社会和经济发展中对档案信息的需求，也符合了档案管理中对效率和成本的控制要求，还给我国今后的档案信息利用和管理模式提供了重要的指引作用。

主要參考文献

［1］申永峰.档案信息资源开发利用管理模式的创新［J］.兰台内外,2015(6).

［2］朱进.档案数字化管理模式在高校档案管理中的重要作用［J］.档案天地,2016(1).