地方高校档案利用与服务实况统计解析——以怀化学院为例

刘英姿

(怀化学院档案馆 怀化 418008)

地方高校档案利用与服务实况统计解析
——以怀化学院为例

刘英姿

(怀化学院档案馆 怀化 418008)

档案利用是实现档案价值的基本手段，是档案工作的最终目的，本文以怀化学院2015年利用档案、资料及效果登记台账为切入点，运用文献计量学的方法，从档案利用对象、目的及类别等方面进行统计解析，以掌握了解地方高校档案利用的规律，为提升档案工作效率提供参考依据。

档案利用 统计 解析 怀化学院

我校自成立档案馆以后，建立了较为完善的档案管理工作制度，其中也包括档案利用登记制度。本文运用实证研究法，以怀化学院档案馆2015年利用档案、资料及效果登记簿为原始数据源，数据真实且完整性强。凭借Excel对馆藏信息资源查阅利用状况进行数据筛选，各类别统计分析，以期从一个侧面了解本馆馆藏资源利用需求与服务的意愿，为今后高校馆藏信息资源的管理、利用提供参考和借鉴依据，并对未来档案的归档内容及保管期限做出调整与规划。

一、综合档案利用统计解析

1.利用对象统计解析。结果表明：本年度档案利用对象23个，合计利用348人次，利用卷数719次，复印1441页（见表1）。从利用对象上看，个人利用为171人次，占总利用人数的49.14%，个人利用卷次264卷，占总卷数的36.72%，复印页数525张，几项指标均位居档案利用对象之前列，后勤处、办公室次之。

从档案利用登记簿上看，个人利用在高校档案利用中占有相当大的比重，利用内容主要集中在往届毕业生这一人群，查阅利用集中在新生录取表格方面，其次是在校成绩单及毕业存根、党组织关系等方面的，作用于学历学位认证、部队提干、户籍证明、补充个人档案材料、教师资格证办理等方面；后勤处主要集中在基建档案设计图纸方面的利用查询；办公室档案利用主要在党委、行政会议记录及文件查询；各教学单位档案利用集中在实物档案（原单位印章使用）及资料利用方面，用于补充工作材料；而财务档案在会计凭证查询方面提供卷数仅次于个人利用，查阅内容以基建财务凭证为主，在单位部门利用中位居首位，为学校经济建设提供了原始的依据，各单位档案利用人次、卷数及复印页数具体分配情况见表1。

表1 综合档案利用对象统计

2.利用目的统计解析。目前档案利用目的常用的分类有编史修志、工作查考、经济建设、学术研究、查实个人及其他6大类。笔者对档案利用目的进行了统计分析，结果如表2及图1所示。

表2 档案利用目的统计表

表2列出了几种利用目的的各类数据分布情况，其中利用人数最多的查实个人，165人次，占总利用人数的47.41%，其次是工作查考，86人次，占24.71%，利用卷数最多的是工作查考，313卷，占总数的45.53%，查实个人次之，250卷，占总比例的34.77%；复印页数较多工作查考，650页，查实个人次之。相比较而言，在编史修志方面，利用率不太高。图1显示档案利用目的排列及分布情况。归档工作提供参考指导作用。

表3 档案利用类别分布

个人认为，档案利用分类目的过于笼统，没有明确的界限划分，如基建档案的图纸查询可归于工作查考，用于学校的维修改建，在原有建设的基础上进行改造，既节约了建设成本，又获得经济效益，通常我们人为地把它放在经济建设这类当中。另本校的合同、协议、会计凭证及工资清册在相应的官司纠纷中都能起到重要的凭证作用，为学校挽回了许多社会效益和经济损失，但在利用目的中，一般将它们分类在工作查考当中。利用目的过于简单，不能充分体现档案的具体价值及起到的具体作用。在今后的工作中，可适当规范档案利用目的有关内容，根据档案发挥的作用等精细划分相应的利用目的，可添加教职工奖惩、职称、校友等与师生个人紧密联系的民生档案等利用栏目，细化档案利用目的。

3.档案利用类别分布。表3显示，2015年档案利用的类别有9类，总体上看出，教学档案利用最多，为161人次，占总数的46.26%，提供利用卷数238卷，占33.1%，复印页数446页。从利用卷数看，教学最多，其次分别是财会、行政档案等；从提供复印的页数上看，依次是教学、财会、行政等，其中出版利用较少的是出版类，而声像，设备档案利用率为零。图3-1，3-2显示了各类别档案利用分布情况。

结果分析：在档案利用类别划分中，一般是以一级类目进行划分统计的，本文中档案的利用门类也是根据一级类目进行统计，在今后的工作中，可酌情考虑档案利用延伸到二级类目上，这样更能明确档案的利用情况，细化各类别档案的利用情况，为今后各部门的立卷

二、人事档案利用统计解析

2015年人事档案共利用次数为865次，其中组织部利用453次，占总数的52.37%，人事处利用次之，216次，占24.97%，各部门档案利用具体情况见表4。

人事档案是学校师资配备、干部选拔的基础，也是核实个人有关问题的可靠凭证。人事档案是一人一卷，在利用过程中，利用者利用人事档案，不管是查几类材料，都是按卷数统计的，所以在人事档案利用统计中，利用人次和利用卷次是相同的。2015年，根据省委组织部工作的部署，为进一步规范干部人事档案，确保干部人事档案质量及信息来源的真实性、准确性及完整性，我校对所有处级干部的人事档案进行了审核，并将审核情况全面落到实处，及时反馈，故全年度中组织部的利用率最高。

表4 各部门利用人事档案一览表

三、档案利用实例

2015年1月，我校2000级数学系蒋某某在广东工作，该单位进行学历学位审核的时候，因毕业证上的出生日期和本人身份证上的不一致，需要提供当年入学时的原始录取简明表和本校专升本的文件证明，因本人身在广东，先是电话咨询本馆工作人员，在了解档案利用流程后，特委托同班同学黄某来校办理相关事项，在被咨询及情况核实后，本馆从综合库房内找出了当时的相关材料，并出具了相应证明，为该生的学历学位证明提供了可靠的依据。

2015年6月，学校西区图书馆和食堂三楼大礼堂，因修建时间长，缺乏相应的制冷和取暖设备，导致使用时出现较多问题，为解决该历史遗留问题，学校决定在原有基础上改装中央空调，需要从档案馆查阅这两栋建筑物的结构、电路等设计图纸，以便有针对性地实施改造，进行安装方案设计，经过正常的工作流程后，档案馆调出了案卷材料，为学校经济建设提供了最为原始的材料依据，节约了经济成本，也为学校师生工作和生活环境改善提供了后勤保障。

综述，怀化学院档案利用与服务信息含量大，查中率较高，能够反映出高校档案利用与服务的发展动态，为了进一步提高档案利用与服务工作效率，应加大宣传力度，加强信息化建设，树立主动推送服务的意识，充分发挥高校档案记载历史、传承文明、洗礼灵魂的作用。

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[2]李财富,张锦云.2000年以来我国档案利用研究的文献计量学分析[J].档案学通讯,2012（3）.

[3]徐亮.档案利用过程的“倒立金字塔”现象的发生和克服：以高校档案馆为例[J].档案学研究,2009（2）.

[4]吴青霞.地方高校人事档案利用实况统计解析[J].兰台世界,2011（1）.

G273.5

A

2016-11-15

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.05.14

刘英姿，硕士，怀化学院档案馆馆员，主要从事综合档案管理与档案编研方面的研究。