基于用户需求的高校档案管理信息化建设探析

米 荃

高校档案信息化建设是高校数字化校园建设的重要组成部分。档案信息化是指应用信息技术生成、管理、开发利用档案的过程。信息时代，档案信息化管理已成为档案管理工作的必然趋势。档案信息化有利于丰富档案馆藏资源，提高档案收集、管理效率，优化档案结构，深化、拓宽档案开发与利用，有效提升档案管理环境，从而增强为教学科研提供优质、快捷信息资源服务能力，满足用户日益增长和变化的需求，促进高校信息化建设的健康、有序发展。

一、高校档案信息化建设的意义

（一）有利于丰富档案馆藏资源

档案资源是档案管理工作的立身之本。档案资源建设是档案管理工作的重要基础，档案资源建设既是档案工作的起点，也是档案管理工作的终极目标，因此，积累丰富的档案资源已成为档案管理工作的首要任务。随着档案信息化建设的不断推进，档案的收集不仅局限于传统的纸质档案，还有数字档案。档案信息化有利于多方面、多渠道将分散的各类型档案收集到一起，有利于对现有档案资源分布、结构、形式、内容进行分析研究，以便更好地优化档案馆藏结构，促进档案资源的科学化、有序化管理，为用户提供方便、快捷的信息服务。

（二）有利于提高档案管理服务效率

随着信息社会的快速发展，计算机技术在档案管理中得到了广泛应用。档案管理显现出存储数字化、管理自动化、利用网络化的新趋势。高校档案是学校在各个历史时期的建设和发展过程中形成的真实记录，内容丰富、形式多样、门类众多。用户采用传统的方式检索、利用如此数量众多，内容、形式、来源复杂多样的档案有诸多不便。传统的档案资源，利用方式主要是以借阅、咨询、复制等方式，无法满足用户日益增长的需求。将计算机技术应用到档案收集、整理、鉴定、保管、统计、检索等工作环节，突破传统档案利用的种种局限，用户可以利用现代网络和计算机技术享受智能化的档案信息服务，节省用户获取档案信息资源的时间和精力，最大限度满足用户需求，提升用户满意度。

（三）有利于提高档案管理服务水平

1.提高档案检索效率。传统的纸质档案，时间跨度大，种类繁杂，要在浩如烟海的档案资源中查询到用户所需档案，仅靠人工检索、调阅，检索效率低，重复工作内容多，劳动强度大。手工查阅档案，只能以一种途径进行检索，这种传统的检索方式已不能满足信息时代用户需求。利用信息技术管理档案，可以有效提高数据处理能力，实现一次输入，多次输出，为用户提供多种方式、多种角度的检索，可模糊查询、组合查询、分类查询等，满足用户多元化的检索需求，减轻档案管理人员工作强度，提高了查全率和查准率。

2.提高档案收集效率。传统的档案收集方式范围窄，收集内容不全且不够丰富，主要以纸质档案为主。服务方式也只是将档案提供给用户利用，服务内容主要是阅览、外借、复制等，档案资源开发利用程度也不高，这种服务方式已不能适应信息时代用户需求。档案信息化管理使档案收集方式更加广泛，收集渠道更加多样，可以利用媒体、手机、电子邮件等多种方式收集档案，通过建立网站，提供检索目录，网上展览、原文浏览等多种方式提供信息服务，满足用户多样化、个性化需求，提高工作效率，可以收到事半功倍的效果，进而更好地为用户提供方便、快捷的服务。

（四）有利于促进高校档案管理人员的交流与资源共享

档案信息化为档案管理工作提供了新的发展契机和挑战，信息时代，档案管理理念、管理技术、管理方法、管理手段以及为用户服务的方式都发生了巨大的变化。档案信息资源从相对静态向动态转变，信息服务由被动服务向主动服务发展，档案管理由封闭管理向开放管理模式转变。相互独立、封闭运行的档案管理模式已不适应信息时代的发展，档案信息化有助于将各类档案信息资源整合，利用信息技术实现共享，实现互利共赢。同时，在档案信息化建设过程中，各种新问题也会不断出现，不论是档案管理工作还是档案管理人员都需要与兄弟院校开展交流与合作，学习先进的档案管理经验与方法，交流档案信息化建设心得，在经费投入、硬件购置、软件建设、环境保障等方面交流心得，取长补短，在互相学习、互相探讨中不断完善和提高，促进档案管理事业健康、有序发展，更好地适应时代的发展和进步。

（五）有利于提高档案管理人员综合素质

档案信息化促进档案管理方式规范化、档案形式多样化、收集渠道多元化、服务方式专业化，这对档案管理人员的专业知识、管理能力、服务技能也提出了全新的要求。为适应档案信息化建设，档案管理人员必须拓宽视野、更新观念、学习新知识，掌握新技能，不断扩大知识面，调整和完善知识结构，才能适应信息时代档案管理与发展的需要。

二、高校档案信息化建设的策略

（一）更新观念，提高认识

档案信息化建设是一项全局性、长期性的系统工程，投入大、积累长、见效慢。首先是提高认识，档案信息化是以为教学科研服务为目的，是数字化校园建设不可或缺的重要组成部分。领导要高度重视档案信息化建设，更新观念，认清形势，清楚职责。多途径、多形式广泛宣传档案信息化建设重要性，争取各院系及职能部门的支持与配合。其次从全局的高度予以规划，明确建设目标，建立健全科学合理的管理制度，制定切实可行的建设方法，遵循科学、实用、适用的原则，分阶段、分批次稳步推进，科学化、有序化稳步推进档案管理信息化建设。

（二）统筹规划、合理布局

高校档案数量繁多，数字化工作量大，因此，合理布局、统筹规划，这是做好档案信息化建设的关键。开展信息化建设离不开软硬件的支撑，首先在资金方面要予以保障，在软硬件建设上舍得投入，在人员配置、技术、资金等方面大力支持，特别要加大信息化建设资金投入力度，并保证所需资金能够落实到位。资金到位才能确保档案管理与服务所需硬件设施和软件管理系统的购置，这是档案信息化建设的物质基础。其次在制度上予以重视，把档案信息化建设纳入本单位总体规划，争取多方面支持，加快推进档案信息化基础设施建设，这是建设好档案信息化的保证。

（三）加强调查研究，为档案信息化建设提供理论指导与实践依据

随着科学技术的发展，档案管理手段的更新和管理水平的提高，必须建立与之相适应的档案管理体系，将各个门类，不同载体的档案资源进行统一管理。档案信息化建设首先要认真调查研究档案信息化建设现状，特别是要深入研究信息化建设中出现的新情况、新问题，对技术层面的问题与同行多交流、多学习，为信息化建设提供理论与实践依据。其次深入研究信息化建设必备条件和实现目标，科学规划、合理实施，提高信息化建设质量与效率。

（四）加强档案信息化建设标准和规范

高校档案信息化主要是按照规范、标准、统一的数据格式对各种电子文件资源进行数字化，以提高档案信息资源收集、管理与利用效率。按照《档案法》《电子公文归档管理暂行办法》规定精神，制定出符合本地实际的具体办法和措施，规范、指导档案信息化建设，做好管理系统的运行、维护工作，使档案信息化建设有章可循、有规可守，确保档案信息化建设朝着规范化、标准化、制度化方向发展。

（五）加强档案信息资源的安全保障

保障档案信息资源的安全是档案信息化建设的重要组成部分。信息时代，档案安全难度更大，首先，提高认识，树立全面、科学、发展的档案信息资源安全理念。档案管理的安全意识是档案管理工作的生命线，只有强化档案管理人员和用户的档案意识，才能真正实现档案安全管理与服务。其次，科学、合理建立健全档案整理、管理、利用、保密制度。正确处理档案信息资源公开与保密的关系，搭建信息安全保障体系，在综合平衡保管与利用关系的基础上，为用户提供人性化的服务。强化信息技术手段，采取有效管理措施做好信息生成、收集、传播、服务与利用工作。规范电子档案的收集、整理、归档工作，确保电子档案的真实、完整、实效，为档案信息资源安全提供保障。根据国家计算机网络信息安全保护方面的要求，针对档案信息化出现的问题，完善档案信息安全规章制度，确保档案信息系统安全、稳定运行。最后，从基础设施的完善、硬件的选择、软件的设计、管理与服务制度的建立、人员的管理等方面确保档案资源的安全。

（六）加强档案信息化建设的宣传工作，营造良好氛围

信息时代，档案不但是信息的载体，更是重要的信息资源。随着信息技术的广泛应用，档案管理面临机遇也迎来了挑战，档案管理信息化、数字化已成为时代发展的必然。档案信息化建设需要各院系及各职能部门的支持与配合，因此，必须切实提高全员档案意识，档案信息化与每个人的切身利益息息相关，有着举足轻重的重要作用。必须不断增强档案送交的自觉性，克服用时需要、做时次要的陈旧观念，营造人人自觉关心档案工作，各个部门关心、支持、配合档案信息化建设的良好局面与舆论氛围。多渠道、多形式广泛宣传档案信息化建设的重要性和必要性，切实从思想上高度重视，牢固树立主动服务意识，变被动等材料为主动收集材料，充分利用现代信息资源、信息技术等有利条件，创新服务机制，改进服务方式，拓宽服务领域，加快推进档案信息化建设。

（七）加强档案管理人员的培训，为档案信息化建设提供人才支持

随着信息技术和网络技术的迅猛发展，档案管理工作的信息化、规范化要求越来越高。档案信息化改变了档案管理模式，拓宽了档案信息服务方式，深化了档案服务能力，提高了档案管理工作效率。档案信息化在方便用户获取档案、为用户提供快捷信息服务的同时，对档案管理人员也提出了更高的要求。档案管理人员的素质影响档案信息化建设发展速度和建设质量。高校档案管理人员首先要有较高的政治素质、良好的职业道德、强烈的事业心和责任感，忠于职守，甘于奉献，这是信息时代对档案管理人员的基本要求。其次是丰富的档案管理专业知识。档案管理工作是一项专业性、技术性很强的工作，要求档案管理人员具备档案管理所需专业知识，掌握档案管理理论与工作方法，能够熟练完成各类档案的收集、甄别、归类、装订、保管、开发利用等工作。再次档案信息化建设要求档案管理人员掌握新知识、新理论和新技能，如互联网、信息化技术、法律、金融等方面知识，以适应信息时代档案管理工作的需要。只有具备一定的适应计算机技术和网络技术发展需要的业务技能，才能促进档案信息化建设。

三、结语

档案信息化建设是档案工作适应社会发展的客观要求和深度开发利用档案信息资源服务用户的必然选择，也是档案事业发展的必然趋势。信息时代，提高档案管理信息服务水平就必须大力推进档案资源信息化建设，只有建立起行之有效的档案资源信息化管理机制，才能提高档案管理与服务效率，从而更好地促进档案事业健康有序发展。

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