高职院校信息化办公

颜欣

摘要：随着全球互联网时代的发展，高职院校的办公方式也在发生着变化，从以前的纸质办公逐渐向无纸化办公方向转变。无纸化办公的概念就是充分的利用现有的网络技术，通过计算机进行日常工作的一种方式，在减轻高校工作人员压力的同时也增加了工作的乐趣，提高工作的准确率。本文就根据我国如今高职院校的发展情况，结合工作人员平时的做工流程，来设计的高职院校的办公系统。自动办公系统可以通过各种指令来快速的完成工作中需要做的事情。通过构建这一高校的自动办公系统总结出学校平时的工作流程，让高职院校的管理更加规范和现代化。

关键词：工作流程；协同办公；高职院校

引言

随着科技的发展和信息的高速膨胀，人民的生活节奏也在不断加快，传统的手工办公方式已经越来越不能满足高校管理与需求，办公自动化系统的出现让高校的工作效率得到很好的提升，降低了办公成本，受到越来越多的好评。国家教育部在十二五发展时期提出明确的目標，让全国的高校在2020年的时候都要实现办公自动化，开启全民学习的风潮，让中国进入到人力资源强国的行列中。

一、高职院校的信息化办公现状

高职院校的教育是与我国的基础教育，高等教育，以及成人教育平等地位的四大教育之一，培养高技能，高素质人才是高职院校教育的根基。随着近几年我国对技术性人才的重视，高职院校取得了较快的发展。我国过的技术性人才培养作出终重大的贡献。

想要实现高职院校的教育现代化，就必须先做到高职院校的管理办现代化。随着互联网技术的普及现在很多学校都开始了运用计算机技术进行办公，建立起了完善的信息化管理系统。在这个基础上老师的日常办公也从平时的手动办公转向了信息化办公。由于社会对高职人才的需求越来越多，这导致高职院校的办学规模也越来越大，学校内的管理系统不断的完善。虽然学校有很完善的管理办公系统，但是由于各个部门之间的联系并不紧密，所以还没有实现真正意义上的资源共享，导致高职院校的综合办公效率低下，无法适应现代信息化办公的需求。

二、工作流技术模型

工作流基数的先驱就是生产和办公领域的自动化系统的实现。工作流能让办公中的文档，信息自动的整理归档，然后通过各种指令自动的进行工作分析的一种方式。一个工作流包括一种资料整理的开始到结束，他是对办公过程中工作整个工作流程的一种总称。

工作流技术越来越受到现代办公人员的青睐，他最主要的特征是能够通过固定的指令完成一些非常繁琐的工作，进行智能化的数据分析处理，自动进行日常办公的一种技术。随着技术的成熟他在日常办公中发挥的作用也越来越大，如今已经成为信息化办公中不可缺少的内容之一，为实现高职院校的信息办公化发挥了不可磨灭的作用。

工作流的工作原理就是利用系统中已经提前设定好的业务流程模式，管理和控制功能，在办公系统中实现自动化的一种管理方法。我就以中山某高校为例，工作流程管理系统整合了日常的会议纪要，考勤提交，会议申请，计划提交文件管理，学生基本信息，老师的上课安排等。

（一）工作流引擎

工作流主要是由多个工作殷勤相互配合形成的，主要分为路由（route）、规则（rule）、角色（role）这三部分。路由的主要工作是通过计算机的指令进行消息的传送和分析。规则是让工作流在工作的时候分析工作步骤的逻辑条件。可以让工作流工作更有可循性。角色是工作人员的意识体现，主要是方便使用人员的操作。在系统工作的时候要根据使用人员的不同指令对信息进行处理，达到信息指令和信息处理同一步骤。以上这些管理变化可用以下的图标来表示。

工作流在工作的时候主要是依靠数据模型和控制模型，数据模式是在系统建立的初期，使用人员根据自己的工作习惯进行的建设处理，他是各个部门工作情况的反应。信息模式主要是评定工作流在工作的时候的状态体现，他控制这各个部门的数据，各个部门通过这些数据进行检索工作。整个工作系统都是由协作中心来同一执行的，他是根据数据在处理中的情况进行的业务分析过程，对各个业务的流转以及分配进行协同作业。

（二）工作流管理系统

上面已经描述了工作流在工作的过程中主要是运用一个或者多个工作引擎上。工作流的核心工作执行这是他的执行服务，与执行指令的工作交互，在运营工作内容的时候及时监督者工作的状态。如今很多的而国内外研发机构都开始对自己的产品进行更新以更实用日常工作的需求。例如IBM MQWorkfiow、BEA WebLogic Integraion 等等国内的注明软件工作有Inrorflow信雅达的smnfow等等。

三、高职院校的协同办公系统设计

高职院校是的信息化办公系统是一个多部门多办公内容的综合体现，自动化信息办公系统要让所有的相关使用人员都能在同一个作业系统中实现统一作业，信息共享。在协同办公系统中，所有的工作流程都简称为工作流，它主要是提供这安全，可靠的管理信息系统。高职院校的办公系统主要是在学校运行过程中的工作流程管理，教务教学的管理，日常办公的管理，和行政事务的管理等等。以及在当前工作环境下的多种部门交流方式，系协同办公的传真系统，email。短息服务等信息接口。

四、高职院校信息办公达到的目标

（一）形成连接学院各部门的信息网络

办公系统是一个强大的信息处理平台，在这个平台上面有着各种业务的相关联系，通过每一个他的登陆窗口把学校内部的各个部门紧密的联系在一起，让学校内的资源可以整体分享，比如学院内部的分院，职能部门，教学部门，教职工等等，都可以拥有自己的登陆窗口，并在系统里面进行信息的处理。

（二）满足高职院校的管理需求

信息化办公就是以信息平台为媒介，利用手机短息，电子邮件等先进的信息传递系统吧学校的各种管理工作落实到位，让老师在工作的交流，学习，沟通更加方便，消除老师的时间和空间障碍，让教职工能够及时接受自己的工作内容，更加优异的完成工作。

（三）可自行规划的开放式平台

信息化办公系统应该要考虑到学校工作内容的转变，在设计的时候要让信息系统人性化。系统提供的图纸奥基于节点的工作流转模式，并对具体的要求能通过具体的指令进行分析，可以快速规范的处理工作中的问题，以便高职院校能够方便的进行行政事务和管理的信息化。

结论：

高职院校的信息化办公已经成为如今不可逆转的趋势，本文主要是针对高职院校的信息化办公现状，进行分析高职院校信息化协同办公系统的研究，为高校管理提供一个安全快捷的管理渠道，创立更加灵活的办公系统平台，让高职院校各个部门的信息能够共享，在各个部门中建起一个有力的沟通平台，让办公更加简单，方便。

参考文献：

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