如何避免私车公用的税务风险

程辉

如何避免私车公用的税务风险

程辉

私车公用，是指企业员工在企业经营过程中，以私家车为企业提供的支持或服务，包括代替班车上下班、取代公出打车，甚至以自己的车身为企业提供广告支出等。与小汽车有关的费用，主要包括购置费用，持有期间各类规费、保险费、维护修理费用，以及运行费用。

一、私车公用的税务处理

（一）增值税的处理

员工购买的车在会计上不可以登记为公司的固定资产。《企业所得税法实施条例》第五十七条规定：“企业所得税法第十一条所称固定资产，是指企业为生产产品、提供劳务、出租或者经营管理而持有的、使用时间超过12个月的非货币性资产，包括房屋、建筑物、机器、机械、运输工具以及其他与生产经营活动有关的设备、器具、工具等。”基于此规定，在会计上登记为企业的固定资产，必须是固定资产是企业拥有和持有的，即固定资产的所有权在企业名下。公司员工自己购买的车辆，在当地车管所登记的是员工本人的名字，机动车发票上的收票人也是员工本人。因此，员工购买的车在会计上不可以登记为公司的固定资产。

员工购买车的增值税进项税不能在公司进行抵扣。《增值税暂行条例》条例第十条和细则第二十五条明确规定，对企业购入的应征消费税的摩托车、汽车、游艇取得提增值税进项税额不得抵扣。由于私家车的车主是公司员工而不是公司，所以员工个人购买的私车与公司无论签订私车公用协议还是签订私车租赁协议，该车购进时的进项税金都不可以在公司进行抵扣。

私车公用开具的租赁发票，原则上能抵扣增值税进项税。员工个人或其他个人与公司签订租车协议，公司支付给员工或其他个人的租金，可以申请代开的发票。《税务机关代开增值税专用发票管理办法（试行）》（国税发［2004］153号）第六条规定：“增值税纳税人发生增值税应税行为、需要开具专用发票时，可向其主管税务机关申请代开。”第五条规定：“增值税纳税人是指已办理税务登记的小规模纳税人（包括个体经营者）以及国家税务总局确定的其他可予代开增值税专用发票的纳税人。”如果小规模纳税人（包括个体经营者）与公司签订私车租赁协议，可以将租金到当地税务部门代开增值税专用发票，则公司可以抵扣3%的增值税进项税；如果员工个人与公司签订租车协议，则员工个人到当地税务主管门只能代开租赁业普通增值税发票，不能够抵扣增值税进项税，但有些地方也有特殊的规定，比如北京地区，根据京交运发［2014］483号《严禁汽车租赁企业为非法营运提供便利的通知》，不再给私人租赁汽车开具租赁发票。

公司使用私车发生的汽油费、修理费的进项税额可抵扣。《增值税暂行条例》第十条规定：“下列项目的进项税额不得从销项税额中抵扣：1、用于非增值税应税项目、免征增值税项目、集体福利或者个人消费的购进货物或者应税劳务；2、非正常损失的购进货物及相关的应税劳务；3、非正常损失的在产品、产成品所耗用的购进货物或者应税劳务；4、国务院财政、税务主管部门规定的纳税人自用消费品；5、本条第1项至第4项规定的货物的运输费用和销售免税货物的运输费用。”不能抵扣增值税进项税在税法上采用的是列举法，因此员工私车与公司签订私车公用协议或私车租赁协议的车用于企业使用，用于生产经营所耗用的汽油费及修理费如果取得增值税专用发票，其增值税进项税额可以抵扣。

（二）企业所得税的处理

公司使用私车发生的与取得收入有关的费用，准予在计算应纳税所得额时扣除。根据《企业所得税法》第八条规定，企业实际发生的与取得收入有关的、合理的支出，包括成本、费用、税金、损失和其他支出，准予在计算应纳税所得额时扣除。《实施条例》第二十七条规定，企业所得税法第八条所称的有关支出，是指与取得收入直接相关的支出。所称的合理支出，是指符合生产经营活动常规，应当计入当期损益或者资产成本的必要与正常的支出。企业发生的费用支出必须同时满足上述规定的真实性、相关性及合理性方能在企业所得税前扣除。

在私车公用协议中定额约定的企业真实发生的与取得收入相关的汽油费、过路过桥费、停车费等，符合《企业所得税法》第八条规定的支出，可以在企业所得税前扣除。但是应由车主承担的汽车本身的支出如：车辆保险费、车辆购置税、折旧费等不可以在企业所得税前扣除。租赁合同约定的租金，如果到当地税务部门代开发票的情况下，准予在企业所得税前进行扣除。在租赁合同约定用途并由公司承担的汽油费、过路过桥费、停车费等，在取得发票的情况下，则可以在企业所得税前扣除。但不能在租赁合同中约定应由车主承担的汽车本身的车辆保险费、车辆购置税、折旧费等支出，否则不可以在企业所得税前进行扣除。

（三）个人所得税的处理

三种方式对员工个人所得税的税务影响不同。公司使用员工车辆，有以下三种方式：

一种是直接给职工发放车补或者允许员工在公司凭发票报销一定的费用。公司与员工签订租赁合同的，支付给员工的租金等费用，员工向税务机关代开发票是按“财产租赁所得”计算缴纳个税。

第二种是员工和公司签订租赁合同，公司租用员工车辆并支付租赁费用。根据《个人所得税法实施条例》第八条的规定，工资、薪金所得，指个人因任职或者受雇而取得的工资、薪金、奖金、年终加薪、劳动分红、津贴、补贴以及与任职或者受雇有关的其他所得。同时，《国家税务总局关于个人因公务用车制度改革取得补贴收入征收个人所得税问题的通知》（国税函［2006］245号）第一条规定，因公务用车制度改革而以现金、报销等形式向职工个人支付的收入，均应视为个人取得公务用车补贴收入，按照“工资、薪金所得”项目计征个人所得税。在没有签订租赁合同，也没有签订私车公用协议书，只是支付给员工车补，或者允许员工拿票在公司报销一定的费用，则员工按“工资、薪金所得”计算缴纳个税。

第三种是公司与员工签订私车公用协议书，在协议中定额约定由公司承担的汽油费、过路过桥费、停车费。如果公司与员工签订私车公用协议书，在协议中定额约定实际经营中发生的并由公司承担的汽油费、过路过桥费、停车费，不属于员工在公司任职或者受雇有关的其他所得，不缴纳个人所得税。

二、私车公用涉税风险如何应对

首先，签订用车书面协议。公司应与“私车公用”的员工签订用车书面协议，约定的条款必须明确车辆的使用情况及其费用分摊方式。比如：个人必须将车辆交由企业保管并使用，个人不再随意使用，满足公司业务需要为主要目的，接受公司统一调度。同时公司应保存汽车行驶证、驾驶证、身份证和保险单据等复印件。根据目前的增值税进项税抵扣办法，一般纳税人取得专用发票的，只要在规定的期限内通过认证，进项税额就可以抵扣。并且相关的费用确实是公司使用汽车发生的，发票也是开具给公司的。因此，公司使用员工个人汽车支付费用相关的进项税额可以抵扣。

其次，建立严格的公务用车制度。企业必须建立严格的公务用车制度，对车辆的使用原因、时间、地点、使用人员等进行规范，履行内部申请和审批制度，做好车辆使用记录，否则也容易被视为不能分清个人消费还是企业费用，从而导致不允许税前扣除。企业常常遇到这样的情况，员工的车经常为公司业务所用，所发生的相关油费、过路费等，有的企业直接计入交通费，差旅费。这样是不妥的，存在税务风险。

再次，健全相关资料。出租车辆的自然人去税务机关代开汽车租赁发票（一般需要准备资料原件和复印件：机动车登记证、车主和经办人身份证、贴印花税的汽车租赁合同）。

最后，及时做好税费处理。对于费用报销的范围，基于一般经营租赁物的消耗可以税前扣除的原则，允许扣除相关费用。但是必须区分该费用是否具备相关性，一般认为与车的使用相关的汽油费、过路过桥费和停车费可以扣除；与车本身相关的车辆购置税、折旧费以及保险费，因为租不租都会发生，作为不相关费用不得扣除。从实质上看，私车公用发生的费用可以在企业所得税前列支，但需要满足以下条件：公司与员工签订租赁合同。但若无偿使用会有税务风险，税务机关可能会核定租金要求纳税。在租赁合同中约定使用个人汽车所发生的费用由公司承担。租赁支出和承担的费用能取得发票。员工取得租金可以申请国家税务机关代开动产租赁发票。费用支出属于使用汽车发生的，对应该由员工个人负担的费用，不能在企业所得税前列支。

可以在所得税前列支的汽车费用包括：汽油费；过路过桥费；停车费；不可以在所得税前列支的汽车费用包括：车辆保险费；维修费；车辆购置税；折旧费等。

私车公用对企业来说的另一个税务风险，就是个人所得税扣缴问题。哪些所得应该扣缴个人所得税，究竟该按哪个税目扣缴个人所得税?如果少扣缴个人所得税，根据《税收征管法》的规定，对公司要罚款，对个人还要追缴税款。企业支付个人车辆的支出，需按以下方法扣缴个人所得税：1.公司与员工签订租赁合同的，支付给员工的租金等费用，员工按“财产租赁所得”计算缴纳个人所得税（还要交纳增值税）；没有签订租赁合同而支付给员工的所得，员工按“工资薪金所得”计算缴纳个人所得税。2.支付个人车辆的支出采用报销形式的也应扣缴个人所得税。公司对使用员工汽车发生的费用采用报销的形式，本来不属于员工个人的所得，但按照税法的规定需要缴纳个人所得税。

因此，对于存在“私车公用”现象的企业，建议企业做好上述几点要求，保存内部车辆使用证据，以证明业务发生的真实性和合理性，减少税企双方争议。