浅析涉密档案的管理

文·孔梅

浅析涉密档案的管理

文·孔梅

档案是历史的记录，是党和国家的宝贵财富和重要资源。随着开放性社会的到来和电子档案的普及，人们越来越重视档案资源的价值利用。涉密档案作为特殊的档案，承载着国家、单位的敏感涉密信息，其档案价值的利用众说纷纭。特别是“维基解密”、斯诺登事件之后，面对越来越严峻的信息网络安全形势，涉密档案的管理更不容小觑。管理中既要符合保密要求，又要满足档案的利用需求，如何做到管的得当、用的适度，是摆在档案管理者面前的重要问题。笔者结合自身工作实际，浅析涉密档案的管理。

一、涉密档案的基本概念

《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》中规定，标有“绝密”“机密”“秘密”字样的档案简称涉密档案。

日常工作中，档案管理者都十分重视档案的保密管理，但由于传统保密观念的影响，涉密档案的利用工作普遍有两种错误倾向：一种是重保密，轻利用。很多有利用价值的涉密档案长期被束之高阁，甚至被遗忘。这样不仅档案利用者不能全面了解情况，给工作带来不便，而且会造成档案资源的浪费，档案管理价值也难以从利用档案的效果中体现出来，从而背离了档案管理的宗旨和目的。另一种是重利用，轻保密。简单地认为既然要利用，就没必要把“保密”两个字挂在嘴边来束缚手脚，这种保密意识淡化的做法，后果是导致泄密事件连连发生，致使本单位乃至党和国家的利益受损。因此，涉密档案作为一种重要的秘密载体，在管理和利用上，必须一手抓保密，一手抓利用，两手都要抓，两手都要硬。

二、加强涉密档案管理的措施

（一）全面提升涉密档案管理者的素质

涉密档案管理者身份特殊，具有知密多、知密早、知密深的特点，有着比一般档案管理者更重大的责任，要不断强化涉密档案管理者的档案意识、保密意识和责任意识。因此，提升涉密档案管理者的素质是做好涉密档案管理工作的关键。

1.过硬的政治素质。要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神，树立坚定的理想信念。要爱岗敬业、忠诚担当，在涉密档案的整理、保护和利用时，本着对国家大义、事业发展、单位利益高度负责的原则，树立起主人翁的档案保护意识，倾注更多的责任心，维护档案的真实面貌，保守机密，全心全意地投身于本职工作之中。牢记保密这根弦，无论在何种场合，都应做到守口如瓶，万无一失，把保守党和国家的秘密作为自己神圣职责和应尽义务。要有严谨的工作作风，经手的事情件件有头有尾，手续清楚，要防止“无形”（储存在头脑中）秘密的泄露。

2.全面的业务素质。档案学是一门专业性较强的学科，涉密档案管理者要顺应时代潮流，积极参加各种相关培训，努力学习来赶超知识更新的速度，努力做到“三熟知”，即：“熟知档案法令法规，熟知保密法令法规，熟知所管档案的内容”。要加强对国家档案法律、档案行政法规、地方性档案法规和档案规章制度等知识的学习；要加强对《保密法》《保密守则》《保密工作制度》《保密文件管理制度》等保密制度的学习；要加强对所管档案内容的学习，包括内容所涉及到的专业知识，掌握各件（卷）档案之间的内在联系，全面提升素质，以适应涉密档案管理工作要求。

3.综合的文化素质。要有较高的文化知识水平，能总结和分析档案管理工作中的经验与问题，从中掌握涉密档案利用工作的规律。此外，还要有敏锐的观察能力和全面的工作能力，善于做利用者的工作，及时处理利用工作中出现的问题。

（二）抓好制度建设和监管落实

完善的制度是抓好涉密档案管理的重要保障。《涉密档案保密制度》《涉密档案借（查）阅制度》《涉密档案复印制度》《涉密档案交接制度》等都要一应俱全。同时，要抓好各环节的监督管理措施。

1.收集接收环节。在涉密档案收集前，要向文件材料保存者做好保密宣传，要求单独存放涉密档案。交接时严守交接制度，严格交接手续，做好交接登记，必要时还要请分管领导审核。

2.分类整理环节。根据国家档案局、省档案局及相关部门下发的归档文件整理规则，结合本单位工作实际，采取事由结合时间的方法，根据文件材料的密级限定的最长期限，严格分类整理、装盒上架。

3.管理利用环节。涉密文件材料一经成为涉密档案，管理和利用环节的工作就必须慎之又慎，做到四勤：一是嘴勤，勤利用档案的制度与规定，明确告知利用者必须承担保密义务；二是眼勤，勤观察动态，使每个利用者于视线之中；三是脑勤，勤分析利用者的情况和利用效果；四是手勤，勤检查被利用的案卷，勤督促利用登记制度的落实。在利用者离去之前，仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件，发现问题及时处理，并在利用登记簿上备注说明。对超出原知悉范围的人员，必须按规定经相关领导批准后方可查阅利用。

涉密档案的密级不是一成不变的，要根据情况变化及时调整，做好档案的解密工作。对保密期限已满的涉密档案要及时解密。但也存在另一种情况：保密期限已到，但是仍不能解密，对这种类型的档案要视同涉密档案管理。总之，要针对涉密档案的不同密级、不同情况进行分级分类管理，确保最大限度的利用。

（三）完善网络系统防护措施

目前，档案信息化是档案管理的大趋势，这无疑对涉密档案管理带来新挑战。我们的做法是：管理上多种举措并用，技术上多种手段设防，一手抓管理，一手抓技术，实行综合治理，着重抓好“一隔离，二认证，三能力”。

“一隔离”，就是存有涉密档案的终端设备采取单机设置，必须与任何外网、内网实施物理隔离，更要禁止与互联网进行任何直接或间接的物理连接。

“二认证”，就是进入终端前的两层认证，即：第一层是存有涉密电子档案的终端必须设置开机密码，通过密码认证才能进入终端；第二层是进入终端后的身份认证，以确认用户是否有权限通过网络系统查阅电子档案。

“三能力”，是存有涉密电子档案的终端设备具有的三种技术保障能力和行为监控能力，即：第一种是病毒防护能力，要安装正版的杀毒软件，对终端设备及档案查阅系统进行实时监测，防止病毒入侵系统；第二种是预警监测能力和应急处置能力，实时寻找具有网络攻击和违反网络安全策略的操作行为，实时报警，阻断非法的网络连接，从而制定应急方案，完善应急机制，确保网络系统持续稳定安全运行；第三种是行为监控能力，安装适当的网络行为监控软件，对纳入档案利用系统的涉密档案进行登录监控、查阅监控、打印监控等，用电子行为控制来管理电子行为，可以做到对涉密文件的无缝监管。

综上所述，管档为了用档，涉密档案亦是如此。保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值。当然，用而不保就会导致泄密事故，所以要在改变传统的观念的基础上，加强和改进新形势下涉密档案的管理，合理化解保密和利用的冲突矛盾，使保密工作为涉密档案的利用保驾护航，做到保的有效、用的得当。

（作者单位：山东省专用通信局）