高校人事档案信息化管理的实现及意义

【摘要】针对高校人事档案信息化管理中存在的问题进行分析，突出表现在档案管理重视程度不足，网络管理综合效果不佳等方面，并基于高校人事档案管理要求，提出信息化管理的实现方式，旨在全面提升高校人事档案信息化管理的综合效果。

【关键词】高校人事档案；信息化管理；档案管理

高校人事档案中记载着教学、科研以及行政管理等具体情况，对高校人员的晋升、选用等等均能够产生重要影响。传统的高校人事档案信息化管理中，多存在着管理内容相对较高，管理理念比较落后的问题，难以满足当前高校人事档案管理的实际需求。信息化管理模式在高校人事档案管理中的应用，能够有效改善这一问题，对现代高校人事档案管理质量、管理能力的提升均能够产生重要影响。文章将基于高校人事档案信息化管理的现状进行分析，希望能够对相关研究带来一定的参考价值。

一、高校人事档案信息化管理中存在的问题分析

纵观当前高校人事档案信息化管理的现状而言，多存在着档案管理重视程度不足，网络管理综合效果不佳等方面问题，影响着高校人事档案信息化管理的综合效果。

1.档案管理重视程度不足

当前我国正处于深化人事档案制度改革的过程中，很多高校领导对高校人事档案管理工作的重视程度不足，这种问题会直接影响高校人事档案管理工作开展的质量，人事档案管理与创新发展受到限制，对高校人事管理工作的深入开展也会产生不利影响[1]。同时，当前很多高校中缺乏完善的管理制度，也影响着高校人事档案管理工作的持续开展。

2.网络管理综合效果不佳

信息化时代背景下为我们的生活带来了更多便利条件，但是在高校人事档案管理中，很多高校却存在着网络管理综合效果不佳的问题，网络平台建设没有到位[2]。很多高校尽管已经使用信息化管理技术，但是人事资源共享能力却相对较差，资源运用的重点仍然处于学校部门和部门之间，对资源的综合分析能力、应用能力不足[3]。一些高校尽管能够认识到资源共享的价值，但是却没有将信息资源落实到实际的工作中，使用范围相对比较狭窄，难以切实展现高校人事档案信息化管理的重要价值。

二、高校人事档案信息化管理的实现对策

高校人事档案信息化管理的过程中，可以通过提升档案信息化管理重视程度，构建完善的数据维护机制；丰富档案信息化管理建设内容，提升管理系统的建设速度以及加强档案信息化安全管理，预防信息数据泄露问题的发生等方式积极改善现状，真正展现高校人事档案信息化管理的价值。

1.提升档案信息化管理重视程度，构建完善的数据维护机制

信息化时代背景下，高校人事档案管理中需要坚持与时俱进的管理理念，充分认识到人事档案信息化管理的重要价值[4]。高校相关管理人员需要提升档案信息化管理的重视程度，投入更多的资金、精力和人力等，积极构建高校人事档案信息化管理平台。

同时，高校相关管理人员还应当积极学习人事档案信息化管理的先进理念、管理的相关对策以及技术应用方式等等，在信息化管理建设中，保持信息素养，全面推动人事档案信息化建设进程，积极收集相关的人事档案资料，构建全面的人事档案信息管理系统，录入人事档案信息。日常管理中，应当注重系统数据中的维护，构建完善的数据维护机制，保证储存服务器数据的定期更新与数据优化等。

针对于高校人事档案系统管理工作范围“狭窄”的问题，需要与高校实际发展现状进行综合分析，人事档案信息变动通过信息传递，注重各项维护升级工作的开展，实现各项人事档案信息资料的收集与处理，提升人事档案信息管理的准确性，也能够通过信息技术实时传递的方式，保证高校人事档案信息化管理活动能够有序开展。

2.丰富档案信息化管理建设内容，提升管理系统的建设速度

高校中的人事档案信息化管理系统的建设，能够保证各项人事管理活动的有序开展，对高校建设与高校发展均能够产生重要影响[5]。高校人事档案信息化管理中，需要将现代化的基础设施作为建设的前提与技术保障，学校需要投入更多的先进技术设备，分配专门的人事档案信息化机房，保证各项人事档案信息化管理活动能够有序开展。

人事档案信息化管理的过程中，还应当积极借助各类先进的计算机技术和相应的网络控制技术，提升管理系统的建设速度，同时做好人员资料收集与录入工作，积极推动数据库的建设和发展，完善校内人力资源数据服务器。高校人事档案信息化管理内容繁多，高校需要投入更多的时间与经历，培养更多优秀人才，配备专业的计算机、扫描仪等等。同时，还需要聘用一些具有专业技能水平、良好的职业素养以及具有丰富经验的管理人员实现综合性管理。

3.加强档案信息化安全管理，预防信息数据泄露问题的发生

高校人事档案信息化管理尽管能够为高校人事档案管理工作带来更多的便利，但是随之也产生了诸多的安全问题。在网络信息技术快速发展的时代背景下，网络入侵问题、病毒影响问题频频发生，直接影响着人事档案信息化管理的安全性。故而在当前高校人事档案信息化管理的过程中，需要做好服务器、数据库和计算机的安全保护措施，避免因系统漏洞发生人事资源泄漏现象。

高校人事档案信息化管理中，数据内容相对较多，在实际的管理中可以采用扫描或者缩微等方式，将传统的纸质文档转化为电子文件。高校可以基于人事档案的实际管理需求，設计文档规划处理软件，基于信息化管理的标准格式，对服务器内的电子文档进行存储和整理。电子文档储存管理中，还应当注重信息化安全管理，设置专门的防火墙装置，做好文件备份活动，预防网络黑客的进入，降低各类网络安全问题的发生率。高校可以构建单独的人事资源管理信息库，其中包含职工姓名、工作时间以及相关证书等等。创设人事信息管理系统，系统中主要包含信息维护更新、资料处理、信息借阅办理和转档等，将高校人事档案管理中所需要涉及的各项内容融入管理系统中。如果高校人事需要信息更变，则可以借助系统进行实时数据更新，开展现代化管理模式，通过系统化管理方式，提升人事档案管理的综合效果以及整体工作质量。同时在全面的安全管理模式下，预防信息数据泄露问题的发生。

结束语

人事档案作为一种信息资源，对现代高校管理质量的提升能够产生重要影响。在当前高校人事档案管理的过程中，需要全面认识到信息化管理的重要价值，通过提升档案信息化管理重视程度，构建完善的数据维护机制；丰富档案信息化管理建设内容，提升管理系统的建设速度以及加强档案信息化安全管理，预防信息数据泄露问题的发生等方式，保证高校人事档案管理的综合效果，为高校的建设与持续发展奠定良好的基础。

【参考文献】

[1]孙涛，李小贞，占电群.信息化背景下高等中医药院校的人事档案建设——以江西中医药大学为例[J].江西化工，2015，06（18）：11-13.

[2]张丽娜，夏庆利.高校人力资源管理的现实困境与对策——基于大数据思维下高校人事档案信息化建设的探讨[J].学术论坛，2016，04（23）：157-161.

[3]任南竹.大数据时代下的高校人事档案管理信息化建设探讨[J].劳动保障世界，2017，03（16）：51+53.

[4]刘晓丽.高校人事档案信息化管理进程中存在的问题及对策[J].科技信息，2013，04（24）：289-290.

[5]吴晓琴.浅议高校人事档案在人力资源信息化管理中的作用[J].中国管理信息化，2013，06（18）：66-67.

作者简介：杨永静（1973—），男，汉族，四川郫县人，馆员，本科，单位：成都农业科技职业学院，研究方向：高校档案管理。