对如何搞好国土档案管理工作的思考

黄敏

摘要：本文以临朐为例，阐述农业大县如何做好土地档案管理工作。

关键词：国土档案；数据库；管理制度；素质

临朐县地处山东半岛中部，潍坊市西南部，总面积1834平方公里。辖8个镇、2个街道，1个高新技术产业园、1个风景区管委会、1个生态旅游区，345个中心村，总人口89.74万人。是个人口和农业大县，土地利用情况十分复杂多变，在对其把握和管理也有很大难度，因而在国土档案的建设和管理方面也有很多工作需要做细做实，尤其是在新的形势下，如何做好该县国土档案管理是一个很值得重视和探讨的重大课题。

近年来，临朐县国土资源局高度重视档案管理工作，不断强化措施，加大资金投入，改善基础设施，健全规章制度，规范档案管理，坚持软硬件一起上，全县档案管理工作安装并使用了规范的网络版档案管理软件，存储各门类档案共218135卷（件、册），录入各类档案目录15万条，切组卷合理，保管期限划分准确，目录清晰，案卷标题明确，装订规范整齐，先后通过省一级和省特级档案管理先进验收。临朐县的做法值得参考借鉴。

一、加强领导，建立健全管理体制

该县高度重视土地档案管理工作，成立了以主要负责同志任组长的档案工作领导小组，设立了档案室，配备了专兼职档案人员，将档案工作纳入分局总体工作规划、年度工作计划、岗位责任制考核和各项工作程序，从而确保了该局档案管理工作的顺利开展。

二、建立健全有关国土档案管理制度

一是健全、完善了档案立卷归档、库房管理、借阅、保密、统计、鉴定、销毁、设备维护使用和档案管理工作人员岗位责任制等规章制度，使以后的档案管理工作有章可循。二是根据档案管理的实际情况，制定管理细则，从归档范围、保管期限、分类方法等方面建立档案管理分类大纲。三是成立档案工作领导小组，统一协调档案管理工作，形成全县国土系统统一管理的模式。四是充分利用各种机会和场合宣传档案管理工作的地位和作用，提高系统全体人员加强档案管理、保护利用好档案的意识。

三、加大资金投入，大力改善档案保管条件

一是将档案库房、办公室、阅档室三室分开；配备了档案密集架、防盗门窗、空调、除湿机、消毒灭菌机、防磁柜等设施设备；安装了库房保护智能管理系统，实现了自动控温控湿和防火防盗报警功能，使库房管理达到了“九防”要求，确保了档案的绝对安全。二是加快档案数字化步伐，购置了计算机、激光打印机、复印机、扫描仪和全文档案管理软件，对所存全部档案进行数字化处理，建成了档案目录数据库和档案原文数据库，加快了国土资源档案管理数字化建设，安装了统一的国土资源档案管理信息系统，充分利用计算机网络的功能，建立电子影像档案数据库真正做到了与单位管理现代化同步发展。三是积极探索通过相关网络平台，实现地区之间数据的共享，有的甚至可以通过身份识别触摸屏自动查询。

四、加强所有有关土地档案的搜集，确保档案完整规范

国土档案从分类上看，主要有综合类、地籍管理、建设用地、执法监察、矿产资源、土地利用规划等。在这些种类里，声像材料这类文件因为数量不多，查阅的频率也不是很高，很容易被档案管理人员忽视。所以，该县国土局要求全县所有有关的档案管理人员要严加重视这些声像材料的搜集和建档，必须及时把需要归档的材料认真做好交接记录，并且根据归档范围，将各类交接材料详细地做好分类和整理，及时完整地将材料装订成册，然后录入档案信息管理系统，为以后查阅提供方便。

五、严格选拔国土档案管理人员，注重提高档案管理人员素质和水平

首先是严把“入口”关，该县在挑选档案管理人员时，首先是看有无高度的责任感和严肃认真的工作态度、有无严谨细致的工作作风和无私奉献的牺牲精神，以此来确定档案管理人员。其次是在选派优秀人员担任档案管理工作的同时，非常注意对上岗人员的业务培训，利用县委党校和干部学习网这个平台定期或不定期对所有国土档案管理人员进行业务培训，培训期间，让学员轮流交流发言、提交心得体会和结业论文等，通过这些形式让大家取长补短，共同提高。第三是注重专业人才的培养，掌握档案管理知识、熟悉业务的同时，还必须要紧跟时代的发展步伐。比如掌握一定的计算机知识，能够熟练操作电脑及档案管理信息系统，从而提高档案管理水平。第四是建立严格的考核奖惩制度，对所有档案管理人员实行岗位责任制，明确其职责范围，严格奖惩制度，极大地地调动了档案管理人员的工作积极性。

六、严格档案质量，保障有效利用

国土档案是土地历史的真实记录，具有凭证价值和法律效力。它详细记录了各项目建设占用土地的情况，土地分类的变化及每一宗房地产的土地权属来源，交易变化过程，为我们提供各种历史资料、数据，对揭开历史遺留问题起了很大的作用。因此必须认真做好土地档案的管理工作。该县首先是对全局和分局形成的各类档案进行全面收集、科学分类、合理组卷、规范整理编目，确保案卷质量达到国家规范要求。二是建立了全宗卷、机读目录，编制了案卷目录、全引目录等检索工具，编印了全宗指南、大事记、组织机构沿革、典型实例汇编、重要文件汇编等编研资料。三是积极开展档案利用。在土地执法监察、登记证发放及调解土地纠纷等方面提供了大量详实的档案材料，为国土资源管理工作提供优质档案服务。