关于职院图书馆赠刊管理与有效利用分析

魏玉

摘要： 图书期刊管理工作中，经常会收到一些赠刊，赠刊种类多，时效性强，内容新颖，形式多样、包含大量的信息，其中不乏高质量的学术论述及反映当时社会政治、经济、科技发展的真实记录，但许多图书馆没有把它纳入馆藏，甚至不予重视，笔者认为图书馆是保存和传播人类文明成果的社会机构，如果不重视赠刊中蕴含的学术价值，那将是图书馆界的整体失职，所以，图书馆一定要重视赠刊价值，采取措施提高它应有效利用率。

关键词：职院 图书馆 赠刊

G718.5

一、赠刊的管理现状及原因

随着杂志品种的增多，近年来我们收到的杂志赠刊品种越来越多，内用丰富多彩，设计美观新颖，但由于各种原因，各个学校图书馆对赠刊重视程度也不相同，有的图书馆完全忽视它的存在，有的重视不够，有的甚至感到赠刊让人头痛，弃之有点可惜，收藏有很麻烦，有的随意摆放在书架上，凌乱不堪，读者查阅不便，造成这种状况的原因笔者认为有以下几点：

1、 忽视增刊的学术价值

由于赠刊品种繁多，板式结构多变、复杂，加之到刊不到刊时间不确定，有的全部是彩图，整理收藏很麻烦，这样很容易造成赠刊只是在做商品广告，增加娱乐性质，没有什么学术研究价值，其实，赠刊里面包含着许多用户所需的信息，文献信息，知识信息，图书馆发展动态等。由于对其学术价值的忽视，管理缺失混乱甚至不管的现状。

2、馆藏空间的限制

接收大量的赠刊与有限的馆藏空间存在矛盾。随着用户对文献的需求，图书报刊文献数量和种类的急剧增长，图书馆馆舍日显狭小，预留的空间并没有将赠刊纳入计划。因此赠刊在“弃之可惜，藏之无地”的现实情况下，需要图书馆足够重视。

3、阅览管理制度不到位

赠刊与订购刊在阅览管理上存在混杂与有序的矛盾，订购期刊管理已经有一完整的管理方案，通过固定的方法（分类或者刊名）进行有序化排列上架，而赠刊因其到刊的不确定性随意性、报刊阅览空间有限等问题导致管理麻烦。目前各个图书馆还没有形成一整套的科学、规范的管理模式，有的有专架陈列，有的与订刊摆放正一起，有的根本不管。

4、装订复杂

由于它的不连续性，整理浪费很多时间，加之规格不一，所以装订技术要求高，装订后上架也很难做到布局合理，摆放整齐，所以给管理带来一定的难度。

二、赠刊的学术价值

1、 丰富馆藏期刊品种

根据学校的办学特色，学科专业不同接收的期刊也不同涵盖的专业也不同，作为职业技术学院，多集中于学报、经济、时尚、汽车、家居，旅游、摄影美术、书法等相关专业的赠刊较多，多为图书馆未定期刊，这些赠刊丰富了馆藏的不足，丰富了馆藏期刊的品种。

2、赠刊自身的学术资料价值

汽车、建筑，摄影，书法，家居等专业性赠刊因其图文并茂，很容易被讀者接受，认可、欣赏，而恰恰相反，订阅的期刊则容易被读者忽视，所以赠刊作为订阅期刊的补充，不但开拓了读者的视野，还扩充了信息的来源，是兴馆强校的有力支撑和保障。

3、 减少报刊经费支出

近年来，书刊价格不断提高，学校经费紧张。接收赠刊一定程度上可以减少经费支出，节约开支，可以部分补足期刊复本量，扩充了知识信息。因此，接收赠刊大大补充了馆藏报刊品种，激发读者的阅读兴趣，还是开源节流之道。

4、作为零散刊，赠刊中有许多珍贵的试刊号和创刊号，这些刊号是编辑出版部门为扩大出版物影响而主动赠送给图书馆的信息资源，经过主办方精心编辑，包含既有特色又有史料价值的内容，如《南风窗》2004年第7期为纪念邓小平诞辰100周年制作发行，并赠送给图书馆，2010年，赠送给图书馆《特别关注》爱人版2014，12月的骨骼动态，对医学类专业很有启发，读者也可以及时把握骨科治疗的方案与措施，此外，国外一些政府、友好人士，社会团体等，为了进行文化交流或表示友好，将本国出版或珍藏的期刊，赠送给国内一些相关的图书馆，如：美国环境卫生科学研究院主办的《环境与健康展望》、韩国文化和艺术》今日印度》等，这些杂志对我们了解异域文化有很好的参考价值。

三、重视赠刊管理

1、制定赠刊管理原则

图书馆根据读者根据自己的系统使用情况，从读者的实际情况出发，具体制定本馆的入藏与不入藏原则，制定赠阅制度和办法。对入藏赠刊根据工作流程收登、排架、借阅、装订、保存。在馆藏空间允许的情况下，将那些到齐的赠刊并且与读者，教研工作需要的赠刊装订成册，长期保存和利用。对不适合本馆的赠刊转赠其他需要的部门、读者或者报废处理。对增刊管理做到制度化，有序化。

2、做好读者的推荐工作

将赠刊比对中国知网（CNKI）、JSTOR、MUSE 等期刊数据库，查看赠刊在数据库的收录情况，便于读者了解更多获取途径。根据赠刊的不同种类，通过馆员推荐给需要的读者群，提高赠刊的认知度。经过推荐，读者通过赠刊获得更多的知识信息资源。

3、可作为报刊征订工作的依据

对于长期受读者喜爱的、并且具有学术价值的期刊，试刊、或者创刊，馆员就需要详细了解期刊的特点，及时利用读者的反馈信息，指导期刊的征订工作确定征订策略和管理办法。

4、确立赠送阅制度

学校应立足本校特色，了解读者的实际需要，把那些适合专业特色的增刊通过馆员赠送给真正需要的读者群体，从而提高增刊使用价值和认知度，激发读者爱读书的积极性。

5、尽可能采用计算机管理

采用计算机管理，便于数据的快速查询。也便于每年到馆情况分析，计算机管理软件可采用Office中的Accesss Excel，最好是自己设计一套VFP数据管理系统，其功能模块大致分为：数据录入、修改、查询、统计和打印，仅仅单机版本就可以了。其中赠刊容易哭数据库的字段，可参照（赠刊著录办法）设置为：登录号、赠刊名称、期号、是否典藏等。赠刊编目表的字段设置：登录号、赠刊名称、排架好、邮发代号、CN号、出版单位名称、出版社地址、电话号码、电子信箱、期刊出版周期、来源途径等、通过自己刊出版周期，通过自行编制的计算机软件管理，更准确更便捷，给管理上带来更多的方便。

赠刊作为高校图书馆期刊的重要补充，由于其具有零散，不连续性的特点及目前图书馆手工管理方式所存在的问题，高校图书馆期刊管理部门应在新技术环境下，突破传统管理概念，充分利用数字技术带来的便捷，探索怎样更科学管理手段利用赠刊，是这部分文献利用率很低，因此怎样提高赠刊的利用率，成为图书馆界普遍关注的问题。

参考文献

1.査旭东.高校图书馆的赠刊管理措施探讨.上海高校图书情报工作研究.2004（2），27-28

2.袁玫.赵志刚.浅谈高校图书馆赠刊管理工作.科技文献信息管理.2005（1）：41-42

3.赵志强.潘文年.钱存训教授所赠母校书刊的价值和意义初探.图书馆杂志.2008（2）：27-28endprint