信息化条件下档案管理工作的改进措施

陈玛丽

摘 要：档案以其记录信息的原始性和真实性，而档案管理是一项收集、整理、保管、鉴定、统计档案及提供利用的活动。随着信息化技术的快速发展，大数据云计算为档案管理工作带来了前所未有的发展机会，传统的档案管理模式面临新的挑战。本文就信息化条件下档案管理工作的改进措施进行探讨。

关键词：档案管理；信息化；改进措施

互联网及其相关技术的不断发展，对传统档案管理方式造成了极大冲击。为适应新的形势，需要树立与信息时代相适应的档案管理工作新理念，以信息化建设推动档案管理工作发展。

1 档案管理的重要性

1.1 信息化时代档案管理工作的要求

在信息化时代，计算机程序与网页管理相结合，建立起电子文件自动上传程序，档案资料实现了自动归档，使档案管理工作更加高效快捷，减少人力及物力资源的浪费，也方便档案的查找。

1.2 在线工作与学习的要求

在信息化时代，档案管理工作也要结合现代信息系统与网络技术，使人们能及时地获取知识，查询档案资料。改进档案管理方法不仅可以提高档案管理工作的效率，也可以提高档案服务质量。同时，采用数据库对相关文件进行整理和分类，可以使资料的检索和筛选更加方便快捷。改进档案管理有利于满足人们在线工作和学习的要求。

2 档案管理工作的问题

在信息化环境下，传统的档案管理模式显然无法适应社会的发展，其中的问题主要表现在如下方面：一是管理方法落后，即目前，档案管理仍采用传统的管理模式，但在信息化环境下，信息的处理量尤其大，因此采用人工编写档案的方式将无法保证信息的真实性；二是专业人才匮乏，即目前，事业单位普遍缺乏专业的管理人才，特别是在职人员的计算机操作能力明显不足，这将无法保证档案信息的真实性；三是档案管理制度不健全，即目前，事业单位仍未看清档案管理工作在信息化环境下的转型需要，也未建立起与其匹配的管理制度，这导致了不同部门各自为政，从而阻碍了信息的流通及档案管理工作的高效落实.可见，为了提高档案管理对社会发展的适应能力，应从信息化环境的特征出发，改进档案管理工作。

3 信息化条件下档案管理工作的改进措施

档案信息化管理中存在的不足，迫切需要加以改进。如何采取改进措施，以适应信息化条件下档案管理工作的需要，是档案管理人员面对的新课题。以下是关于改进措施的一些建议：

3.1 积极推进档案管理模式转变

随着社会的发展，档案信息的数据不断增加，规模也越来越大，如果仍然采用传统的档案管理模式，可能无法完全适应当前社会发展的要求。因此，应当采用先进的设备与技术，使档案管理工作朝信息化、现代化、数字化方向发展，推动经济社会发展。档案信息化要求档案管理模式从以面向档案实体保管为重点，向以档案实体的数字化信息这种主要形式向社会提供服务为重心转变。积极推进档案管理模式转变，推进档案管理以手工为主的传统手段，向采用现代化先进技术管理手段过渡。

档案管理工作不能只停留在“以纸质档案为主”的状态，仅仅侧重于具体的档案实体管理。要结合具体需求和信息化发展要求，积极改变传统档案管理方式，将档案管理与电子化、信息化紧密结合，要从档案的形成到归档处理都有效使用电子化、信息化管理。

3.2 档案信息化管理安全保障

遵循严格管理、预防为主、防治结合、确保安全的原则，强化安全防范过程。制定落实相应的安全管理守则，切实提高档案管理人员的安全防范意识，增强档案管理人员的安全防护能力，守住档案信息化安全的第一道保護屏障。注重软硬件日常安全管理，制定实施身份认证、防火墙、数据备份等安全防护制度。管理人员及时通过相应的管理平台，针对所上传的数据来掌握当前设备运行的状态，并且对各项统计数据采用科学的计算方式进行分析，确保分析结果更加精确、客观。在加强软硬件的日常维护管理当中，充分做好数据保护、备份、更新工作，保障软硬件安全运行，消除档案信息化管理安全隐患。

3.3 进行信息处理设备软硬件更新

为实现档案管理信息化，需要进行信息处理设备软硬件更新。建立更为有效的文件档案管理计算机信息系统。改进和规范在应用计算机条件下文件档案管理工作流程，使其更加适应信息化的需要。着力于档案信息化系统软件功能设计，使档案信息化建设与办公自动化系统相容，丰富检索手段，改善检索效果，档案信息能够迅速自动完成登记、汇编、检索、补充等多项工作。能够建立起相应的管理平台，各个不同科室的档案人员也能够在安全登录相应的用户名之后，进入档案管理计算机信息系统，对于档案信息数据的调用也更加方便，不仅为档案信息的使用提供了更大的便利，还使档案信息使用率得到提高。

在档案存储设备的选用方面，做到及时升级更新，保持硬件设备的适用性和先进性，保障档案的完整性、可靠性、真实性，更加有利于档案管理信息化的实现。同时，加强行业及部门间的沟通，积极促进实现彼此的资源共享，促进信息化条件下档案管理工作的发展。通过对信息处理设备软硬件更新，加强电子档案信息系统维护和管理，优化管理过程和管理体系。积极改变原本局部的、封闭的信息资源，转变成为真正意义上的信息化档案管理，达到充分、合理、安全地为档案服务利用，改善了档案管理过程，档案利用率提高，档案管理工作整体效率也进一步提升。

3.4 提高档案管理人员信息化管理技能

信息化条件下档案管理工作必须与时俱进，需要更新档案管理人员的观念与知识结构，提高档案管理人员信息化管理技能。档案管理人员需要深厚的档案学基础理论，同时也应当具有多元化的知识结构，增加知识储备，不断积极主动地学习和掌握科学文化和管理等有关知识。档案管理人员应培养和增强信息化技术的应用能力。更新观念，充实信息化技术知识，提升计算机应用等相关技能，不断增强信息技术应用能力。养成良好的应用习惯，认真学习，积极思考，勇于探索，将信息技术融入档案管理工作等各个环节，在学习和实践中提升信息技术应用能力，为全面推动档案信息化管理奠定坚实基础。继续坚持对档案管理人员的岗位培训，有计划地选送档案管理人员进行深造，鼓励档案人员参加继续教育，增强信息化管理技能。

继续开展学术交流活动，保持良好的科研氛围，促进档案学术研究与档案业务探讨。档案管理人员应积极探讨档案管理工作，理论指导实践，提高信息化条件下档案管理工作效率。加强对档案管理人员的培训教育，深化学术交流，使档案管理人员及时掌握档案信息化管理的新规定、新理念、新技能，保持思想理念和管理技能的与时俱进。鼓励档案人员发扬钻研精神、创新精神，加强档案理论研究。同时，档案管理人员应认清自身素质与新形势对档案工作需要的差距，坚持积极探索、学习熟练运用信息化技术，创新更科学、更先进的管理方法，提升信息化条件下档案管理工作水平，为优质高效地完成工作任务奠定坚实的基础。

4 结语

在信息化环境下，档案内容数字化及管理手段现代化已是一种大势所趋。为了适应信息社会的发展，必须进一步改进创新档案管理工作，以提高其对整个社会的服务能力。

参考文献

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