分析建设数字档案馆对档案管理体制的影响和解决措施

张一高

摘 要：在我国信息网络技术日益繁荣，科技不断进步的今天，档案管理开始倾向于的电子化和网络化，使用范围也愈来愈大，众所周知的是，传统的档案管理是有着比较多隐患的，诸如其分部零散、寻找所需档案麻烦、档案存放也比较不安全，利用效率不高等等。这对于档案管理而言是极其不利的。但是随着数字档案馆的发明和普及，有效的弥补了上述的缺点，并且让档案管理能够更好的发挥信息网络技术的特点，更好的提升档案管理的效率。本文正是基于对数字档案馆对档案管理体制的影响来入手分析，通过找出和探究这些影响，进而给出有针对性的解决方式，从而让数字化档案馆技术更好的为人类服务。

关键词：数字档案馆；档案管理；对策

所谓数字档案馆，就是能够进行网络资料检索的一种信息修通，它一般以信息技术进行架构，通过数据库模式对档案和文件材料进行存储，以达到资源共通功用，提升档案使用率的效果。随着信息技术的不断发展，我国开始建立大规模的档案存储项目，让数字档案馆能够不受到时间和空间的桎梏，给予使用者更好的档案信息搜索体验。建立数字档案馆，不但能够更好的提升档案馆的信息容量，而且也能更好让档案能够长久的保存下去，使得人类能更充分利用档案，进而让档案馆发挥更大的作用。

1 关于数字档案馆的前世今生

档案馆最开始对材料信息进行存储的方式是以纸质档案的方式来进行的。不过在当前数字化的应用已经极其广泛，数字档案馆已经成为了社会发展的必然需要，当然也会是所有档案馆未来的发展趋势。数字档案馆实际上运转的方式和以往的普通档案馆差别并不大，不过因为其载体是计算机和数字化、电子化技术，所以查阅和检索功能远远优于传统的档案馆。而这些功能都得益于当前计算机技术和多媒体技术的进步和发展。总而言之，数字档案馆可以被理解成一种虚拟的、基于互联网的档案馆。不过和传统的档案馆相比，数字档案馆能容纳的信息更多、寻找所需的材料更迅速、管理比较简易同时也较为安全。

上面对数字档案馆的优点进行了阐述，并将其和传统档案馆进行比较，不过在当前，数字档案馆还是有着不少的制约，总结起来可以包括三个方面。

第一，建立一个数字档案馆对于硬件和软件的配置都有着比较高的要求。数字档案馆和实体档案馆最大的区别就是前者在建立和管理上都是必须要有着高技术水平人才来完成的，高技术水平就意味着人力成本的增加，高设施要求就就意味着前期投入的增加，而传统档案馆相比之下就没有这么高的要求。

第二，数字档案馆所使用的系统是需要有信息管理、存储等一系列电子功能能，这就对数字档案馆的实体建设和网络建设有着一定的要求，另外它也需要对资料进行整合分析和分门别类的自动处理，而数字档案馆储存的数据无疑是越来越多的，这对于技术人员是一个挑战。

第三，数字档案馆在长时间的使用中必须不断维护升级，因为数据档案的安全性有赖于系统升级和维护来解决。可以说，数字档案馆的管理方式和系统都应该与当前的信息技术和管理层次相持平。另外，建立一个数字档案馆就要对其实体服务器设置一定的保障措施，以使数字档案馆能够稳定正常的运行极其系统安全。

2 数字档案馆建设对档案管理体制的影响

第一，它对档案服务的功能做出了更多的尝试。数字档案馆能够很好的对传统档案馆的位置劣势、档案资料难以查找、不容易找到所系资料、占地区域太大、管理人手投入过大等难题，不只是能够为需要档案的人以更多的服务，也能够让管理人员从码放、排列档案的繁重工作中解脱出来，让他们有更多的时间来开发各种新的业务和服务，让档案管理人员的工作更着重于电子技术无法实现的创新设计。

第二，它让管理规制发生了一定的变化。在以前，档案管理的规制大多是围绕着保管档案资料，并对其进行保护。这样的方式虽然能让档案资料能更长时间的留存下去，但是其发挥的作用也十分有限。但是电子档案馆能够兼顾两个要素。通过计算机网络，能让更多有效需要的人迅速的提取所需的档案材料，电子化的储存方式大大的延长了档案资料的保存时间，同时也让档案的价值能够得到更好的发挥。

第三，它让当前的档案管理系统更加健全。在数字档案馆未出现前，行政管理大多数经历都在于实体档案本身的保存和监控。不过实际上这样的管理模式在档案管理和利用方面，无疑是一种桎梏。数字档案馆出现之后，突破了这种管理模式对档案资料使用的局限性。让档案能够切实为人类提供更加方便和广泛的服务。

第四，推动档案馆相关职能的进步。在传统的档案馆中，管理员是受到上级档案管理者部门统一指示的，在档案馆数字化之后，能够让多个档案管理机构可以有着相互交流和沟通的机会，从而提升管理人员的管理水平。建立数字档案馆不只是档案管理部门自身就能完全负担的工作，因为它涉及到很多方面的内容，所以与之有关的部门应该更多的给数字档案馆的建设以技术支持，使数字档案馆能建设的完善。

3 创建数字档案馆完善档案管理体制的解决措施

首先，要将对数字档案馆的设置的方正，以更好的促进数字档案馆的发展。数字档案馆为档案管理体制的创新提供了一条新的途径，所以在现实工作当中，档案管理员在思想上一定要做出转变，充分利用数字档案馆的特点和优势来提升自己的工作效率。另外档案管理者也应该对数字档案馆给予足够的重视，学习更多利用数字档案馆管理档案的信息技术，使其更好的为字自己的工作服务。当然管理人员也需要熟练掌握数字档案馆的使用方法，不光可以使办事步骤简化、效率提升，还能让档案的管理和应用更为方便。

其次，实行资源共享，让档案资源的利用率更高。建设数字档案馆的最大前提，就应该打破传统档案管理思维僵化的桎梏，改善档案利用效率差的状况。让部门之间能够更高效的进行对话沟通，这就不只是对档案的保密工作加以完成，也能够让档案资料能够在更大范围得以共享，让档案发挥其更大的作用和价值。多以，档案管理也就至关重要了。值得一提的是，档案数据库是数字档案馆的系统中枢，做好它的保护措施，就能够让档案资料能够得到更好的使用，这样也能兼顾档案资料的安全性。

最后，加大数字档案馆安全技术投入力度，以保障档案馆的稳定运行。这里指的不只是档案馆本身的物理防护，也包括互联网层面的安全防护，在档案馆进行数字化建设时。档案信息会时常处于比较开放的状况，若是遭到不法分子的攻击和侵扰，就会对数字档案馆造成不小的损失。所以在数字档案馆的建设时，对于档案资料的管理一定要足够严格，制订出健全的管理操作机制，让管理员可以按照规程进行操作，对于开放查询，应该针对用户身份实施认证和分级查询，更好的保护档案资金的获取。数字档案馆也不能完全依赖云端服务器，做好档案实体备份和构建访问网站防火墙都是有必要的举措，在这些措施的共同作用下，档案资料就能基本避免恶意攻击和入侵。

4 总结

总的来说，数字档案馆的管理就在于与时俱进，数字档案馆的出现是互联网技术发展的必然产物，所有档案管理者都應紧随时代的脚步做好档案管理工作。

参考文献

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