军工企业认证档案管理

蒋秀燕

摘 要：本文首先论述了在质量体系认证中的档案工作的重要性，档案工作一方面给质量认证提供了原始资料，同时档案也是主要被审核的对象之一，并且根据档案工作的意义提出了一些档案管理方面的对策，以供参考。

关键词：军工企业；档案管理；认证

军工企业本身具有的特殊性即质量要求格外严格，所以在进行质量体系认证的时候就不能忽视军工企业的档案工作，从重要性上来讲，档案一方面可以成为认证活动的平整，同时也是质量体系中非常重要的一个组成部分，从这个意义上来说，质量认证和档案管理工作二者是不能分离的，如果把质量认证工作做好，档案管理工作的水平也就会更高。

1 档案管理工作在认证中的作用

档案管理工作本身和质量认证活动关系非常密切，主要在下列两个方面得到体现。

（一）质量体系认证的重要内容就是档案工作的水平

国家出台的相关法规和政策中，对档案管理工作的全部过程和全部内容都做出了明确的规范，其内容涵盖非常广泛，对文件资料来讲，从文件资料的制作环节到发放出去和清退以及接收都包含在内，如何利用现行文件、并且如何对其进行管理，如何接收外来文件资料；而在产品设计方面，其形成环节、积累环节和归档整理环节和后续使用等等，上述所有环节都突出了明确的规范，档案工作就成为了质量体系认证审核中的一项重要内容。

（二）档案给质量认证提供依据

相关文件要求承制方应该制定一个质量记录标识，并且有效执行，从收集一直到查阅和归档保存应该形成一套程序，质量体系应该有效运行应该通过质量记录的保存来进行证明。

所以结合前文，说明了质量管理应该遵循着以数据为准的原则，而军工产品在进行产品开发研制和生产销售以及售后服务等一系列活动中产生一系列的技术报告和文件，这些材料都将作为最原始的记录作为档案予以保存，所以其具有很高的凭证性和真实性，所以完全符合质量认证体系的要求。因而，在进行质量认证审核的时候，经常会把档案作为一项重点审核对象，所以我们认为档案给质量认证提供了审核的依据。

在相关的质量管理工作中，也应该遵循可回溯性原则，意即可以根据一个产品的质量记录直接追查到该项目的历史，并且可以向类似项目进行辐射，这就要求档案管理人员可以提供质量环全过程相关产品的所有数据和资料，本文所提到的质量环包括了和产品以及质量相关的全部活动，这些内容贯穿了从设计环节对于主梁的要求和用户需要的要求之中，但是在日常的生产工作中，质量环的全不档案资料都应该在档案部门留存，所以如果想要查到这部分信息，只有依靠档案管理部门。质量环如果完整，就可以对所有可追溯的信息进行查询，进而推动军工企业可以有效运行其质量体系，所以档案管理工作对于军工企业来说，是一项对其自身产品质量进行认证的必要手段。

2 做好档案工作，為质量认证服务

（一）建立健全档案工作的制度和标准按GJB/Z9001对档案工作的要求，建立健全符合军工产品质量体系要求的档案工作制度和标准，使军工产品承制单位文件和资料的运作处于受控状态，确保现场使用的文件资料现行有效。档案部门要对已有的文件和管理制度进行审查，对不符合标准要求的条文和规定进行修改完善，以增强档案资料的实用性和可操作性。总括地说，就是要把GJB/Z9001对档案工作的要求，贯彻落实到档案工作的全过程。并通过档案执法检查，确保制度正常运行。

（二）档案资料管理要达到标准要求按照GJB/Z9001的规定对馆（库）藏档案资料进行全面检查、整顿，使其达到标准要求，为质量体系认证提供可靠的依据性资料。（1）检查档案资料的系统性、完整性对不符合要求的档案资料，要进行补充和完善；对各职能部门应归档的文件材料要督促其归档。（2）检查归档文件材料的质量归档文件是否是有效版本；若是更改后的文件，是否有更改记录和相应的原始材料；文件的审批手续是否齐备，是否有相关的授权人或部门的签字盖章等。凡不符合要求的应及时处理。（3）检查档案案卷的质量主要检查已被更改的文件、失效或作废的文件是否对其进行了标识；保管期和密级是否进行了标注；案卷目录、卷内目录、备考表、面签、背签填写是否规范；卷内文件排列是否整齐有序，账物是否相符等，若发现问题及时整改。（4）对现场使用的图样资料进行检查主要检查失效或作废的文件、图样是否已更换，图样资料是否系统、完整、齐全，以防止误用失效或作废文件。

（三）做好文件资料的发放工作军工产品文件资料的及时发放可使各个环节及时得到有效版本的文件资料，这对质量体系有效正常地运行起着重要的作用。对本单位制定的技术文件资料，按照发放规定发放，并做好发放工作记录，建立发放卡或发放账；对失效或作废文件要及时收回；对从外单位调进的军工产品文件资料，要按控制管理程序进行发放；对失效或作废的文件资料要及时收回，并做好标识、建账，定时将其销毁。

（四）为质量认证工作服好务档案工作要适应市场经济的要求，把GJB/Z9001的规定贯彻到档案工作中去，服务于军工产品的研制和生产。档案工作人员要增强质量意识观念，坚持“质量第一”、以质量求生存、以质量求发展的思想。要充分认识档案工作在质量认证中的重要作用，同时要积极参加本单位认证标准的培训学习，明了本单位的质量方针和质量目标，掌握并正确实施与档案工作有关的质量体系程序文件。档案人员还要提高自身的素质，扎扎实实地做好分管的档案工作，提高档案管理质量，练好内功，积极参与质量认证活动，认真整改审核中存在的问题，通过质量认证活动，使档案管理工作上一个新台阶。

（五）充分发挥科技档案的价值

相关的档案管理工作人员应该加强和科技人员之间的沟通，对于档案资料的行程和整理情况进行有效交流，并且确定项目之间的联系，对其开发利用价值进行了解，并且随时进行检查工作和核对工作，避免出现遗漏的状况，在归档工作中以细致为主，才能够让档案发挥出自己的作用和使用价值来。除此以外，科技档案经常被借阅，所以在分档的时候可以按照产品分类来进行，并且建立一个文件目录和电子查询系统，这样就可以大大方便使用者进行查询了。

3 结语

军工企业质量体系认证工作应该要求企业全员积极参与，在进行认证的时候，档案管理工作人员应该各司其职，在进行档案收集的时候应该有效而准确，同时在向相关部门人员提供质量体系信息的时候要做到有效而全面，这样才能做好档案管理工作，推动质量认证工作，提供质量可靠、规格过关的产品。

参考文献

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[2]认证后如何确保质量体系有效运行[J].韩虹.化工质量.1998（05）

[3]新产品如何进入质量体系[J].郭士毅.企业标准化.2003（09）endprint