关于医院人事档案管理的探讨

兰青+曾梅

摘 要：医院的人事档案，包含了医院全体职工的详细个人信息，它是每一位医院职工的个人基本信息和家庭状况、学历、政治思想、道德作风、业务能力、工作表现、工作实绩、工资待遇、身体状况等较完整的展现，是各级组织全面考察和正确选拔使用干部的信息和依据，同时，也为医院人事分配制度改革、专业技术职称评定和职工享受各类福利待遇提供可靠凭证，是医院人事管理的重要基础和有效工具。

关键词：三甲医院；人事档案管理

人事档案作为一种重要的信息资源，内容应全面、准确、完整。因此，积极利用人事档案信息处理医院的相关人力资源合理配置，即保留人才、引进人才，又利用人才促进医院的科学发展。

1 医院人事档案信息的涵盖内容及发展必要性

人事档案收存员工的履历、自传、鉴定（考评）、政治历史、入党入团、奖励、处分、任免、工资等方面的有关文件材料，因此，它能记录职工个人成长、思想发展的历史，能展现职工的家庭情况、专业情况、个人自然情况等各个方面的内容，总之，人事档案是职工个人信息的储存库，它概括地反映员工个人全貌。由于职工仍在工作，其人事档案则成为人事（劳动）部门正确使用人才、合理解决工资等问题的一个重要依据。直接为现实工作服务是人事档案区别于其他档案的重要标志。

2015年3月6日，国务院办公厅印发《全国医疗卫生服务体系规划纲要（2015-2020年）》，部署促进我国医疗卫生资源进一步优化配置，提高服务可及性、能力和资源利用效率，指导各地科学、合理地制定实施区域卫生规划和医疗机构设置规划。这是首次在国家层面制定的医疗卫生服务体系规划，是推动深化医改向纵深发展，解决看病难、看病贵问题，打造健康中国的一项重要举措。通过纲要的颁布可见国家对医疗系统的重视，因此，医院的人事档案信息和人力资源管理也必须尽早尽快改革以满足医疗卫生服务体系规划的需要。在此纲要的推动下，医院的人事档案资源必然成为医院的人力资源分配和管理的重要依据。切实可靠丰富全面的人事档案资源，可以使医院的人才在各个不同的岗位得以有效利用，从而带来经济效益。

2 医院人事档案信息在人力资源管理的作用分析

2.1 是医院人力资源合理配置的必备条件

合理配置的前提，是要对所设的岗位进行全面而细致的工作分析，这是人力资源管理的一项重要的基础工作。首先，对岗位进行分析，可以检验岗位设置的合理性，明确各个岗位的工作任务、工作职责、履职所必须具备的各种素质（教育背景、经验和专业知识等等），为合理配置人员提供客观依据。然后，对职工进行分析，利用医院人事档案资源，调配最具资质最实用的专业人才，满足岗位需求。因此，人力资源部门不仅要通过深入调研做出岗位分析，编制好岗位规范，因岗取人，还要定期对职工的工作业绩、工作态度、职务能力和个性等方面进行综合性的考核评价，以此了解职工对现任岗位的适应程度，同时检验医院在岗位设置和人员配置方面的有效性，发现问题后要认真分析，主动调整和改进，努力使人事相宜、人尽其才。

2.2 促进医院人力资源的合理开发

人事档案信息能促进医院人力资源的合理开发。与其他经济资源不同，人力资源是具有目的性、主观能动性和社会意识的人所拥有的创造性劳动能力。一切物的因素都要通过人的因素才能加以利用。加强人力资源开发，一方面可以改善直接生产者的素质，从而提高劳动生产率；另一方面，可创造更多的技术发明，从而实现多方位的技术发展和经济效益。例如，在医院，为了促进医院发展符合2015年政府提出的《全国医疗卫生服務体系规划纲要（2015-2020年）》，必须吸纳人才引进人才。在挑选和面试众多应聘者时，医院可结合人事档案资源对应聘者进行一一对应的分析和匹配，检验各个应聘者是否适合医院的岗位，是否能胜任医疗工作，是否能作为该医疗岗位的技术支持或者技术后备，未来是否能推动医院该医疗岗位的发展和进步。尤其是在新型岗位的设立后，由于人才的培养年限较长，往往不能满足新型岗位出现的即时性需求，此时需要医院相关决策者在没有完全对口人才的前提下，做出最适合岗位工作和岗位发展的选择。为了做出最正确的决定，必须结合医院过往的人事档案资源进行分析，必须通过比较过往的人事决定提供经验，必须对应聘者做人事方面最全面最专业的评估，从而合理配置新型岗位的人才设置。

2.3 优化医院人力资源的职称评估

合理、公正、高效、切实的职称评定是医院全院职工对人事科的重要期望和要求，为满足全院职工对职称评定的高要求高期待，为符合医院有效运行、健康发展的远景，必须且必要的一步是利用人事档案管理，做最专业最全面的职称评定，这是人事档案管理的重要功效。医院人事档案信息能够很好地为相关人力资源管理部门提供有关人力资源的学历、工作资历以及工作绩效等多方面职称评估所需的内容信息，从而有效地强化医院人力资源支撑评估的科学性。而且，有人力资源的职称评估，自然也少不了医院人力资源的工资合理评定，而人事档案信息同样也可以有效地促进医院人力资源管理的工资制度改革，为相关人力资源管理部门提供有关医院工作人员工资评定所需的各种资料信息，从而有效地实现每一位医院工作人员的工资合理化。

3 如何优化人事档案管理

3.1 利用新技术新设备，例如购买医院管理的专业数据库软件，采集、储存、管理和分析相关数据，实现准确高效的调取和收集人力数据及信息。

3.2 适当扩展人事档案信息化的管理范围。例如，将医院的流动人员的人事档案纳入医院的人事档案信息化管理范围。在国家的现行政策下，流动人员并不属于医院的管理范围，理应不属于医院的人事资源部分管辖。但是，在2015年《全国医疗卫生服务体系规划纲要（2015-2020年）》提出后，医院必须将流动人员在院期间的工作内容做完备的资料保存，例如流动人员的基本信息、过往工作经历、在我院工作期间的工作简历、工作成效、学习进修、奖惩过失等。

3.3 将实体资料、电子资料、网络资源归纳整理。就目前医院的人事资源来看，实体人事档案资源已经涵盖了全院职工的基本个人信息，但是这些信息毕竟是不全面的、静态的纸质资料，为适应医院发展需求和完善职工个人信息，建立电子资料和网络资源库，将每位职工的业务进展、职业建设、专业建设等信息资源涵盖其中，尤其是不少信息内容庞杂繁复，包含图片和视频，甚至不少个人成绩是网站建设等，无法通过纸质呈现。所以，电子资料和网络资源库的建立更具有必须性和不可缺少。

3.4 保证人事档案信息数据库的保密性和安全性。

4 总结

综上所述，医院人事档案信息对于人力资源管理的人才合理配置、人才开发以及职称评估等多方面工作都有着非常重要的影响，因此，相关医院人力资源管理部门应当充分地利用好人事档案信息来优化医院的人力资源管理，从而有效地提高医院人力资源管理水平，促进医院的健康发展。

参考文献

[1]郭年.互联网+让档案工作提质升级[N] .中国档案报， 2015-06-01

[2]张嘉伟.论“互联网+”背景下的三甲医院人事档案信息化管理[I].档案信息化，2016（23）：31-32.

[3]陈晓宇.浅析新时期的人事档案管理意识.山西档案，2011（16）：107-108.endprint