关于中学档案管理创新实践的研究

潘叔霞

摘 要：在学校发展过程中会形成资源丰富的记录档案，而这些档案对学校长远建设与进步也有着重大作用。因而，加强中学档案的管理创新实践也成为健全档案管理制度、推动中学档案工作稳步前进的必然要求。由此，本文便从中学档案管理创新的重要性出发，并结合管理要求提出具体的创新实践方法，以期为各位读者提供参考。

关键词：中学档案；管理；创新实践

近年来，各大中学对于档案管理工作的重视程度明显加深，随着互联网技术、数字化技术的深入普及，加快中学档案管理的实践方法创新也在新的历史时期现实出深厚的价值。据此，针对中学档案的管理创新分析，也便具有了较为深刻的现实意义。

1 中学档案管理创新实践的重要性

中学档案的建立健全具有较多的优势，在校园中构建起关于中学档案的管理体系，能够为学校实现有效性、针对性的管理提供基础条件。概括来说这其中主要有以下方面：

第一，中学档案管理系统的建立能够直接提高学校相关教职人员、及学校领导的办事效率，首先，中学档案信息中通常较为全面的囊括了包括党群、行政、教育教学、声像、仪器设备、基本建设等各个方面的信息资料，因而当教师及校领导相关人员需要查询使用档案资料时，能够通过档案管理系统轻易、快速地获取，那么这不仅有利于学校各项活动的順利开展，同时对于每位学生的实际情况掌握与其未来发展也有着正面积极的作用。例如，在学生的学习与生活过程中通常会形成具有参考价值的文案、资料等，这些记录能够反映出学生的真实情况，教师便可以利用这些有效信息对学生“因材施教”，有针对性的提供帮助，从而为学生健康发展奠定坚实基础。其次，在现在的中学中已经较为广泛的建立起电子档案资源管理库，这种由传统到现代的模式更新也为透过信息化提升办公效率开辟了路径。

第二，中学档案管理创新符合历史发展的规律，对于学校的长远规划也有着正面的促进作用。中学档案管理工作符合时代发展潮流趋势，从中学档案系统建设实践来看，档案管理的信息化是同网络技术、计算机设备发展同步适应的，当科技发展与档案建设达到相互契合时，人们也可以借助现代技术手段更加快速、高效、准确地完成各项任务。例如，通过建立信息化的中学档案系统，学校管理者能够从资源库整合信息，从而为学校制定措施、战略提供有价值、可信度高的参考依据。反之，当学校缺乏一个高效运转的档案管理系统，那么在需要档案信息时往往会耗费大量的人力、物力资源，此外还不能对信息情况的准确性予以保证。

2 中学档案管理创新实践的具体方法

（一）对档案原件进行预处理

在整理中学档案原件的过程中应当按照以下内容予以实施：

第一，依照编目与检索需求结合档案特征进行信息摘取。要让档案系统的分类更加一目了然，需要将案卷的不同特征要素找出来，然后制成二次文献卡，并将其用作有效信息的概括集合。需要注意的是在筛选、分析、记录的过程中，需要将著录作为计算机输入的前提条件。在当前的档案记录管理中，通常使用高密度、全文存储的模式来完成存贮，而针对胶片、光盘或其他不能适应当下技术发展需要的手段则应该改变其存储介质，通过“二次加工”的方式让文献、记录等资料统统输入到计算机系统中，从而为全方位、全面性的检索创造有利条件。

第二，确立中学档案的主题内容等，完成详细准确的审读分析。为了提高检索的准确性，在归纳总结主题词时，需要工作人员确保主题词的精准性，其不仅要满足表达档案资源的要求，而且要高精准度、多角度的概括，确保检索人能够依据主题标引查找到标示案件、文件等。此外，中学档案的检索主要可以划分为检索工具与系统两大部分。只有通过主题概念做到尽量的清晰化、特征化，才能确保检索范围能够更加准确，而检索人员只需要根据检索目录逐一排查，便可以得出最终所需档案。

（二）创新中学档案管理的数据库建设

关于创新中学档案管理的数据库建设，需要建立在资源内容丰富、系统运行高效的基础之上。通过大容量的信息汇集，从而为人们了解中学发展历史、了解学生学习发展历程提供帮助，而要使得整个档案管理系统能够达到高效共享的效果，则需要从以下方面加以注意：

第一，提高中学档案的数字化水平。中学档案的数字化程度越高对于档案管理的影响效果也就愈发明显。当中学档案达到了数字信息化水平，一方面可以更加直接快速的对档案内容进行查询提取，从而极大提高了档案管理的效率，另一方面，中学档案数字化也能够极大降低档案管理的成本。对于纸质档案来说，需要不断增加管理成本的投入，而做好电子资源的保管工作则相对更加简单。

第二，优化中学档案的管理流程。要创新中学档案的运用流程，需要使得档案信息的调取能够更加符合“动态化”要求。一方面，学校要实现多版本的管理，以此确保档案内容能够得到及时更新，并且每一次的借阅、修改等记录也应得到完好的保存。另一方面，要确保档案的管理达到最优效果，那么做好管理监督、系统监管也是十分必要的。例如，引入考核机制对管理人员定期进行考核评价，其考核的内容不仅包括计算机、影印设备以及其他设施的操作，还有关于档案的熟悉程度、档案业务的服务情况等，也都应作为评价指标体现在管理考核中。

第三，抓好中学档案管理系统的建设优化工作。创新服务模式的要求与提高档案管理水平的要求从本质上看是趋于一致的，要构建起资源丰富、内容齐全的档案管理系统，也需要档案管理系统在服务模式完善升级方面做出新的改变。举例来说，为了使得档案信息查阅人员能够快速查阅到相关信息，在设置系统页面时，可以在登录窗口罗列出资源库的类别，再在窗口两侧位置列有：借阅信息、权限情况、预约情况、分类检索、条件检索、跨库检索、系统配置、帮助服务等引导栏。通过设置清楚的查询页面与详细分类，用户只需通过档案号、关键字或其他文件级分类情况便可完成信息抓取。

3 结束语

学校管理工作的进步离不开档案管理的方法创新，只有在不断完善档案管理机制、更新档案管理系统的同时展开更多的创新方法探索，才能为中学的可持续健康发展创造有利条件，进而也为学校适应现代化办学需要，促进我国教育管理水平的整体性提高做出更大的贡献。

参考文献

[1]高文峰.高校档案管理工作创新实践探索[J].黑龙江史志，2014，（11）：143.[2017-08-08].

[2]施芸芸.中学档案管理实践中遇到的问题及对策[J].黑龙江史志，2014，（23）：180-181.[2017-08-08].

[3]黄喜莲.浅谈中学档案管理人员素养与实践[J].黑龙江史志，2015，（09）：178.[2017-08-08].

[4]武玲娥.高校教学档案管理创新理论与实践研究[J].兰台世界，2014，（11）：78-79.[2017-08-08].endprint