数字化档案的信息安全问题及管理探究

王宇

摘 要：我们已经步入了数字信息化的时代，数字化对许多传统行业，如档案信息的发展将会产生积极的影响。档案是对人们主要的社会实践活动的记录，数字化与档案信息的结合必然会给档案事业的发展带来挑战与机遇。本文从档案信息的内涵、优势和建设内容的基础上介绍数字化档案信息，从软硬件设施、系统问题和病毒入侵、管理人员素质和意识方面以及档案管理制度本身等方面剖析数字化档案的信息安全问题，进而从计算机、操作人员和制度等方面尝试性地探索数字化档案信息安全管理，旨在保障数字化档案信息的安全性，发挥数字化档案的优势。

关键词：数字化；档案信息；安全问题

1 数字化档案

档案管理与数字化技术的有机结合形成了数字化档案，也可以说，利用数字技术将档案信息进行数字化处理、归档和利用就是数字化档案。毋庸置疑数字化档案涉及到诸多技术，如多媒体技术、计算机技术、扫描技术和数字摄影技术。数字化档案是利用计算机技术，如数据库技术、数据压缩技术来对传统的纸质档案进行处理和组织。数字化档案信息旨在形成一个有序的档案信息数据库。数字化的档案信息主要是包括传统的纸质档案和不断生成的新型档案。

（一）数字化档案信息的内涵

数字化档案信息就是对纸质文件、声像文件以及其他传统介质的文件，凭借计算机的数据库技术、数据压缩技术、扫描技术，以形成系统组织成有序的档案信息数据库。经过数据化处理后的档案信息在压缩存储空间的同时，提升了计算机对档案信息的检索速度。

（二）数字化档案信息的优势

数字化档案适应了网络化发展的时代要求。数字化档案信息可以有效提高档案信息检索的准确性，并且使得共享和异地传送档案信息成为现实。数字化档案信息避免了传统档案由于频繁使用所造成的磨损之外，还扩充了信息资源的内容和数量。档案数字化为了满足社会大众的需求，而数字化档案信息能有效提高档案的利用率。数字化的档案信息能有效节省人力和大量的财力。数字化档案也为特色档案服务的开展创造了条件。

（三）数字化档案建设的内容

数字化档案建设的基本内容应该涵盖档案资源数据化整理、建设数字化档案信息数据库的系统和数字化档案信息网络等方面的内容。档案资源数据化整理是数字化档案信息建立的基础，涉及到档案信息的大量输入和处理。建设数字化档案信息数据库的系统是对数字化档案存储、处理和维护等软件系统。数字化档案信息网络涉及到档案信息在互联网上的发布与传递。

2 数字化档案的信息安全问题

随着网络技术的飞速发展和社会发展的不断提高等因素给数字化档案管理水平带来了质的变化。但是在数字化档案日益完善的当下，数字化档案信息的安全问题也越来越受到关注。在我们使用数字化档案信息的过程中，需要注意其客观存在着的安全隐患。

（一）与数字化档案管理有关的软硬件设施

数字化档案管理有关的硬件设施主要是指计算机，可以说计算机是档案数字化的重要载体。计算机的系统呈现出日新月异的发展态势，但是计算机硬件出现故障的现象或者是问题也是无法避免的。无须具体分析是计算机的哪个硬件，如CPU、显卡等，出现了故障。计算机的软件设施也是数字化档案信息处理和存储的重要条件。只要是计算机一旦出现了故障，就会对数字化档案信息造成损害，有时这种损害不仅仅是档案信息的丢失，还会出现意想不到的档案信息严重的损失。如果计算机出现了故障，造成了档案信息的遗失，就会影响到档案信息的正常使用，影响到数字化档案信息处理的功效。这种现象的出现必然也会对从事数字化档案信息的工作人员的工作量带来一定程度上的压力。

（二）系统问题和病毒入侵

计算机的系统问题，如计算机对不同软件的兼容性、突然死机、蓝屏，都是无法提前确定的因素。计算机病毒常是通过非法链接、垃圾信息等侵入计算机内部，进而破坏计算机的性能。因为，预防和管理计算病毒操作性不强，使得计算机病毒成为数字化档案信息化安全的棘手问题。计算机的系统问题和病毒入侵会造成数字化档案信息数据的丢失。

（三）数字化档案管理人员素质和意识方面

专业的数字化档案管理人员不但需要掌握档案管理方面的专业知识，而且还需要掌握一定程度的计算机和网络知识，以便于更好地从事数字化档案管理的相关工作。但是目前的实际情况是，部分从事数字化档案管理的人员由于年龄偏大和计算机技术的掌握不熟练等因素的原因，对数字化档案信息的安全性存在较大的隐患或者是威胁。同时，部分数字化档案管理人员在思想意识上对档案信息安全性的认识不够，致使档案信息的丢失或者是泄露。

（四）档案管理制度本身

健全的档案管理制度是数字化档案信息安全性的有利保障。但是，目前某些单位或者是部门在数字化档案信息管理过程中缺乏相关的档案安全管理制度的约束。在对档案信息进行收集、加工、存储和检索的一系列的过程中也缺乏相应的制度。同时，对数字化档案信息安全性缺乏相关的法律法规的制约。

3 數字化档案信息安全管理

安全性是数字化档案信息发展中首要考虑的因素，也是制约数字化档案发展的至关重要的因素之一。专业人士指出，保障数字化档案信息的安全性的切实有效的措施将会涉及到计算机、人员和制度等方面的管理，以做好数字化档案信息的安全。

（一）培训数字化档案管理人员的专业素质

对从事数字化档案管理的人员要组织定期的档案管理方面的专业学习和培训，来加强和提升从业者的专业技能。同时，对数字化档案人员操作计算机的能力也要重视。数字化档案管理人员的职业素养也应该包含对其职业态度和职业道德的培养，降低数字化档案信息安全问题的人为因素。

（二）完善数字化档案信息安全管理制度

有效保障数字化档案信息的安全性有赖于各种合理的档案制度的制定，主要是指档案电子文档管理、人员安全管理制度、档案信息数据库制度和环境安全制度等几个方面。通过档案信息数据库的信息进行分类分级，并且通过脱机单独管理来提升档案文档管理的安全性；安全考核制度和安全审查制度是数字化档案人员安全管理方面的主要制度内容。针对重要的档案信息，可以限制管理人员的操作权限，让档案管理操作技能强的和职业素质强的人员操作。

（三）计算机安全技术方面的提升

因为，计算机的硬件和软件是保证数字化档案信息安全性的决定性因素，是数字化档案信息保存、传送、检索和其他相关技术安全性的重要保障，所以，我们要着力完善计算的设备和其运营环境。针对计算机存储的档案数据，可以采用网内数据方面的完善；针对计算机操作人员的权限问题，可以采用对文件进行加密技术的处理。条件允许的情况下，可以探索对数字化档案信息辨认和验证的数字技术；针对随时有可能入侵的计算机病毒，可以采用防火墙和检测技术来降低计算机对档案信息管理安全性的隐患风险。

4 结语

数字化档案管理已经成为档案管理发展的趋势，但是针对数字化档案信息所存在的安全隐患，我们可以尝试性地从人员、计算机设备和对人和对物的管理制度方面来避免安全隐患出现的可能，以更好的发挥数字化档案管理的优势。

参考文献

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