事业单位人事档案的信息化管理浅探探述

韦美芬

摘 要：当前，在我国经济结构中，占有较大比重的事业单位推动了社会经济发展，当然这也需要人事档案管理的支持，只有做好人事档案管理才能确保保障事业单位的进步和发展。在信息技术不断发展的今天，人事档案管理也需要信息化管理，以提升管理效率，保证人事档案的利用效率，因此应予以重视。

关键词：事业单位；人事档案；信息化管理

在市场经济背景下，对于任何企业来说，信息都是重要资源之一，事业单位亦是如此，记录相关信息对事业单位未来发展有重要意义。但从现实来看，在日常运转中，事业单位涉及的内容比较多，因此也会产生大量信息，所以如何通过有效方式妥善处理档案信息化管理期间存在的问题是当前事业单位面临的重要任务之一。

1 事业单位人事档案信息化管理的意义

对于事业单位来说，人事档案的特点就是对单位中个人开展本职工作期间的文件进行记录。人事部门需要以人事档案内容为依据管理和评价个人业务，同时人事部门选拔人才、考核以及考察干部等均需要人事档案作为基础支持，同时利用人事档案可以强化人事管理工作，建设良好的干部队伍，这些工作均需要依据人事档案而开展，由此可见事业单位人事档案管理非常重要。在档案管理中渗入现代计算机网络信息技术，尤其是在档案信息计算机检索系统中的应用，使人事档案个人信息检索方式发生改变，从以往的联机检索以及脱机检索逐渐向网络检索、智能检索发展，使得单位信息与个人信息之间的传递、储存更加信息化和网络化。针对人事档案应用计算机信息化进行网络化管理，利用计算机对信息资源进行分类和加工，使人事档案管理效率明显提升。与传统人事档案资料相比，信息化档案更加容易查询、储存以及变更，还可以经过网络通道实现信息的快速传递，使人事档案的利用效率得到提升，档案管理成本得到节约。

2 事业单位人事档案信息化管理的问题

对于事业单位来说，人事档案信息化管理中存在的问题主要体现在以下几个方面：第一，基础设施参差不齐。由于事业单位不同对人事档案管理信息化程度要求也存在差异，这也使得相关软件的开发和应用之间存在一定差异，由于这一差异也使得各组织间的信息互通成为困难，虽然人事档案信息化管理中所涉及到的现代设备已经相对完善，但从管理模式上来看仍以手动为主，并辅助计算机，此种工作模式对信息化管理有一定限制。第二，人事档案信息化管理是事业单位建设的基础和前提，而要想保证信息化建设的高效率和高质量，则需要遵循标准化和规范化原则进行，但在当前事业单位中，各组织人事档案管理均是以自己利益和需求为准制定管理标准，尽管此种制定方式更具针对性，但因人事档案管理框架不同，所以难以实现统一管理，即人事档案管理的标准缺乏统一性和规范性，难以实现数据共享，存在一定的操作困难。

3 事业单位人事档案的信息化管理策略

3.1 优化档案管理理念

现阶段，在部分事业单位中，缺乏先进的档案管理理念，同时档案管理人员的现代化管理意识明显不足，因传统档案管理理念影响，大部分工作人员的意识均比较封闭，这与现代社会对档案管理的需求不相符合。伴随我国市场机制的不断变化和发展，档案管理工作模式也需要作出改变，应从以往的封闭式管理逐渐向开放式管理转变，这就要求档案管理人员的现代化管理意识不断增强，优化并改进档案管理形式，将网络技术、计算机技术等先进技术充分利用起来，这样才能使管理效率提高，充分利用认识档案，将其价值充分发挥出来。这就要求档案部门强化学习现代化管理技术，对以往的工作方式进行改变，并对人事档案管理工作予以充分重视，使工作人员的服务意识进一步提高，使档案文件的利用效率和价值提高。

3.2 提高管理人员安全意识

对于档案管理来说，管理人员应树立良好的安全意识，通过有效方式确保档案文件的安全，防止不法分子窃取档案信息。在档案管理中通过信息化技术不仅可以使档案整理高效性得到保障，还可以使档案管理快捷性得到保障。在部分事业单位中，因档案管理人员的安全意识不足，使得在保存档案文件期间存在安全隐患问题，使事业单位发展受到影响。若档案管理部门的管理体系不完善，则可能会出现档案信息丢失等不良事件，这不仅会给事业单位带来一定经济损失，还会影响事业单位的进一步发展。另外，部分档案馆存在版本更新不及时等问题，出现电子文件无法识别和读取现象，这将严重影响着档案的使用。在完善档案管理系统期间，还应维护好其载体，防止载体损毁问题，进而出现文件丢失问题。信息技术的应用可以达到文件保密的目的，针对重要档案文件予以加密处理，使档案得到有效保护。除此之外，在优化档案管理系统中，应克服保守观念和思想，同时还应避免麻痹思想，使档案资料更加安全，针对电子档案应及时进行维护和备份，对纸质档案和电子档案之间的关系进行正确处理，使档案资料更加完整和安全。

3.3 强化管理人员业务素质

虽然技术发展对构建信息环境来说非常重要，但人仍属于决定因素。因此对于档案管理工作來说，档案工作人员业务直接影响着档案管理信息化，所以需要培养一支专业化干部团队，伴随信息化技术的发展，我们逐渐步入信息化时代，这对档案工作人员的要求也不断提高，要求管理人员应强化自身专业知识方面的学习，使自己的知识面得到提高，并使自己的文字处理能力以及综合分析能力得到提升，同时还应强化计算机知识的学习，熟练掌握人事档案管理软件的操作方法，了解现代信息管理技术，使自身的业务知识和能力得到不断提升，成为复合型人才。

3.4 建设并完善档案管理法规

对于事业单位来说，档案管理需要在法律环境下开展，同时需要法律保护。事业单位的档案管理部门与社会各部门、个人档案之间存在一定关系，对于此则需要通过法律法规进行调整，收集与利用档案均需要得到法律法规的保护。因此遵照法律管理档案是确保档案管理工作良好发展的前提和基础，因此要求党委以及各组织部门领导应组织学习相关法规文件，对人事档案管理意识进行强化，以学校和社会改革需求为依据制定人事档案管理工作，使人事档案管理规章制度更加完善，使人事档案管理的开展有据可依。

4 结语

在事业单位中，人事档案管理不仅是个人工作和发展的简单记录，同时对单位常规运转非常重要，因此需要做好信息化管理。事业单位可以从优化档案管理理念、提高管理人员安全意识、强化管理人员业务素质、建设并完善档案管理法规等方面着手，保证人事档案管理工作的效率和质量，为事业单位稳定、长期发展提供支持。

参考文献

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