简析提高档案管理现代化水平的途径

杨芳

摘 要：本文从档案管理现代化的体现入手，简述我国目前档案管理现代化存在的问题，并提出对应的解决措施，为提高档案管理现代化建设提供参考。

关键词：档案管理；现代化；标准化

1 引言

随着社会经济和科学技术的不断发展，传统的档案交流和共享方式已经难以满足人们的需求，因此传统的档案管理模式已经无法促进社会的发展，档案管理工作势必从传统的纸质管理模式向现代化的管理模式转变。随着计算机技术和信息技术在各领域的运用也越来越广泛，将计算机技术和信息技术运用于档案管理现代化建设中，能够有效地降低档案管理工作人员工作强度，进而提高档案管理工作效率。但是目前的档案管理现代化建设存在很多问题，所以通过采用具有针对性的解决措施，有效地提高档案管理的现代化水平，才能满足在信息时代的背景下社会各界对档案工作的需求，使档案信息转化为推动社会前进的动力，服务于当今的信息时代。

2 档案管理现代化的体现

（一）档案资源信息化

进入21世纪，信息化正在成为各行业现代化建设的核心。因此，档案资源的信息化也是档案管理现代化建设的重要内容。档案资源信息化的步骤包括：1.利用信息技术对档案资源进行管理，建立规范化、标准化的数据库。2.采用信息技术对档案资源进行加工，建立档案资源共享的技术平台。3.通过网络技术实现档案资源的传输和共享。因此，信息化已经成为档案管理现代化的核心内容。

（二）档案管理无纸化、虚拟化

随着计算机技术在各领域的普及和发展，也促进了档案管理向无纸化、虚拟化方向发展。相比于传统的手工档案管理模式，现代化的档案管理具有如下优点：1.档案资源均通过数据化的形式体现，具有可共享、动态、易控、可变、依赖等特征，因此管理方便、查阅便捷。2.现代化的档案管理，具备无纸化、虚拟化等特征，通过计算机技术对档案进行管理，并主要以监控信息为工作的主要内容，具有降低工作強度、提高工作效率等优点。

（三）档案管理标准化

俗话说“无规矩不成方圆”，因此档案管理的标准化是档案管理现代化建设的另一重要内容。档案管理现代化需要采用先进的技术，通过严密的分工和广泛的协作来实现。随着档案资源的交流与传递日益频繁，档案管理工作亟待采用统一的标准和流程来进行规范，例如交换档案数据、传递档案资源和共享档案资源等。

3 档案管理现代化发展存在的问题

（一）档案管理标准化程度低

档案管理工作并没有形成一个统一的标准和规范，造成档案管理存在很大的盲目性，同时各档案管理工作部门的硬件和软件技术水平参差不齐，也会严重制约档案标准化管理的建设。以此现状继续发展下去，将严重影响我国档案管理现代化的进程。

（二）缺乏档案管理专业人才

档案管理现代化工作对档案管理专业人才提出了更高的要求。目前我国档案管理的工作人员普遍存在专业水平较低、管理能力较差、综合素质不高、对计算机技术了解较少等问题，导致工作人员缺乏档案意识，无法提供更好的档案服务工作，并且新技术、新方法很难在档案的现代化管理工作中推广和使用，导致难以解决档案管理工作中遇到的新情况、新问题，对档案管理现代化建设的开展产生一定的影响。

（三）档案管理资金投入不足

因为缺乏对档案现代化管理的认识，导致档案管理的资金投入不足。很多档案管理工作部门存在资金不足而无法开展档案管理现代化的建设，包括：没有购买现代化管理设备、开发适应新形势的档案操作管理业务系统、对案管理人员开展管理技术培训等。调查表明，目前很多档案管理工作部门的资金仅能维持档案管理工作的基本开销和正常运转，因此对档案管理的服务方式以及能力产生重大影响，对档案管理的现代化建设产生较为严重的阻碍。

（四）重档案管理，轻资源利用

我国的社会主义市场经济体制还不完善，导致部分档案管理工作人员还保留着“重视管理、轻视利用”的陈旧观念，缺乏对档案资源的开发和档案信息利用率的重视。很多档案管理工作部门的档案资源开发和利用方式较为单一和陈旧，对档案资源的再次开发和专题编写的重视程度不够，导致很多重要的档案资源没有得到充分利用，使得档案资源的利用率比较低。

4 提高档案管理现代化水平的途径

（一）加强档案管理标准化建设

档案管理的标准化建设是档案管理的现代化建设的基础，只有采用先进的技术、通过广泛的协作和严密的分工才能够建立起现代化的档案管理模式，实现档案管理现代化水平的提升。随着计算机技术的普及和发展，档案资源的交流与共享需要采用统一的标准进行规范，比如：档案数据的交换、档案资源的传递和档案资源的共享等。另外，机关、企事业单位只有建立健全适应发展需要的档案管理制度体系，才能明确各门类档案归属与流向。通过建立完善的档案管理标准，逐步构建档案管理的标准化体系，最终实现现代化的档案管理工作。

（二）加快专业档案管理人才培养

提高档案管理现代化水平，必须重视档案管理工作人员专业技能和综合素质的提升。首先，加强对档案管理工作人员的专业培训，提高档案管理工作人员的专业水平和现代化设备的操作技术。其次，由于档案管理涉及多学科的交叉，档案管理工作人员需要具备比较广的知识面，例如：管理学、情报学等，因此要求档案管理工作人员进行多学科涉猎，更新和完善知识结构。最后，强化对档案管理工作人员的综合素质教育，转变档案管理工作人员的服务意识，提高档案管理工作人员的服务水平，这样才能更好地实现档案管理现代化的建设。

（三）加强档案管理现代化意识

提高档案管理现代化水平，档案管理工作人员必须具备现代化的档案管理意识。首先，档案管理工作人员应当要意识到档案管理的重要性。其次，应当意识到档案管理现代化的重要性。提高自身的思想认识之后进一步去转变自身的思想观念，从而建立现代化的档案管理意识。通过树立现代化的档案管理模式，确保档案管理工作更好地满足社会发展和社会需求，为档案管理现代化水平的建设打下思想基础。机关、企事业单位还应将档案管理工作纳入专项工作职责和有关人员岗位职责，并对分管领导、部门和项目负责人及有关人员职责履行情况进行考核。各级领导，尤其是主管档案工作的领导，每年至少要研究一至两次档案工作的重大事项，重要课题，定期听取档案工作汇报，了解档案工作现状，帮助解决工作中实际存在的困难和问题，从而指导档案部门更好地开展下一步的工作。再者，领导要重视和加强档案管理工作的交流与合作，营造一种互帮互学的氛围，以先进带动落后，发挥各自优势，弥补档案现代化管理上的差异。

（四）提高档案管理资金投入

提高档案管理现代化水平，必须提高对档案管理工作的资金投入。首先，支持档案管理现代化工作的技术投入，包括：购置硬件和软件设施，档案管理维护等。其次，加强档案管理工作人才培养的资金投入，包括：专业知识培训，档案管理工作交流和学习等。最后把档案管理的资金投入纳入档案管理工作部门的工作计划，研究制定档案工作发展规划和年度工作计划，对档案管理工作部门的达标情况进行考核。

5 结论

随着社会经济的發展和科学技术的进步，知识和信息已经成为时代的重要特征。本文从档案管理现代化的作用入手，简析了我国目前档案管理现代化建设中存在的问题，并提出了提高档案管理现代化建设的措施，包括：加强档案管理标准化建设、加快专业档案管理人才培养、加强档案管理现代化意识和提高档案管理资金投入，不断推进档案管理的现代化建设，将档案管理工作提升到全新的水平，从而更好地服务于经济建设和社会发展。

参考文献

[1]赵映玲.提高档案管理现代化水平的措施[J].东方企业文化，2014（16）：206.

[2]徐木犀.提高档案管理现代化水平的措施分析[J].黑龙江档案，2016（3）.endprint