中国高校基层教学单位办公室管理工作难点及对策探析

摘 要：高校基层单位办公室工作，涉及面广泛，具有综合职能、服务职能、参谋职能、督办职能以及公关职能。由于其多项职能的工作特点，高校基层单位办公室工作存在运行体制不健全及职能划分不清的难点。因此，本文提出健全、完善运行体制并明确划分职能以应对这些難点。

关键词：高校办基层教学单位公室管理；职能分析；难点分析；对策解析

随着高校的扩招，高校行政管理已成为现代高校运行非常重要的一部分。高校行政管理主要分为两个方面，一是基于学校层面的行政管理，另一个则是基于院系层面的行政管理。其中，基层教学单位的行政管理对高校整体的发展发挥着举重若轻的作用。我国高校基层教学单位的行政管理根据管理内容及对象基本可以分为三大部分：教学管理，学生管理，科研管理以及涵盖其他各方面的办公室管理。教学管理部门主管教学，包括课程设置、课程安排、学生成绩、考试安排、教室使用等等。学生管理主管学生活动，包括学生思想政治动态、出勤状况、业余活动、就业指导等等。科研管理主要负责教师以及学生的科研相关工作。办公室管理则涵盖了除以上提及的行政管理的其他所有行政工作，主要包括协调沟通、人事财务、安全防火等。

1 高校办基层教学单位公室职能分析

总体来说，高校基层教学单位办公室主要具有以下几种职能：综合职能、服务职能、参谋职能、督办职能以及公关职能[1]。

综合职能是办公室的首要职能。也是这个首要职能决定了办公室管理职能划分的困难。综合职能是指办公室在教学单位的管理工作中占据核心地位，起着总揽全局、调度各方的作用[2]。其中的调度及协调，协调包括领导间、部门间、领导与部门、师生间以及高校与校外单位间关系的协调[3]。

服务职能是指高校行政管理工作实际上是服务性质的工作，服务主体不仅包括领导，也包括广大师生；服务范围不仅涉及教学科研也涉及后勤保障等。

参谋职能是指办公室在领导做决策时通过开展调查研究、搜集信息而辅助领导决策。

督办职能指的是根据学校做出的决策，督查各单位的执行情况，从而确保学校各项方针政策得到真正落实[2]。

公关职能是指办公室作为学校或学院的对外窗口，在对外工作中起着学校或学院和外单位的桥梁纽带作用，代表着学校或学院的整体形象。

2 高校基层教学单位办公室管理工作难点分析

（一）运行体制不健全

较之于学校层面的办公室，高校基层教学单位办公室由于规模较小，其运行体制相对来说更不健全。首先，内部管理制度不健全。基层教学单位关于教学、科研能会出台非常详细的各种制度，然而，对于办公室管理，其制度通常都较为简单、不全面、不规范。这就导致办公室管理工作难度加大，工作量增多，工作效率降低等不良后果。其次，基层教学单位办公室管理工作缺乏激励机制。由于不是高校核心工种，学校以及很多教师或者学生都对办公室工作不够重视，对办公室工作缺乏激励，导致工作人员工作积极性降低，影响工作效率。再次，基层教学单位办公室管理工作人员缺少提升的机会。学生管理的工作人员，经常会有在岗培训、出差学习等机会，而对于办公室的工作人员一般没有这种机会。学习针对学生管理的工作人员还可参加比赛、申请多种项目等。对于办公室工作人员来说，提升自身的机会实在少之又少。

（二）职能划分不清

高校办公室职能中的综合职能使得高校办公室的职能划分常出现划分不清的情况。由于其综合职能，无论是上级部门、校外单位或个人、领导、教师或者学生，可能由于不清楚学院各个部门之间的工作职能划分，一遇到看起来非常规的、非划分明晰然而实际有不同部门分工的工作都会首先找到学院办公室。这样，无形中给本就工作繁杂、工作量大的办公室带来更大的工作负担，进一步使得服务效率降低。另外，还有一些难以划分职责的工作，这种工作一般都归于办公室。

3 高校基层教学单位办公室管理工作难点对策解析

（一）健全、完善运行体制

首先要健全内部管理制度。制度健全可以使得工作人员在工作时有章可循，提高工作效率。要做到健全制度，就要合理细化办公室的工作职责，明确分工，保证工作各个环节，以免出现失误。在制度健全的基础之上，还需要做到严格执行，将制度落实到位。这要求工作人员高度自律，严格按照规章制度办事。此外，还要保持制度创新，坚持与时俱进。不同时期的工作有各自的重点及特点，这就需要工作人员按照教育工作的原则不停探索工作的方式及规律，及时创新工作制度。

其次，完善激励机制。高校应该重视办公室工作，并建立长效的激励制度，充分调动工作人员的工作积极性。高校可效仿对教师的教学或科研奖励，对办公室工作人员基于其工作表现给予适当的物质 或精神奖励。同时注重内在激励，让工作人员提高工作热情，改善工作态度。

再次，提供提升途径。为办公室工作人员提供提升自身的途径，包括培训、学习、交流等。可为办公室的工作人员提供岗前培训、在岗培训，提高工作技能。也可为办公室工作人员提供到校内其他单位或校外单位学习的机会。还可以为办公室工作人员提供比赛、项目等互相交流的机会。

（二）明确划分职能

首先，建立健全各部门的管理制度，明确办公室的职能。基层教学单位的各行政管理部门之间的职能要划分清楚。各个部门的职能应当划分清楚。如果出现不知该归谁的工作，应该在完成之后再次明确分工。如此才可以明确分工，提高工作效率。

其次，各部门的职能划分清楚之后，要公开各部门的职能。办公室工作职能不清很大一部分原因是由于外人不清楚基层教学单位的职能划分，有事情就找办公室。一旦各个部门的职能对外公开，上级部门、校外单位或个人、领导、教师以及学生都能对应找到办事的部门，这样不仅为需要服务的人员节省了时间，同时也提高了办公室人员的工作效率。

总之，办公室在基层教学单位管理中起着承上启下的纽带作用，关乎整个单位的全局。因此，在管理中，高效应当直面办公室管理存在的难点，多措并举，逐一攻破，为高效的教学、科研工作提供保障，促进高效持续、健康、稳定地发展。

参考文献

[1]戴亚军.高校办公室管理存在问题及对策研究[D].郑州：郑州大学公共管理学院， 2011：7-8.

[2]傅丽滨.高校办公室管理工作难点解析[J].院校管理， 2014： 192.

[3]马小渭.高校办公室管理中的问题及对策研究[D].济南：山东师范大学公共管理学院， 2014：10.

作者简介

伍秀枫（1990-），女，汉族，江西九江市人，研究实习员，文学硕士，吉林大学外国语学院办公室，研究方向：高校管理。endprint