医院综合档案的管理与利用

2017-11-27 00:29张芹
中国管理信息化 2017年22期
关键词:利用医院管理

张芹

[摘 要]档案在现代医院发展过程中发挥了重要作用,所以应采用现代化的手段,对档案进行有效管理,注重档案的安全防护,确保档案资源的全面性以及真实性,充分发挥档案的有效作用,为医院各项工作的开展提供更加便利的条件,促进医院工作的顺利进行。因此,本文主要探讨了医院综合档案的管理与利用,旨在为相关工作者提供借鉴。

[关键词]医院;综合档案;管理;利用

doi:10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.22.104

[中图分类号]R197.3 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194(2017)22-0-02

随着我国医疗体制改革的不断深入,在各项工作开展过程中,档案发挥了至关重要的作用,这主要是因为档案记录医院各项信息,其具有较高的经济效益和社会效益,所以应采取科学、合理的措施,加强对医院综合档案的有效管理,并充分发挥档案在医院工作中的作用,进而促进医院工作的顺利开展。

1 医院档案管理的内容

医院档案以文字、图像及数据等形式记录医院发展过程,涵盖的内容很广,包括医疗、人事、设备及科研等,是医院发展过程中各项决策的重要依据,能够有效促进医院发展,为人民群众的健康提供更好的服务。因此,在医院未来发展过程中,应充分认识到档案的重要性,应加强对医院档案的充分利用,使其充分发挥其重要作用,进而实现我国医院的不断发展。

2 档案管理现代化的基本要求

2.1 管理思想的现代化

想要实现对档案管理的现代化,管理思想现代化非常重要。这就要求医院领导应充分重视档案管理,应设置专门管理档案的部门,应明确相关部门人员的职责,加大对档案的应用,避免只管不用的情况出现。为了实现档案信息共享,还应建立完善的档案管理信息系统,并协调好其他子系统的关系,进一步提高对档案信息的利用率。

2.2 管理手段的现代化

随着科学技术的不断发展,档案管理手段也逐渐更新,更加现代化。在档案管理过程中,可以通过对计算机技术的利用,对档案进行查阅及整理,同时还可以利用网络,针对有关档案进行交流。可以根据不同类型档案,将档案信息输入到计算机中,相关人员在查阅档案时,可以更加快速、高效地获得相关信息,这种方式还有利于档案信息的保管,减少丢失的可能性。

2.3 档案管理者的现代化

管理者對档案管理具有直接影响,所以档案管理者应具有较强的现代化素质,否则就无法实现医院综合档案的有效管理。档案管理人员应提高自身的管理水平,提升职业道德素养,应充分发挥敬业精神,做好医院综合档案的管理工作,同时还应培养自身的创新精神,不断完善档案管理工作。

3 加强档案管理的具体实践

3.1 健全管理体系

3.1.1 建立完善的档案管理体系

由于医院综合档案涵盖内容较广、专业性较强,所以应通过建立完善的管理体系,达到管理目标。在档案管理体系建立过程中,应明确管理层次,一般应分为三个层次,即分管院长、行政综合档案室及各职能科室,这三个管理层次的都具有各自的职能,分管院长的管理职责是针对档案管理工作,采取合理的手段进行领导和组织;行政综合档案室主要负责对档案管理工作进行监督,并给予相应的指导;各职能科室主要做的是档案管理的基础工作,包括档案的收集、整理及保管等。

3.1.2 完善基础设施

加强对医院综合档案的管理,离不开完善的基础设施,所以医院应加大资金投入,加强基础设施的建设。医院设施的建设主要分为两个方面:一是硬件设施建设,包括档案室、档案柜等,同时还有一些先进的仪器设备,包括复印机、照相机及扫描仪等;二是业务方面的建设,组织相关档案管理人员进行教育培训,学习先进的现代化知识,以此提高相关档案管理人员的管理水平。

3.1.3 制定严格的管理制度

针对档案管理工作,还应建立严格的管理制度,并要求档案管理工作人员严格按照规章制度进行档案的归档、移交及接收等工作。档案管理规章制度应包括文件材料的归档、移交及接受制度,档案保管及借阅制度,档案库房管理制度,奖惩制度,使得医院综合档案管理工作更加科学化及规范化,保证档案管理工作质量。

3.2 建立特色档案

3.2.1 建立特色档案

为了增加档案工作活力,应建立特色档案。根据医院的实际情况,合理地建立,例如根据档案的重要程度,建立特别档案和普通档案,特别档案主要用于收录一些特别的案例和人员,而其他事件则收录于普通档案中;可以根据医院医生能力水平,建立“名医”档案,将医院的特殊医生以及专家相关事迹收录在“名医”档案中。另外,还可以建立医疗纠纷处理等特色档案,大型设备管理等特色档案,这样能够进一步发挥医院综合档案的作用,促进医院的发展。

3.2.2 开展特色服务

在开展医院档案管理工作过程中,应针对医院的实际情况进行档案信息的收集,以满足各项工作的需求。可以根据每个部门的需求,将档案编制成各类的专题目录,使得各部门的工作人员能够快速检索到所需的信息。同时,为了提高医院档案管理水平,还应充分了解档案信息利用情况,这就要工作人员在查阅相关档案时,填写档案借阅的目的,在完成借阅后,可以提出一些建议,以便于工作人员不断完善管理工作。另外,针对医院中一些重大问题及决策,档案管理人员应随时跟进,了解决策内容及实施效果,并通过对档案的合理利用,实现对决策实施过程的合理修整,使得决策更加科学及合理。

3.2.3 丰富文化内涵

在医院发展过程中,还应加强文化建设。由于档案记录医院发展的过程,蕴含着丰富的思想文化,所以应充分发挥档案的作用,提高文化建设水平。档案管理工作人员可以将档案中的一些特色文化提炼出来,并在宣传栏、宣传画册中进行展览。同时,还可以利用一些档案,开展档案展览。endprint

3.3 完善声像档案资料

声像档案资料具有较高的保存价值,所以应加强对声像档案资料的管理和完善。与纸质档案相比,声像档案更加客观、真实,所以对声像档案资料的收集更加重要。医院应成立专门的部门,专门拍摄、收集相关声像资料,同时还应建立专门的档案柜,用于存放声像资料。除了专门的声像资料收集部门,其他部门也可以自行拍摄,完成拍摄后,将声像资料交由档案管理部门进行管理。

3.4 加强数字化档案的安全防护

目前,电子文件逐渐增多,而随着计算机技术的不断发展,黑客入侵等现象也经常出现,所以对于数字化档案的安全防护至关重要。为了防止电子文件遭到篡改,可以将其设置成只读文件。同时,对于一些具有法律效力的电子文件或者具有凭证作用的电子文件,必须还应备份纸质文件,这样可以有效加强档案的安全性。

3.5 应用计算机进行档案管理

随着我国医院的不断发展,档案数量逐渐加大,若只依靠工作人员进行档案的收集和管理等工作,则难以满足要求。所以就应加强计算机技术的应用,实现对档案的有效利用。所以应针对医院档案,將其分为业务管理、党群工作、仪器设备等类别,并利用计算机进行录入。利用计算机进行档案管理,可以实现工作效率的提升,避免人为带来误差,同时还可以帮助查阅人员更加快速地检索档案。利用计算机管理档案,还可以减少工作人员与档案的接触,在一定程度上,能够有效提高档案的寿命,避免人为损坏档案情况的发生。

4 结 语

档案作为一项重要的信息资源,在医院发展过程中具有至关重要的作用,所以必须加强对医院综合档案的管理与利用,提高对综合档案的利用率,进而为医院带来更多的经济效益。在医院综合档案管理过程中,应建立完善的管理体系、 建立特色档案、完善声像资料档案以及应用计算机管理档案,提高医院综合档案管理效率,保证综合档案管理质量。笔者认为未来还应加强对医院综合档案的管理与利用,进而促进我国医院长久、稳定发展。

主要参考文献

[1]林霄,任洁,叶凌凌.新媒体环境下医院声像档案的管理与利用[J].中医药管理杂志,2016(3).

[2]刘嘉.“互联网+”时代如何实现医院综合档案的管理[J].企业改革与管理,2016(3).

[3]李欣.如何提升医院综合档案的开发利用工作[J].城建档案,2016(8).

[4]刘承志,韩瑛,胡荣明.医院健康教育档案的管理与利用[J].按摩与康复医学,2012(27).

[5]曾洁萍.医院综合档案的网络化管理研究[J].兰台世界,2013(z5).

[6]王俊平.医院综合档案的开发利用探讨[J].法制与社会,2015(25).endprint

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