公文规范化管理的研究与探讨

李晶

[摘 要]公文实质上就是一种管理工具，具有实用性、真实性、权威性、交流性、时限性以及规范性等特征，在医院日常管理中发挥着极其重要的作用，医院做好公文管理工作能够更好地为社会服务。基于此，本文首先分析了当前医院公文管理中存在的问题以及造成这些问题的原因，进而就如何提升公文管理的规范性提出了几点看法，以期能够更好地为社会服务。

[关键词]公文管理；规范化；医院

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.22.122

[中图分类号]C931.46 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）22-0-02

0 引 言

公文指的是在医院管理活动中形成的，按照规范格式制定的，具有一定约束力，起到信息传递、记录的作用，并具有一定归档价值的载体文件。公文管理则是公文从形成、运转、办理、存贮到归档或销毁的一个完整周期中，以特定的方法和原则对公文进行创制、加工、保管，使其逐步趋于完善并获得功效的行为或过程。公文管理是医院日常管理中不可或缺的工作内容，医院通过规范公文管理，对进一步加强办公室管理职能、提高其办事效率、强化员工职业素养具有重要的意义。

1 公文管理规范化程度低的原因

1.1 对公文管理工作不够重视

医院要想做好公文规范化管理并非易事。一方面，由于医院工作以医疗为中心，长期以来，作为基层单位在文件管理方面偏重于病案管理，导致医院对公文管理工作不够重视；另一方面，由于公文管理工作无法为医院带来直接的经济效益，所以很多医院不够重视公文管理工作，没有充分认识到其重要性，导致公文管理的资金投入不足、设备陈旧落后、工作人员的积极性不高等问题。

1.2 公文管理设备陈旧，信息化程度不高

这方面问题主要体现在以下几点：首先，公文管理设备陈旧落后，无法及时跟上信息化潮流；其次，公文管理系统建设滞后，软件不完善；再次，存放公文档案的基础设施不完善，与公文存贮要求的环境差距较大，不利于保存文字档案；最后，很多医院的公文管理依旧采用纸质存档的方式，没有使用信息化手段，导致公文很容易出现破损和遗失等问题。

1.3 工作人员素质不高

首先，由于领导不重视公文管理工作，进一步导致公文管理工作人员缺乏工作责任感、工作热情和工作积极性；其次，大多公文管理人员的文化素质低，很多都是通过托关系、走后门才进入公文管理部门的，基本没有公文管理经验，导致公文管理人员的整体素质偏低；最后，公文管理部门也没有对工作人员进行培训，导致工作人员很难提升自身的综合素质。

1.4 缺少必要的安全保护措施

一些医院的某些公文会涉及一些机密信息，在进行管理时要特别注重对文件内容进行保密，但很多医院在实际的公文管理工作中却忽略了这一点，缺少必要的公文安全保护措施。很多医院的公文系统没有严密的防护系统，导致黑客很容易就能入侵公文系统，导致一些重要的公文资料外泄。

2 提升医院公文管理规范化的措施

2.1 提升全体工作人员对公文管理的重视程度

公文管理工作是一项基础工作，涉及医院工作的方方面面，在医院发展中有着不可替代的作用。随着信息多元化时代的到来，公文的作用已不仅仅局限于上传下达和交流沟通上，新的社会发展形势赋予了公文新的内涵和意义。因此，医院要提升全体工作人员对公文管理的重视程度。首先，医院应当从提升领导干部的认识入手，使领导干部充分认识到做好公文管理工作的重要性，最大程度地爭取到领导对工作的支持。其次，公文管理部门内部应当细化分工，对每一项具体的工作设置专职的管理岗位，将公文管理工作由被动局面转化为主动，使工作人员认识到公文的重要性。最后，医院应当积极开展丰富多彩的宣传活动，普及与公文管理有关的知识，使全体工作人员意识到公文管理的重要性。

2.2 及时更新公文管理设备

医院要及时更新公文管理设备，为公文管理的规范化提供物质保障。首先，医院要积极引进一些操作便捷的先进设备，建立起良好的公文处理系统；其次，为了保证公文信息的安全，医院要引进计算机辅助系统；最后，医院要及时淘汰旧的公文设备。

2.3 建立完善的公文管理制度

由于社会形势发生了很大的变化，传统的公文管理工作存在很多不规范的地方，阻碍了公文管理规范化建设进程。为了有效解决这一问题，医院应当建立完善的公文管理制度，为公文管理的规范化提供制度保障，从而逐渐实现公文管理的规范化、制度化、标准化，进而推动各项工作高效运转。医院在进行完善公文管理制度时，要注意以下两点：首先，医院要根据自身发展实际制定一些科学合理的公文管理规则，有针对性地开展公文管理工作；其次，医院在制定公文管理规则时，要充分注意到与其他工作的协调配合，使制定的规则具有较强的灵活性。

2.4 建立一支精英队伍

医院要建立起一支公文管理的精英队伍，为公文管理的规范化提供人才保障。首先，医院要提升公文管理人员的准入门槛，在人员选拔上注重对他们专业知识以及工作经验的考察，从源头上提升公文管理队伍的整体素质；其次，医院要加强对公文管理工作人员的任职教育培训，经常性地组织一些讲座，或者是新老工作人员之间的经验交流座谈会，使一些新入职人员能够在前辈那里学习并借鉴一些好的经验和做法，不断提高公文处理人员的思想素质和业务水平；再次，医院应当积极对公文管理人员进行专业知识考核，确保其专业能力过关；最后，医院要对一些不能胜任公文管理工作的人员进行及时教育，防患于未然。

2.5 提高公文管理工作的监督力度

医院应该进一步提高公文管理工作的监督力度，进而提升公文的规范化管理。公文管理本身就是一个具有规范性的工作，尤其是对于这类特殊组织，其工作规范性尤为重要。因此在这种情况下，医院更应当加强自身的监督职能。随着公文数量的逐渐增多，医院要想对科室的每一份公文都进行监督的困难很大。笔者认为医院监督职能的发挥，应当依靠定期或者是不定期的公文检查督导工作，重点应放在以下几个方面：①公文的格式与行文是否符合规定的统一标准；②各科室在发文时是否严格依照发文规定；③档案室在进行公文保管时是否能够做到保密；④公文的借阅程序是否符合规范等。

2.6 进行公文信息化建设

随着信息技术的不断发展，许多地区的医院公文管理工作已经实现了由原始纸质公文到电子公文的转变，公文信息化建设也有了新的突破。在这种形势下，医院要加快公文信息化建设的步伐。首先，医院要不断加大公文信息化管理工作方面的资金投入和基础设施建设，实现公文管理工作的现代化，这不仅是大势所趋也是形势所迫；其次，医院必须对当前的基础设备进行全方位检修，及时淘汰一些陈旧落后的设施，替之以运行平稳、安全高效的新设备，力求为公文管理工作提供优质的环境；最后，为了保障公文内容的安全，医院有必要建立起专门的公文管理系统，并进行不断完善与优化。

3 结 语

公文管理规范化程度的高低，既是对工作人员素质和能力的一种考验，又是对公文处理精益求精的具体体现，只有公文管理规范化水平提高了，才能真正为社会服务。但是从目前来看，由于种种因素导致我国公文管理的规范化进程较为缓慢。因此，公文管理人员必须从原因着手，采取一系列具有针对性的措施，做好公文管理工作。

主要参考文献

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[2]张君.以规范化公文管理提高现代化建设[J].陕西公文，2013（1）.

[3]王碧英，梁陵.处理工作规范化是推进公文规范化的基础[J].内江科技，2007（8）.endprint