云计算技术对档案信息化的影响和启示

蒋泓

摘要：教育局档案管理中心是教育数据的主要来源，是教育建设的重要依据，随着档案信息的逐渐增多，档案信息化成为近几年的发展趋势。云计算技术对档案信息化产生了深远影响，是档案管理发展的需求。基于此，本文以云计算技术的发展和特征为切入点，对云计算技术对档案信息化的影响和启示进行了详细分析。

关键字：云计算技术；档案信息化；影响；启示

引言

二十一世纪是信息的时代，云计算技术是信息化时代的产物。近年来，云计算技术发展迅速，其在社会中的应用也越来越广泛。档案信息化管理是档案管理的发展趋势，档案信息化是指国家档案管理部门通过先进的计算机技术，统一规划和管理档案信息资源，最终实现服务社会的目的。云计算技术的出现，能够促进档案信息化的发展，提高电子档案为社会服务的能力。

1云计算概述

1.1云计算的概念

云计算是基于互联网相关服务的增加、使用和交付模式，通常涉及通过互联网来提供动态易扩展且经常是虚拟化的资源。云是网络、互联网的一种比喻说法。云计算甚至可以让你体验每秒10万亿次的运算能力，拥有这么强大的计算能力可以模拟核爆炸、预测气候变化和市场发展趋势。用户通过电脑、笔记本、手机等方式接入数据中心，按自己的需求进行运算。

1.2云计算的发展

我国即将进入大数据和云计算的时代。随着物联网设备、智能终端、基因测序技术、智能家居、可穿戴设备的普及，用户每天产生的数据量持续上升，这带动在线数据和存储数据分析的需求呈指数增长，研究表明，预计未来八年我国的在线数据量的复合增长率将达到84%，而线性增长的数据中心供给年复合增长率只有30%-40%，这使得数据中心需求和价值不断增加。

2014年，工信部启动“十三五”纲要，将云计算列为重点发展的战略性产业，规划指出：2014年我国云计算产业的发展思路和工作重点是培育龙头企业，打造完整的产业链；鼓励有实力的大型企业兼并重组、集中资源；发挥龙头企业对产业发展的带动辐射作用，打造云計算产业链。

2017年4月10日，为贯彻落实《国务院关于促进云计算创新发展培育信息产业新业态的意见》，促进云计算健康快速发展，工信部在全国范围印发《云计算发展三年行动计划（2017-2019年）》，该计划对我国云计算当前发展状况进行了简要概括，并对未来三年云计算的发展明确提出了原则思路、总体目标和重点任务，标志着我国云计算在经历了爆炸式的初始阶段自由成长期后，即将步入高速、稳步、规范的发展通道。

总体来说，我国云计算发展迅速，规模越来越大，我国云计算的市场规模和增长率如图二所示，由图二可知，虽然16年和17年的增长率有所下降，但是整体上云计算的的市场规模仍在不断扩大，整体发展速率依然较快。

我国云计算的市场规模和增长率

1.3云计算的特点

一，超大规模。规模大是云计算的显著特点。“云”赋予了用户前所未有的计算能力。目前，微软、Amazon、Yahoo、IBM等都拥有几十万台服务器，而Google云计算已经拥有100多万台服务器。

二，可靠性高。“云”使用了数据多副本容错、计算节点同构可互换等措施来保障服务的高可靠性，使用云计算比使用本地计算机可靠。

三，虚拟化。云计算可以满足用户在任何位置、使用任何终端获取信息。云计算用户使用的信息来自于“云”，用户在获取和使用信息时，不用考虑、也不用担心应用运行的具体位置，只要用户有一台电脑或者一部手机，就可以通过网络服务访问需要的信息，甚至可以实现超级计算。

四，廉价性。云计算是一种需要付费的网络模式，但是其使用的设备可以采用极其廉价的节点来构成云，因此用户可以享受云计算带来的低成本优势。

五，一定的危险性。云计算不仅能够提供计算服务，还能够提供存储服务，但是目前云计算服务垄断在私人机构手中，云计算数据对于其他人来说是保密的，但是对于这些私人机构来说是透明的，而这些私人机构仅仅能够提供商业信用。因此政府机构、银行机构等在使用云计算的时候要保持警惕，避免数据的泄漏。

2云计算技术对档案信息化的影响

2.1实现档案信息共享

云计算技术的发展，促使档案信息化实现了信息共享。档案信息化逐渐建立起高效、系统的档案资源分享平台，打破了信息传递之间的障碍，真正实现了资源共享，给档案信息的传播带来了很大的便利，这种做法提高了档案信息的使用率，让每一个资源都发挥出最大的价值，还可以满足更多用户对资源的要求，方便了用户的工作和信息资源管理。最终提高档案信息化服务社会的价值。

2.2节省投资

云计算技术具有廉价性，用户可以应用极少的钱，使用云计算平台提供的基础设施，获得极高的运算能力。云计算技术的应用，使得档案部门不再需要为了满足用户需求花费大量的资金购买更高级别的服务器等相关的硬件，档案部门的运行成本在大大降低的同时效率却得到大幅度的提高，这不仅提高了档案部门的经济效益，也减少了人员的工作量。

2.3提高档案信息安全性

档案信息安全是档案信息化的重中之重，档案部门必须保证档案信息安全，避免出现档案损坏、丢失等情况。在往前的档案管理模式中，常常会出现由于服务器发生错误而丢失档案信息资源的事例，往往给用户带来严重的损失。而云计算技术就能很好地解决这个问题。云计算技术依靠对访问、传输、运行等环节的严格控制和监督，极大地提高了数据的安全性。并且云计算技术还可以进行数据多副本容错或是互换计算接点同构，进一步保证了档案信息的安全性。云计算技术的出现，大大减少了档案信息化建设中需要的人力、物力和财力，有效降低了档案信息化建设中出现的不安全因素，促进了档案信息化的飞速发展。

2.4提高可靠性

现在档案部门中的数据都集中在本馆的服务器上，而一旦服务器出现故障，档案馆就无法为用户提供正常的服务，甚至可能会导致数据的丢失。在云计算模式下，“云”中有很多台服务器，如果其中一台服务器出现了问题，另一台也能快速将这台服务器的信息、数据拷贝过去，然后通过其他服务器提供服务，这极大的提高了档案信息化的可靠性，为档案部门的持续运行提供了保障。

2.5解决目前档案部门信息化人才短缺的问题

人才是档案信息化的重要内容，高素质的信息化人才，能够在很大程度上提高档案信息化的水平。但是目前很多档案部门，特别是市县级档案部门和档案室，因受编制、人员结构等多方面因素的限约，普遍缺少计算机人才，严重影响档案信息化的推进。而档案信息化使用云计算技术，“云”的另一端有专业的管理人员来维护系统的软件和硬件，有效解决了档案部门信息化资源短缺的问题。另外，云计算技术操作简便，对档案信息化人员的计算能力要求不高，对档案部门的用户端的设备要求也较低，因此其大大降低了档案部门相关人员的工作强度，推动了档案信息化的进展。

2.6解决档案信息化发展的瓶颈

资金和效率已经成为档案信息化发展的瓶颈。云计算拥有大容量的设备以及存储设备，档案馆在使用云计算时只需按照实际使用情况来进行缴费，解除后期设备运行用费以及维修费的后顾之忧，更不用担忧云计算升级换代和运行情况等问题。因此，云计算技术在档案信息化中的应用，能够降低档案部门的成本，提高其工作效率，有效解决方案信息化发展的瓶颈。

3云计算技术对档案信息化的启示

3.1构建全国性档案信息平台

在档案信息化发展过程中，档案部门要以互联网、党政外网和党政内网为依托，整合本部门现有的设施、设备，进而构建全国性云计算档案平台。档案部门可以利用云计算平台提供的数字档案馆系统管理数字档案，利用云技术平台提供的电子文件中心系统软件实现对电子文件的全程管理，利用云计算平台提供的云存储平台存储电子档案数据，最终实现全国性档案信息平臺的建设。

3.2建立健全档案管理体系

档案信息化管理体系是最直接、有效的促进档案信息化发展的方式。档案部门应借助云计算技术，提高档案信息服务平台的质量，进一步的完善我国的档案信息管理系统。促进建立统一完善的地区档案资源管理机构，以保证资源的可靠性，从而实现高效、完善、统一的信息管理服务平台。

3.3实现档案信息化资源共享以及海量存储

近年来，我国人口不断增多，接受教育的人口数也随之上涨，学生的档案数也与日俱增，这给教育局档案管理中心的档案信息管理工作带来了很大的难度。面对存储空间的急速增长，教育局档案管理中心应建立系统性较强以及可进行统一管理的“云存储”的平台，它可以存储PB级和TB级海量数据，其提供了巨大容量的网络存储的空间。在构建云存储的平台时，应把云数据标准和规范的体系完善与建设放在首要位置，依靠“云存储”载体，建立完整、系统的信息标准体系，以突破信息沟通的壁垒。另外，还要做好信息安全和永久存储的工作，可以将“云存储”系统划分为资源库和应用库两种，并实施双套的存储方式来存储档案信息，在应用库中存储一套，并将其标准化处理，实现对外集成服务，同时资源库液要存储一套，且资源库中的存储要按照原格式永久性存储。

3.4以云理念为依托提高档案信息的服务水平

档案信息化可以以云理念为依托，不断增强服务意识，提高档案信息的服务质量。以云理念为依托提高档案信息的服务水平主要可以从以下几方面入手：

一，统一数据资源和检索服务。应用云计算技术能够集中管理和整合数据资源，将存储资源与一站式检索的界面进行结合，进而提高检索的准确性和速度。

二，借助档案信息平台的服务。云技术在档案信息化发展过程中，能够突破传统的档案信息管理模式，满足用户的多元化需求，提高档案信息平台的综合性。

三，对档案业务进行整合以及托管服务。档案管理部门可以依托统一的信息存储和平台，实现虚拟化的业务服务的能力以及硬件、软件资源，以开拓档案业务的新市场。

总结

总而言之，云计算技术的应用给档案信息化提供了便利条件，其能够提高资源利用率，实现档案信息共享，节省投资，提高档案信息安全性和可靠性，解决目前档案部门信息化人才短缺的问题，因此档案部门应依托云技术构建全国性档案信息平台，建立健全档案管理体系，实现档案信息化资源共享以及海量存储，提高档案信息的服务水平，进而促进档案信息化的发展，推动社会进步。

参考文献：

[1]盖厦，刘晓卫，樊冰.云计算技术对档案信息化的影响和启示[J].办公室业务，2016（23）：191-191.

[2]张江华.探讨云计算技术对档案信息化的影响和启示[J].中国管理信息化，2014（14）：121-122.