浅谈电子文件档案的优越性及其风险防控措施

邢艳波

摘 要：随着国家经济发展水平和科技实力的提升，档案管理事业的发展现状与过去相比发生着巨大的改变，尤其在电子档案领域的发展中，更是得到了创新与突破。近年来。国家相关部门不断提高对电子文件档案管理的重视程度，并将先进的管理理念和技术应用其中，以此来为管理工作的开展提供便利条件。但是一些企业单位在进行电子档案管理的过程中，会出现一些问题，对于相关风险防范措施也不能进行有效的掌握。因此，电子文件档案管理事业的发展还需要得到进一步的提高。本篇文章就电子文件档案的优越性及其风险防控措施进行简单的论述，并提出了一些看法，仅供相关人士参考。

关键词：电子文件档案；优越性；风险；防控

电子文件档案管理在现阶段社会发展中扮演着非常重要的作用。在这个大数据时代，如果各企业单位在发展过程中不能选择有效的电子档案管理措施，那么就会严重阻碍企业单位的发展，同时还会在一定程度上威胁到企业单位员工的权益。因此很多企业单位在近几年的发展过程中，会提高对电子文件档案的重视程度。对于一些风险防范问题也会进行深入的研究与掌握。但是电子文件档案的风险具有一定的不可控性，还需要相关管理团队能够根据风险出现的原因和风险特征制定合理的解决方案，同时还要对相应的风险进行有效的防范。这样才能在最大程度上提升电子文件档案的管理质量，促进电子档案行业整体的发展。

1 电子文件档案的优越性

1.1 提高工作效率

与传统的档案管理方式相比，电子文件档案管理能够有效的提升管理工作的效率。因为传统的档案管理方式多适用于纸质档案管理，如果将其投入到电子文件档案管理中，那么不仅会阻碍电子档案管理工作的开展，还会增加工作人员的工作压力。随着互联网信息化时代的到来，档案管理逐渐趋于电子管理模式发展。这种档案管理模式能够在减轻相关工作人员工作压力的同时，降低工作难度，有效的提升档案管理工作的效率和质量，是一种受到很多企业单位认可的档案管理方式。

1.2 节省档案存贮空间

在对纸质档案进行管理的过程中会占据企业单位很大的空间。因为档案的种类和数量都比较大，所以需要准备充足的空间，供纸质档案的存放。另外，纸质档案在管理过程中还会出现一些问题，比如纸质档案会受到气候环境的影响而出现潮湿现象；纸质档案由于存储不当会出现破损或丢失现象。这些情况的出现不仅会给档案的管理工作增加一定的难度，还会浪费大量管理实践和成本。

但是电子文件档案的出现就能在很大程度上解决这些问题。因为电子文件档案在管理的過程中，相关工作人员只要通过计算机等设备将档案信息进行录入，那么档案资料就会存放到计算机或电子设备中。这种方式不仅能提高工作人员的工作效率和质量，节省了管理时间，降低了管理成本，还会大大节省大量存储档案的空间。另外，电子文件档案不会受到环境因素的影响而出现潮湿等情况，对档案起着有效的保护作用。

1.3 保密性高

前人为了将重要的纸质档案很好地保留，防止被人窥见其中辛密，多会建造类似于现代防空洞一样的幽深密室，亦或在隐秘之地挖掘秘密窑洞将档案深埋，费时费心费力还多有此地无银三百两之嫌。而档案管理的电子化就省事得多了，将所有的文档归于小小的计算机里，一个保密设置密码锁一上，任你是有千军万马还是能工巧匠均无法窥探丝毫。并且电子档案可设置成单分文件阅读，如此就连卷宗的查阅修改人员也只能查阅其所需要的部分，无法借机阅读档案的其他文件，从而保证了文件的保密性。

1.4 便于查阅

传统的纸质档案是人工进行编辑、修订的，立卷人多是根据自己的理解进行编译，对于立卷标准的尺度掌握带有强烈的主观意识。这就为后来翻阅的人增加了阅读理解难度，常言一百个读者有一百个哈姆雷特。但若文书档案由微机进行管理编译成电子文档。档案人员就可以从繁琐的整理工作中解脱出来，从而把时间和精力放在档案编研及二次信息开发利用上来，这就较好地提高了文书档案的管理工作质量和利用效率，从而保证了文书档案能够发挥出更好的时效价值。

2 电子文件档案的风险防控措施

电子文件档案的形成得益于高速发展的电子科技，它有着传统纸质文档所无法比拟的优越性，但也有着其自身固有的风险性。我们不仅要充分利用计算机技术和网络技术，更要建立健全电子文件及电子资料管理制度，提高电子文件制作及电子档案管理人员的素质。

2.1 做好电子档案使用中的控制与管理

首先，要进行使用权限的审核，根据各种人员设置利用级别，进行利用权限的认定。其次，要严格控制电子档案的可转换性以保证电子档案的安全。做好拷贝的提供与回收管理。应尽量避免把载体上存储的信息全部拷贝，采取技术手段防止所提供拷贝的资料再复制。第三，要加强电子档案使用中的安全措施，对电子档案的信息内容根据密级层次进行有效管理，系统要对利用的全过程进行有效的跟踪监控。

2.2 建立统一的电子文件管理体制

首先，应实行文件管理与档案管理统一领导和规划，使二者同步发展；其次，要将文件管理的前期指导与控制纳入档案部门的工作职责，确保从文件的形成、归档到查阅、利用等各环节都在档案部门的统一监督指导下进行；再次，要制定科学、合理、统一的电子文件归档管理标准；最后，档案部门在接收电子文件时，要对归档电子文件信息内容的原始性，真实性进行鉴定。

2.3 优化专业结构，建立一批新时代的档案管理人员队伍

档案部门应重视和加强对档案管理人员的培养。一方面，要多渠道引进专业的技术和管理人员，尽量使用素质高，思想好，责任心强的人员做文书、档案工作。另一方面要对现有的档案人员进行专业培训，特别是加大对现代科技知识和电子技术的培训。档案管理部门应尽快改变保管型人员过多、结构单一的档案队伍现状，建立一支具有较高素质，结构合理，适应信息时代电子档案管理需要的新型档案工作人员队伍。

结束语

虽然在现阶段的发展过程中，很多企业单位都能对电子文件档案管理加以重视，同时还会建立符合发展需要的管理制度，以此来提升电子档案管理效率和质量。但是电子文件档案管理过程中的风险问题还是时常发生。这种情况的出现不仅体现着电子文件档案管理工作仍然存在难点，还间接的反应出现阶段电子文件档案管理水平还没有达到一定的高度，部分工作内容仍然需要进行改进与完善。因此，电子文件档案管理事业在日后发展的过程中，不仅需要对相关管理内容进行深入的分析与了解，同时还要根据实际情况制定科学合理的风险防范措施。这样才能有效提升电子文件档案的管理水平，为企业单位发展奠定良好基础。

参考文献

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