事业单位档案管理信息化建设问题与对策探究

陈浩

摘 要：档案管理作为促进事业单位发展的重要一环，对事业单位的发展具有十分关键的作用，伴随着信息技术的不断进步与发展，档案的信息化建设已经成为事业单位档案管理工作的必然趋势，本文在此背景下对事业单位档案信息建设问题进行了探讨，并且针对其中存在的问题提出了几点切实可行的建议，以期促进事业单位的全面发展。

关键词：事业单位；档案；管理；信息化；建设；对策

1 引言

档案管理信息化建设对其它工作的顺利开展有着极大的影响，它不仅有利于事业单位档案资料的永久保存，同时也有利于事业单位有效地管理档案信息、提升档案的职能，在一定程度上促进了事业单位档案管理工作的可持续发展。在新的时代背景下，信息技术的发展给档案管理工作带来了一定的机遇与挑战，事业单位应当抓住这次机遇，全面关注信息化建设对档案工作的重要作用，确保档案管理工作能够真正服务于单位发展。

2 事业单位档案管理信息化建设中存在的问题

2.1 事业单位档案信息化建设缺乏高度匹配性

从最新的发展形势来看，大部分事业单位开始推行办公无纸化、信息化平台的建设，很多工作都能够通过信息化平台进行操作，这样的操作不仅能够提升资源利用效率，同时也在一定程度上提升了资源查看、调取以及使用的效率，打破了时间以及空间限制，提升了内部资源共享效率。但是，从目前的档案管理工作现状来看，信息化平台以及相关的软件并不能兼容所有的文件，在一定程度上降低了工作质量。此外，事业单位在使用局域网管理的过程当中，电子文件存储于资料库中，虽然方便查取并设置了使用权限，但是也会出现有管理疏漏而导致的文件丢失现象，造成电子文件无法实现共享状态。

2.2 事业单位档案信息化建设平台更新速度较慢

随着信息技术的不断普及，很多事业单位已经开始引入并使用信息化管理系统，但是，在实际使用过程当中，对于档案信息化建设的关注较为匮乏，进而导致档案信息化建设平台的更新速度缓慢，维护工作不到位，部分重要的档案信息资料得不到及时的更新，直接影响了其他工作的顺利进行。

2.3 事业单位档案信息化建设缺乏安全性

在对事业单位档案信息进行管理的过程中，很难完全保障档案信息资料的安全，事业单位中一些档案资料关系着国家机密，一旦泄露会给单位以及社会带来严重的影响。由于事业单位对于档案资料的鉴别以及区分管理意识较为淡薄，档案的存储以及管理存在很大的安全隐患，加之，档案信息化管理平台对档案安全管理匮乏，档案资料在审核以及共享保密性管理工作方面还不是十分到位，容易受到病毒攻击，甚至有些机密资料的使用是处于外网环境当中，加大了黑客入侵的安全隐患，极易导致档案资料的泄露与损坏。

2.4 事业单位档案管理人员的档案意识需要提升

档案信息化管理工作在事业单位的管理当中占据着十分重要的位置，是构成事业单位发展的重要组成部分，档案管理工作人员的素质决定着事业单位档案管理工作的开展质量。目前许多单位并没有对档案管理工作重视起来，认为这只是一项简单的资料收集与整理工作，因此重视办公室的业务工作，忽略档案信息管理工作，影响了档案管理工作的发展。在现阶段，單位档案管理人员门槛较低，对档案管理工作人员的选择与管理上缺乏重视，容易影响档案交接工作的开展。另外传统档案管理制度集中统一和分级原则，逐渐与时代发展不相适应，尤其是在各级人才机构缺乏自主决定权时，导致执行力偏软。

3 事业单位档案管理信息化建设的有效途径

3.1 事业单位应当提升档案信息化建设的相关标准

档案信息化建设是事业单位发展的重要内容，其中包含档案的收集、整理、统计以及服务等标准，只有在特定的标准之下才能有效的提升档案管理工作的效率以及质量，进而确保档案的准确性以及真实性。同时提升档案信息化建设标准还能完善档案数据库中的信息，实现传统的档案管理办法与档案信息化建设手段的结合，提升事业单位档案信息的利用效率。然而，从目前的发展现状来看，大部分事业单位依旧采取传统的档案信息管理办法，工作效率较低，因此只有将传统的档案管理手段与档案信息化管理相结合才能真正提升档案管理质量。此外实现档案信息化建设标准还需要不断加强现有档案管理人员的培训工作，全面提升从事档案管理工作人员的信息化技能以及综合能力，通过在单位内部开展活动形成互助互帮小组，让档案管理人员全面掌握档案信息化管理办法，从而有效的推动事业单位档案管理信息化的转变。

3.2 事业单位应该加强档案信息化管理的保密性

为了向社会提供更加优质的服务，事业单位档案管理工作应当不断推进档案信息化平台的建设工作，增加档案管理工作的便利性与准确性。在实际管理工作中，档案信息的保密性工作是十分重要的，因此事业单位要加大对档案信息保密性工作的关注力度，一方面，要加强档案信息化管理平台的保密性建设，设置档案管理平台的访问权限，档案管理者只有在事业单位的内网中可以进行登录，并且在查询档案信息的过程中可以通过设置档案信息管理负责人员的指纹来保障档案信息的安全性，确保只有档案管理人员才能进行档案查询。另一方面，也要不断加强事业单位档案管理工作人员的专业能力与道德素养，强化档案管理工作人员的培训，在提升自身专业素养的同时提升道德素养，确保档案管理工作的保密性，从根源上杜绝档案信息的

泄露。

3.3 事业单位需要注重信息化建设设施与技术投入

事业单位的档案的信息化建设离不开专业的设备以及技术支持，无论是硬件建设还是软件建设应当根据单位的实际发展情况来实施，在开发功能以及权限的设置方面要充分依据事业单位的实际情况来开展，全面提升系统软件的兼容性能，加强档案信息化管理平台的安全管理。设置档案信息化管理权限要保证机密资料无法在外网中进行操作，档案管理人员只有在内网中才具有查看的资格。另外，事业单位在开展档案的信息化建设工作时，应当以依托专业的信息化企业，及时完善和更新档案信息化建设平台，保障档案信息化管理平台的高效性与便捷性。在平台的搭建过程中，要做好测试工作，根据单位实际需求进行完善与修改，确保事业单位档案信息化管理平台管理工作能够顺利地实施。

3.4 事业单位应当协调档案管理人员与平台技术人员的关系

事业单位档案的信息化管理过程主要是依托网络技术，因此，网络技术人员是维护档案信息系统运行的关键所在。事业单位的档案管理人员主要负责档案信息资料的统一安排与管理，而网络技术人员需要保障档案信息化管理系统的安全与正常运转，只有两者相互协调相互配合才能确保档案信息资料录入的准确性与及时性，从而更好的提升档案信息管理工作的质量与效率。此外，科学完善的档案信息化管理制度能够保障档案管理工作的顺利实施，因此，事业单位可以依据本单位的实际发展情况来制定相关的管理标准，确保档案信息化建设过程能够有法可依有章可循，将档案管理工作纳入到考核指标中，明确划分岗位职责，做到奖罚分明进一步激发档案管理人员的积极性与主动性，为事业单位档案信息化建设提供强有力的保障。

4 结语

总之，事业单位对社会的整体发展有着至关重要的影响，我们应当充分借助信息技术来加强自身的档案管理工作，在实践过程中紧跟时代的脚步，充分吸取先进的科学技术促进事业单位档案管理工作的健康发展。

参考文献

[1]许莉莉.探究事业单位档案信息化管理的推动思路及举措[J].黑龙江科技信息，2016（8）：173.

[2]谢红.提升事业单位档案信息化管理建设的方法策略[J].中小企业管理与科技（下旬刊），2012（12）：47-48.