如何做好医院档案管理工作之我见

■张虹

山东省临沂市人民医院

医院的管理水平，特别是医院诊断、临床治疗水平的提高，一方面靠医务工作者业务水平的提高和工作经验的积累;另一方面就是取决于临床及各类档案资料的齐全与完整。医院各类档案的规范化管理，保证档案资料更好地为医疗、护理、管理水平服务，是做好医院管理基础工作的首要问题。

医院承担着医疗、科研的双重任务，由于其特殊的功能，使得医院具有深厚的文化底蕴，成为高学历、高科技人才的聚集地，也理所当然地最先受到现代信息波的冲击，作为医院管理重要内容的医院档案工作也面临着新的课题。

1 加强领导、强化档案管理意识

档案资源是一种潜在的生产力。加强档案管理，要正确摆正档案工作同医院中心工作的位置，做到服务于经济建设这个中心，是摆在管理工作中的首要任务。一方面要高度重视档案工作，加强对档案工作的领导，增强档案意识，提高人们对档案工作的认识。另一方面要千方百计通过各种方式、方法提高档案工作人员的政治思想素质和道德素质，不断提高其业务技术水平和工作能力。档案工作的特点，决定了档案人员必须“默默无闻为他人”，不计名利，兢兢业业，全身心地投入到本职工作中，同时，要始终坚持实事求是的思想路线，扎实的工作作风。医院档案工作者要按照有关法规，认真履行工作职责，检查、督促、指导、帮助相关职能部门做好各类档案的立卷归档，这是切实保证医院规范化、科学化管理的重要基础。医院档案工作人员是医院档案工作的管理者，对医院的档案工作实施全面的管理，在档案管理中起着领导、决策、指导、监督作用。

2 转变管理模式，实现网络化管理

档案工作本质上是一种基础的信息管理工作，随着网络的发展，档案工作也随之进入信息化、网络化时代，这是档案事业管理的必然趋势，档案信息检索现代化，是开发档案信息资源的手段。现代科学技术的发展，已经为档案部门实现档案信息管理的现代化提供了可能。现代化技术设备是时代尖端科学的结晶，是发展经济、繁荣文化、推动社会进步的强大动力。作为档案部门应多方争取，加大投入，配备现代化技术设备，这样既能提高工作效率，及时获取档案信息，增加和丰富档案的种类，又有利于开发信息资源，提高查准率、查全率，还有利于档案的科学管理与保护。

3 做好档案的开发利用，实现信息资源共享

档案信息资源的开发和利用，主要信息来源是档案管理部门的信息资料，是重要的信息资源，也是科技信息资源应用和交流的基础，开发信息资源，利用馆藏的信息资源和检索工具，有效地进行深加工，系统地组成便于查找的资源，提供出一定的信息内容和更好的服务给利用者。利用高科技手段，如电子文件、电子病历、远程会诊、网络传递、文件载体等，进行医院档案的电子化管理。电子档案的优点是检索方便、快捷，并适用于电子网络的传输。电子网络传输有传统传输方式无法比拟的优势，它的传输速度极快，能在极短的时间内送达利用者的手中。最大限度地资源共享，信息源不断扩大，易于保管。它的占用空间小，节省了大量的人力、物力和财力。以档案信息的开发利用，带动丰富档案信息资料，实现档案信息资源共享，保证了档案信息资源在医院建设与发展中得到持续、健康发展。

4 创造性地开展档案基础工作

（1）做好档案基础工作是医院改革的需要 我院多年以来，强化科学管理，实现了一系列的医疗改革。这些无疑给档案工作提出了更高的要求。

（2）创造性地完成档案的收集、整理、接收、保管档案工作是档案室的职责。从文件的形成开始就按照档案管理要求去做，确保档案质量、门类和内容齐全完整。我们采取两种形式:①各职能部门定期归档的档案按时进行接收;②有目的、有计划地进行整理医院改革过程中形成的档案材料，形成系列档案。

医德医风档案是医疗行业特有的档案，它记录着每一位医务人员的医疗技术、医德等，每年进行两次考评。我临沂市人民医院，始建于1891年，是一所集医疗、教学、科研、预防、康复为一体的三甲医院。全院高级职称专家526人。博士10人，硕士176人，取得硕士结业证书的235人，本科学历652人，专科以上学历477人，形成了一支人才荟萃、结构合理、技术优良、作风过硬的医疗队伍。有5000多名员工，工作量相当大;根据这种情况，我们对医德医风档案进行了全面设计，由原来的个人表格变为科室表格，节省了人力物力，做到了合理、科学，且降低了库房的占用面积，受到了医务人员的好评。

（3）注重特定时期形成的档案，丰富档案内容 特定时期形成的档案，反映了医院改革发展变化的特点。有目地的对这些档案进行收集、整理、保管，具有重要意义。

（4） 提高档案质量是档案基础的保证提高档案质量是一项重要的基础工作，是档案工作开展的基本条件和物质基础。为了有效地提高案卷质量，我们在案卷归档之前严格把关，要求分类科学、组卷合理、标题简明、整齐美观，保证了档案案卷内文件材料的完整性和系统化。

（5）依法治档，按章办事 我们建立了良好的制约制度，对损坏档案、拆卷等情况，视情节给予相应的处罚，收到了很好的效果。

5 积极为医院改革发展提供档案的开发利用

（1）围绕着医院中心工作提供利用。积极提供档案的利用，一是为领导决策服务;二是面向全院医务人员，为医疗、教学、科研、行政管理服务。根据我院深化改革的3个阶段，我们把档案信息开发利用作为重点，围绕医院中心工作进行服务。我们积极提供有关材料、图纸，使门诊改造顺利完成。同时，围绕医疗工作积极提供有关医疗类档案的信息，编写了《医疗事故纠纷汇编》、《科技成果奖汇编》等，为医院的科研、教学提供信息利用。

（2）发挥档案的凭证作用。档案利用较多的是科技成果鉴定获奖情况、人事任免、处理医疗纠纷等等。尤其是我们医院在科技兴院过程中，科技档案发挥了很大的作用，档案利用明显增加。

（3）健全规章制度。建立《档案人员职业道德》、《档案利用制度》、《档案的鉴定和销毁》等16项制度，使档案工作的各个环节都有明确的要求和制度的约束，并增加了声像类档案和照片类档案。

总之，档案工作要成为加快医院管理、加快改革步伐的纽带，提高预测服务与咨询服务能力。加强计算机在档案领域里的应用，逐步实现现代化管理档案。加大档案编研工作的力度，加强科研档案的开发利用。

[1]郭祥丽,严晓春.加强医院档案管理工作的策略[J.中国医院管理,2006,26(7)

[2]潘习龙,徐莉,赵茜倩等.医院改革——医改的关键环节[J.国医院管理,2008,28(5)

[3]张新芳.医院档案管理工作目前状况及策略[J.中国科技信息,2005,(21)