浅谈对项目监理资料的整理与归档

李爱军（甘肃三轮建设项目管理有限公司， 甘肃 白银 730900）

项目监理资料是项目监理工作中各项控制与管理的依据与凭证，是反映监理工作水平的一个窗口。项目监理资料的整理对工程进度、投资、质量的控制及安全管理工作具有一定的检查和促进作用。资料的完整性、准确性和规范化程度是监理工作成果优良与否的重要体现，也是当工程发生质量、安全问题或事故后追索举证时提供自我保护的依据。那么，应如何对项目监理资料进行整理和归档？笔者就这一问题，作以下探讨和交流。

1 项目监理部资料管理的总体要求

(1)对监理资料进行整理、归档及保管的依据是 GB /T 50319－2013《建设工程监理规范》和 GB/T 50328－2014《建设工程文件归档整理规范》。

(2)项目监理部需收集、整理的资料，从来源上可分为由监理自身在项目监理工作中形成的资料和外来资料(如业主、施工方提供的资料等)两部分；从归档角度可分为临时性资料和归档资料两部分。

(3)监理资料的整理与归档应满足“及时真实、分类有序”的要求。

(4)项目监理部要对监理工作实施过程中有关资料的收集、分类、组卷、归档和保管等全过程进行控制，确保监理资料整理与归档的规范、完整和及时。

(5)因施工过程中，监理部出具的监理文件均向建设单位报送有原件，故竣工阶段监理资料整理归档时，除监理合同另有约定外，应向本单位移交一份原件，向建设单位移交一份原件(如建设单位能将监理部曾报送的原件返回)或复印件。

2 项目监理部人员的管理职责

(1)总监(或总监代表，下同)为项目监理部监理资料管理的总负责人，并指定专人专职(或兼职)担任监理部资料员，负责建设单位、本单位、上级主管部门来文的收文登记、监理部对外发文的登记及监理部归档资料的分类整理；各专业监理人员应负责本专业施工报审资料的收集和分类保管。总监应经常性地对监理部资料员及专业监理的资料收集、分类管理工作进行检查和指导。

(2)项目总监应在第一次工地会议上与施工、建设单位商定本工程应采用的资料表格类型(房建、市政、水利、石化、石油、电力等)以及向项目监理部编报的施工资料份数(原则上不应少于3份，具体按施工合同约定执行；且每份报审、报验资料上必须以新版监理规范中的相关 B 类用表做封皮)。

(3)项目总监应在第一次工地会议上要求施工方针对本项目各单位、分部、分项、检验批或单元工程的划分编报书面方案，经专业监理与总监审批后实施(房建工程除外)。

(4)各专业监理工程师应随着工程项目的进展负责收集、整理本专业的监理资料，并进行认真检查，不得接受经涂改的报审资料；对需由项目监理部保存的资料，应于审签后及时提交项目监理部资料员登记、保管。

(5)项目监理部资料员在总监的业务指导下，负责监理部归档资料的收集、分类、登记、整理、立卷工作。应做到存放整齐、有序，便于查找和归档；如将不同类资料放在同一盒内时，应在资料盒的脊背处标明资料类别。

(6)对于已交归项目监理部资料员保管的监理资料，如本项目监理部人员需要借用，必须办理借用手续，用后及时归还；其他人员借用，须经总监同意并办理借用手续，由资料员负责收回。

(7)工程完工后，总监应指导项目监理部资料员对需归档的监理资料及时进行整理、立卷，并分别编制向建设单位和本单位移交的证书(附资料明细)；经立卷人(资料员)、审核人(总监)签字后，自竣工验收之日起 1 个月内向本单位技术部门办理资料报审手续。技术部门应在1周内对归档资料的内容和装订质量完成审验；对审验不合格的资料，应在提出问题和明确要求后退回项目监理部限期整改；对审验合格的归档资料，由本单位档案管理员确定档号，并在案卷封面、案卷脊背填写档号后存档，电子版与纸质版的移交证书均由本单位档案员统一保存，以便项目监理资料的检索与查询。需交付建设单位的，应在收到监理费尾款后及时予以交付，并将书面移交证书补充加入向本单位归档的监理资料中。

(8)交付本单位的监理归档资料，需同时向本单位档案管理部门拷贝电子版资料 1 份(不含施工方报验资料)。

(9)涉密资料按本单位的涉密制度执行。

3 归档监理资料的整理

(1)纸质工程资料应为原件，内容必须真实、准确，能够真实反映工程建设施工活动的全过程。

(2)资料组卷的排列顺序为：案卷封面(牛皮纸外包)、卷内目录、监理文件、卷内备考表。

(3)资料必须装订。装订时剔除原有订书针，采用线绳三孔左侧装订法，孔距 8 cm，孔距左边距 1.5 cm；装订要整齐、牢固。

(4)归档监理文件中属于承包单位编制的施工文件范畴的，项目监理部仅向公司归档；不重复向建设单位归档(如《工程材料、构配件、设备报审表》和《分包单位资格报审表》及其附件)。

(5)已装订成册，自成一卷的资料可不再重复装订(如监理投标文件、监理日志、收发文本等)。

(6)卷内目录要求采用打印方式。卷内备考表除立卷人、审核人签字与日期处手填外，其余均为打印；案卷封面内容以楷体或宋体手填，要求字迹工整、大小与填写内容适宜；案卷脊背处只填写档案编号。

(7)其余立卷流程、原则、方法、卷内文件排列、案卷编目、案卷装订按 GB/T 50328－2014《建筑工程文件归档范围》的相关规定执行。

4 工程准备阶段的监理资料明细

(1)合同及招投标文件：① 建设工程施工合同及施工招投文件(属建设单位提供的临时资料)；②各类建设单位与第三方签订的涉及监理业务的合同及招投标文件(属建设单位提供的临时资料)；③监理合同及招投标文件(属监理单位提供的归档资料)。

(2)勘察及设计文件(属建设单位提供的临时资料)：①工程地质勘察报告；②人防、环保、消防等有关主管部门对设计方案或施工图设计文件的审查意见；③施工图设计文件；④施工图设计文件的审查意见及设计答复；⑤节能设计备案文件；⑥测量基础资料。

(3)开工审批文件：①建设工程规划许可证及其附件(属建设单位提供的临时资料)；②建设工程施工许可证(属建设单位提供的归档资料；若为复印件，需加盖建设单位公章并注明原件保存部门后由责任人签字)。

(4)工程建设基本信息文件：①加盖监理单位公章(原印章)的企业资质证书复印件(属监理单位提供的临时资料)；②监理单位法定代表人授权书及总监质量终身责任承诺书(属监理单位提供的临时资料)；③总监任命文件、监理部人员名单及加盖公司公章(原印章)的人员上岗证书复印件(属监理单位提供的归档资料)。

工程准备阶段的监理临时资料(可为复印件)待工程完工后，交建设方或由项目监理部自行销毁；监理归档资料经整理后仅向本单位归档(不向建设单位归档)。

5 施工阶段监理资料明细

(1)监理工作指导性文件(属项目监理部编制的归档资料)：①监理规划；②各专业监理实施细则；③旁站监理方案；④安全监理方案。

(2)监理报告类文件(属项目监理部编制的归档资料)：①监理月报；②监理报告(或专题报告)、通报；③单位工程施工质量评估报告；④地基基础、主体结构等分部工程施工质量评估报告；⑤监理周报或日报(如有)。

(3)会议纪要类文件(属项目监理部编制的归档资料)：①第一次工地会议纪要；②监理部出具的专题会议纪要；③监理例会纪要。

(4)监理控制类文件：①监理通知单及监理通知回复单(属项目监理部与承包方编制的归档资料)；②工程开工令及工程开工报审表(属项目监理部与承包方编制的归档资料)；③工程暂停令、工程复工令及工程复工报审表(属项目监理部与承包方编制的归档资料)；④工程款支付证书及工程款支付报审表(属项目监理部与承包方编制的临时资料)；⑤施工进度计划报审表(属承包方编制的临时资料)；⑥费用索赔报审表及索赔意向通知书(属承包方编制的临时资料)；⑦工程临时/最终延期报审表(属承包方编制的归档资料)。

(5)监理工作记录文件(属项目监理部编制的归档资料)：①旁站记录；②各专业监理日志；③收发文本；④见证取样登记记录及见证试验检测汇总表。

(6)工作联系单(属归档资料)、来往函件(属临时资料)及监理内部文件(属临时资料)：①建设单位出具的工作联系单；②承包单位出具的工作联系单；③项目监理部出具的工作联系单；④建设单位函件；⑤施工单位函件；⑥其他(如设计、政府部门等单位)函件；⑦监理内部文件(技术性文件、法规性文件、监理单位发文等)。

(7)属归档的施工报审、报验资料(含附件)：①分包单位资格报审表；②图纸会审记录；③设计变更通知单；④工程变更单；⑤工程洽商记录(技术核定单)；⑥分部、分项工程报验表；⑦施工控制测量成果报验表；⑧隐蔽工程报审、报验表；⑨涉及消防、安全、卫生、环保、节能的施工主要材料、构配件、设备报审表及进场复试报告(房建、市政工程详见 GB/T 50328－2014 附表 A.0.1 和B.0.1～B.0.3 中施工文件标注“▲”的内容，其他工程参照执行)；⑩建设工程质量事故调查、勘查记录、质量事故报告及处理资料。

(8)属临时保存的施工报审、报验资料(含附件)：①施工组织设计/(专项)施工方案报审表；②涉及检验批、施工单位试验室等内容的报审、报验表；③非“(7)⑨”中所列的其他材料、构配件、设备报审表。

(9)监理部三标一体管理资料(属项目监理部编制的临时资料)：①项目环境因素识别与评价表；②项目危险源识别与评价表；③项目重要的环境因素清单；④项目不可接受风险清单；⑤施工现场不可接受风险、重要环境因素检查表；⑥法律法规及其他要求清单；⑦应急培训、演练计划与应急培训、演练记录；⑧员工岗位技能评定表；⑨建工程质量、安全整改结果报告；⑩项目监理部应急预案。

上述归档监理资料中，“(5)”中的“①～③”和“(7)”的内容，仅向本单位归档，其余资料向监理与建设单位分别归档、移交。针对 GB/T 50319－2013《建设工程监理规范》中涉及的“B”类施工报审、报验用表及所附施工资料和“C”类用表，项目监理部均应留存 1 份原件，以防施工方的资料遗失，并便于质量监督部门与本单位的资料核查。其中：属项目监理部临时保存的该部分资料，在竣工验收前，由项目监理部统一返还承包单位，并要求承包单位将所有“B”类施工报审、报验用表及所附施工资料和“C”类用表，统一装订于向建设单位移交的归档施工资料中。

6 竣工验收阶段监理资料明细

(1)监理总结：①监理工作总结；②监理单位工程质量评估报告(单表)；③监理资料向建设单位移交证书。

(2)承包方提交的工程竣工验收报告及单位工程竣工验收报审表。

(3)建设单位提供的竣工验收与备案资料：①工程竣工验收会议纪要；②工程竣工验收证书；③规划、消防、环保、民防、防雷、节能等部门出具的认可文件或准许使用文件(复印件上需加盖建设单位公章并注明原件保存部门后，由责任人签字)；④建设工程竣工验收备案表；⑤监理决算文件(如有)。

竣工阶段的监理资料均为归档资料，且仅向本单位整理归档(不向建设单位归档)。