高校外事档案管理中存在的问题及对策

关馨

摘要：高校外事档案是高校與外国团体或个人进行活动而形成的、具备保存价值的文字、图像、声像资料，是高校档案管理的重要组成。近年来，随着我国教育国际化水平的不断提高，我国高校的开放办学力度不断加大，高校外事档案管理的内容不断增多。与此同时，高校档案管理的信息化发展使得传统高校外事档案管理问题不断暴露，积极设计策略优化高校外事档案管理工作已成“当务之急”。本文围绕“高校外事档案管理”展开讨论，从三个角度出发对之进行了论述，希望能够为推动我国高校外事档案管理发展贡献绵薄之力。

关键词：高校 外事档案 档案管理

中图分类号：G275  文献标识码：A  文章编号：1009-5349（2018）21-0184-02

随着高校国际化发展速度的不断加快，高校外籍教职人员以及高校留学生数量持续增长，高校外事活动日益频繁。在如此背景之下，高校外事档案数量不断增加，档案规模不断扩大，社会对高校外事档案管理工作质量要求不断提高。为了保证高校外事档案内容丰富、形式灵活，能够为高校师生科研提供学术前沿信息，能够为高校方面优化管理提供历史资料和数据，高校方面必须重视外事档案管理工作，为保证外事档案的完整性和真实性不懈努力。

一、高校外事档案管理的意义

众所周知的是，高校外事档案记录了与外籍教师、外籍学生、教学相关的各项资料，是学校方面了解教师、学生实际情况，指导教育者调整教学方向，提高教育质量，方便评奖评优的主要参考资料。其次，高校外事档案能够为高校开展各类外事活动提供相应的参考，有利于高校方面科学调整外事活动战略，更好地落实对外交流合作。除此之外，我国的律法对外籍人员在我国的活动状况有所限制，外事档案有利于高校方面遵循相关要求对外籍人员进行身份资料核查。与此同时，高校外事档案还能够为离开我国回国的外籍人员提供工作活动证明。所以，高校外事档案是服务于广大师生、促进高校管理发展的宝贵资料，高校方面落实外事档案管理具有极强的现实意义。

二、当前阶段高校外事档案管理过程中存在的问题

近年来，随着我国人民思想认识的不断提高，对档案管理工作的关注度不断增加，高校外事档案管理因而获得了良好的发展机遇。在良好的外界环境下，高校外事档案管理工作一直在良性发展，管理质量和水平一直在稳步提高。然而，档案管理问题一直未能消除，这无疑制约了高校外事档案管理的发展，给其设置了障碍。

（1）档案管理制度不完善。国家教育部门对高校外事档案管理工作作出了相应的规定：外事档案材料必须实施统一管理，要保证其系统性、完整性、安全性、准确性，以便服务于后续开发利用。然而现实情况是，很多高校并未严格遵循国家教育部门的外事档案管理规范，对于外事活动相关的档案收集、整理、归档等十分随意且没有专人负责，大量宝贵的外事档案材料丢失、漏归，甚至被个人占有，严重影响档案后续查询、借阅，进而给相关部门造成不必要的麻烦和损失。

（2）管理人员不专业。高校外事部门负责外事档案整理、归档、立卷，然而当前阶段很多高校外事部门都没有专职的档案员，外事办公人员担任外事部门兼职档案员成为“常态”。由于外事档案管理人员为非专业人员，且高校方面并没有积极开展相应档案管理培训，进而导致档案管理人员在处理外事档案管理工作时极容易遭遇各种问题，进而导致诸如归档立卷流程不科学、档案整理不规范等问题频发，一方面影响了外事档案管理的效率和水平，一方面容易影响外事档案管理的价值，影响外事档案管理工作的发展。

（3）管理手段落后。档案管理信息化发展是档案管理发展的“大势所趋”，更是高校外事档案管理发展的必然。然而当前阶段，部分高校内部的外事档案管理仍然没有形成信息化格局，外事档案管理对人力依赖性过高，各种先进的外事档案管理手段未被有效应用于管理过程，进而导致归档、立卷、上架、保管等工作费时费力。档案管理人员疲于应对常规的档案管理工作，没有多余精力投入档案管理创新改革，档案管理难与高校外事工作接轨，档案利用率低，档案价值发挥难以保障。

三、优化高校外事档案管理的策略

优化高校外事档案管理、提高高校外事档案管理水平、确保高校外事档案充分发挥自身价值是当前高校外事档案管理的“当务之急”，高校方面应该积极设计策略促成上述工作落实。笔者认为应当注重如下三点：

（1）健全相应的管理规章。国家方面关于高校外事档案管理的法律法规为高校落实外事档案管理优化提供了框架，高校方面必须严格遵循《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》等。与此同时，高校方面应该充分考虑自身的实际情况，在国家法律法规基础上制定细化的外事档案管理办法，规定外事管理的内容、范围等，规范化外事档案管理的流程，以便于档案收集、整理、分类、编制、使用等科学合理。值得一提的是，为了保证档案数据真实、可靠，管理细则中还应该强调档案管理部门相关人员的责权，要确保主管领导重视档案审查，并对所有档案签字，以保证档案有较高的使用价值。

（2）提高档案管理人员素质。首先，高校方面应该定期开展档案管理人员培训活动，要全面提高档案管理人员的档案管理知识储备量和技能水平，使其明确与档案管理相关的理论，能够妥善处理档案管理相关问题，凡事做到“有据可依”。其次，应该及时对档案管理人员进行外事档案管理教育，要帮助档案管理人员明确提高外事档案管理质量的重要性和必要性，端正其档案管理观，提高其档案管理的重视度。最后，高校方面应该积极吸纳优质的、掌握现代档案管理技能的优质的档案管理人员，要用新鲜血液鞭策现有的档案管理人员，促使其积极主动地提高自身素质，努力打造优质的档案管理团队。

（3）合理使用先进的现代档案管理技术。信息化档案管理不仅能够提高档案管理的质量，还能够保证档案管理的效率，减少档案管理人员的工作量，为档案管理人员创新档案管理形式创造有利条件。因此，高校方面应该重视在外事档案管理过程中引入先进的现代化档案管理理念、自动化管理手段、网络化管理技术，要善用计算机网络实现数据采集、处理、归档等，努力打造一体化的高校外事档案管理体系。

四、结语

综上所述，高校外事档案记录了高校与外国团体或个人关于学术交往、人才交流、科研合作等相关的资料，是高校内部一笔非常宝贵的财富。合理利用高校外事档案于促进高校发展能够产生非常积极的影响。然而就现实情况而言，当前阶段高校外事档案管理过程中还存在问题，高校外事档案管理与高校外事工作不同步，落后的管理水平阻碍了高校对外工作质量的快速提高，影响了高校国际化发展战略的实施。高校方面应该正确认识高校外事档案管理的意义，从外事档案管理问题出发设计相应的档案管理优化策略，利用提高高校外事档案管理水平，推动高校档案管理工作发展，为高校良性发展创造有利条件。

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责任编辑：景辰