如何提高办公室档案管理科学化水平

（黑龙江日报报业集团 哈尔滨 150010）

一、现阶段档案管理的基本方法

与办公室相关业务工作的资料收集、保存是办公室档案管理工作的重要内容。档案具有事件的完整性和历史的真实性，真实记录某一人物或事件过程的，为后续相类似的工作提供借鉴与帮助。在规范化档案管理工作中，收集与保存完整档案与相关资料是管理工作重点。

近年来档案电子化已逐渐被人们所接受和认识，但仍保留着纸质档案，在绝大数领域具有电子档案不可替代性。但是在使用、管理和保管纸质档案的过程中，受管理制度和保管条件的影响容易发生受潮变质、损坏、丢失或烧毁等问题，一旦发生这些问题将造成不可估量的损失，造成有关事项无据可查，相关工作无法正常地进行和开展。

二、办公室档案管理中存在的问题

一是档案种类较为繁杂。办公室档案涉及方方面面种类繁多，需要不同种类分类管理工作十分繁重。办公室档案形式多样，以纸质（文字、图片、表格）为主、还会有电子类音、视频（磁盘、磁带、光盘）等。需要档案管理人员根据本单位的实际情况和工作实际，分门别类建立索引，按不同类别建立、存档，使用时方能快速准确进行查找。二是管理方法传统单一老旧。现阶段很多档案管理人员对档案管理因袭守旧，绝大数情况下采用传统单一老旧的方法进行整理，只是做到了保存，而没有是进行完善有效的管理，检索查找困难，形成了死档案，缺乏鲜活性，人们无法进行使用。

三、提高办公室档案管理科学化水平的必要性

档案对每个单位的各项活动全过程、每个人发展的历史沿革及相关信息，都有至关重要的作用，办公室档案管理工作必须高效正常有序的开展。档案管理工作科学化水平管理必须逐步提高，是保证实现社会进步的重要措施。为了让每一个档案都能够变成活的资源，提高办公室档案科学化管理水平势在必行。

四、提高办公室档案管理科学化水平的重要途径

(一)对现有档案管理方法进行变革

1.创新新时代档案科学化管理理念。传统管理档案方法形式单一，与新时代档案管理工作的要求存在较大的差异，对老旧传统的档案管理方法变革是大势所趋，是现阶段管理档案工作的首要任务，必须提高档案管理科学化水平，树立现代科学化的档案管理理念。

2.提供资金保障，购置管理设施。管理办公室档案科学化水平的提高，对档案管理的设备也提出了较高的要求，根据档案管理科学化的需求，配置硬件和软件，提供资金支撑。按照档案管理库房标准建设各项防护设施功能完备专用档案储存室，在档案管理室配置检索专用的计算机和打印机设备等。

（二）电子化档案与原始纸质类档案相结合

电子化档案的管理和使用随着科技的进步必将越来越多，对纸质档案管理提出新的挑战。档案管理方式转变为电子数据化档案与纸质类原始材料相结合的管理方法，提高了档案使用效率。当前网络安全环境极其复杂，对电子数据化档案加强安全管理。对电子化数据档案的数据进行加密储存，坚决杜绝由于网络安全漏洞等造成电子化数据档案的损毁和丢失等问题的发生。按期对计算机服务器等电子管理设备进行垃圾清理和病毒的查杀，防止因网络病毒侵入、垃圾文件堆积等原因造成档案的丢失和管理系统中毒事件发生。

(三)增强管理档案人员的科学化管理水平

管理档案人员是档案管理工作的第一责任人，时代变迁和单位活动的增加逐年增多了档案管理的类别和数量，逐步提高了对档案管理规范化的要求，对管理档案人员的综合素质提出了更高的要求。一是加强档案管理人员的专业理论知识，为档案管理人员提供全面业务知识的培训，努力地提高档案管理人员的专业知识理论；二是加强档案管理人员职业道德和素养的培养，全面提升档案管理人员的责任心、事业感和创造力，为全面做好档案管理工作奠定思想基础。

(四)建立完善的档案管理制度，依法进行管理

档案管理是否科学有序，关键在于是否建立了科学完善的档案管理制度。管理档案人员要完全依据国家《档案管理法》并结合本单位实际情况全面建立健全完善的档案管理人员岗位责任制和涉及各类档案移交、分类保管、统计、借阅、利用、定密原则等档案管理人员管理档案的管理制度。用完善的制度规范档案管理，实现依法依规科学管理。为确保档案管理工作科学高效，必须从健全完善的制度方面明确档案管理者的权利与责任，借阅使用人员应当遵守借阅规则，以制度全面规范档案管理工作和借阅流程。

(五)全面增强管理档案人员的责任意识

管理档案人员要具备高度的职业感，站在对历史负责的高度做好本职工作，科学规范地管理好每一份档案。在新时代背景下，作为管理档案人员，要改变对传统档案管理工作的认识，采取积极主动的措施改变传统档案管理工作中的缺陷，增强责任意识，准确发现问题的症结，向领导汇报存在问题的情况并提出切实可行的解决办法。为领导科学决策提供依据，全面规范档案管理工作，提高工作效率。增强管理档案人员工作意识的主要做法是：专门进行管理制度规范化的培训。专业培训要采用灵活多样的方式进行，本着在学中练、练中学的原则，加强管理档案人员交流工作经验和方法，取人之长补己之短，应侧重于培训效果，增强管理档案人员的责任意识。

（六）提高档案管理人员的专业素养

档案管理人员要具有较高的技术性和专业性。工作中要注重档案管理知识的学习，培养自身档案管理意识，及时更新知识，参加上级档案管理部门举办的专业知识学习班，了解和掌握最新的管理档案方式方法和法规。在工作中遇到问题要及时查阅学习档案管理方面的法律法规和专业书籍，指导实际工作，严格按照管理档案的规范和要求管理档案，逐步提高本部门的管理档案的科学化水平。

结语

办公室档案管理工作对于每个单位来说都至关重要，必须将办公室档案管理工作摆在重要的位置上，全面提高管理档案人员的专业素质和责任意识，加强档案管理的科学化、实现一体化管理档案新模式，做好相关的统筹规划和安排，提高本单位办公室档案管理工作的效率。■