基于信息化背景下传统档案管理工作的改革探讨

杨红

摘 要：信息化技术带给我国的现代社会体系的影响体现在很多方面，尤其是对于档案管理这项工作。管理人员积极寻求全新的档案管理方式，改变传统的档案管理工作应用的模式，要保留严谨认真的工作理念的同时，还引入了信息化的管理理念与技术。传统档案管理活动出现了诸多变化，只有通过改革才能使管理人员更为积极地应对权限的管理情况。本文传统档案管理系统的改革情况进行研究。

关键词：信息化背景；传统档案管理；改革；管理方法

信息化技术不仅仅改变了人们的生活，同时也给人们的各种工作带去了改变。无纸化办公是现代很多企业都存在的一种办公模式。而我国的档案管理工作也设计也受到信息技术带点来的冲击，提升了档案服务活动的便捷度，人们可以通过自己更喜欢的方式来获取档案服务。传统的档案管理工作之中的管理缺陷被填补，档案管理工作的服务性也有所加强。为了提升档案管理工作的整体工作水平，不少档案单位都开设了改革活动。

1 改革核心理念分析

1.1 丰富管理模式

传统的档案信息管理工作有时候仅仅是依靠对各个组织机构的重要档案信息进行手写复制，这在很大程度上会导致管理者利用手中的职务进行档案资料创建，这极大的阻碍了档案信息管理工作的发展。随着网络信息化管理技术的不断提升，我国利计算机用网络进行全面化的档案信息管理上传，解决传统的实物档案信息收集整理和归档保存的问题为我国信息化背景下的档案管理改革提供进一步的技术支持。档案资料信息化管理现在通过各种个人计算机网络和处理设备进行数理化档案管理，实现档案信息的高效管理。

1.2 资源整合

我国传统的档案信息管理主要是通过档案管理机构或者是各地区域所在的档案馆进行各个企业和学校的信息档案登记管理。传统的档案管理由于各个档案组织机构之间的信息交流不发达问题，造成档案信息资源共享程度降低。我国所处区域广泛，各个区域的档案组织机构无法深人各个生产企业进行实时的档案资料收集，也无法对整个区域内的档案信息资料进行进一步的审查，这就在一定程度上使得档案信息服务社会的作用得到限制。也很难在根本上解决现时代档案管理信息资源的根本问题。随着信息化网络技术的发展，我国开始利用数字化和网络化传播手段对档案馆和组织机构内的档案信息进行网络上传，打造全数字网络化信息平台，用户能够通过登录该平台进行档案资料检索，从而快速的找到所要检索的内容。网络化档案管理能够将档案信息资源进行有效的整合上传，从而利用整合规律的信息需求信息，给全社会提供全面的档案信息服务。

2 改革基本原因

随着我国各企业的档案信息资料越来越多，这就给档案管理工作者带来了极大的管理难题。传统的档案信息查询主要是依靠各个档案组织机构进行资料调集，然后再对资料进行选择性上传。用户通过浏览全部信息，找到适合自己的需求信息。但是在进行资料查询过程中，组织机构可能会因为各种各样的事情而导致查询者无法在规定的时间内完成档案信息查询，给档案信息事业的发展造成了极大的阻碍作用。随着我国计算机网络信息的发展，我国利用计算机网络化信息平台进行档案资料上传，用户仅仅可以通过在网络平台进行账户登录就能够对自己的个人信息资料进行实时查询。这种查询方式极大的便利了查询的操作方式，而且也保证了个人信息档案资料安全。这就要求各区域的档案管理机构要将所有的信息汇集到专门的网络化查询平台，这样用户就可以通过在平台上进行公众查询个人的信息资料。这时也要注意对其他个人信息资料的保密程度，利用现代网络技术进行数据加密，提高网络档案管理的安全可靠性能。

3 合理的改革行为

3.1 建设相应的管理平台

传统档案管理系统出现的最大的变动就是档案材料的存在形式，现代的档案材料从形式上来看与传统的档案材料存在明显差异，档案材料除了纸张这一种载体之外，还具有了其他的载体，纸质档案被转化为数据存储到档案部门的电脑之中，而管理人员的管理重心也逐渐向这类数据化的档案材料管理与使用工作上转移。因此管理人员需要根据数据档案的管理需要，建設专用的服务平台，完善档案部门的硬件以及软件设备，借助新型档案管理平台，管理人员可以建设管理站点，同时完善原有的信息搜索功能，借助这种搜索档案信息的功能来提升档案的信息化服务质量，对社会大众提出的信息需求进行满足。借助子系统来对具有传播价值的档案材料上传到平台上，注重适时更新档案信息，给档案查询着提供实时的档案信息服务。

3.2 完善相关的法规以及管理标准

在档案管理工作出现变动之后，相关人员也需要根据具体的变动，对与之相关的管理标准以及管理法规进行更改，尤其需要对其缺陷进行填补，比如原有的相关管理标准以及法规中对于数据档案材料的限定就比较少，而当这部分数据档案管理工作出现问题时，管理这难以凭借相关法规来处理问题，管理法规不健全还会影响到档案系统之中正常的信息交流工作。

除了相关的管理法规需要被改进，现行的管理标准也需要被改进，在管理人员定期完成上传档案数据的工作时，常常会出现以下这种问题：在不同的区域之中，管理人员选用的管理标准是不同的，这就导致档案信息丧失了通用性，因此管理部门应该为档案管理工作制定出合适的管理标准，应用管理标准来对档案资源进行配置，实现统一应用档案材料的基本需要。

3.3 管理人员自身的变动

在档案管理活动改革过程中，不仅仅需要对当那管理模式进行改动，同时管理人员自身也要做出一些改变，当管理工作之中应用的硬件设备种类越来越多的时候，管理人员在对新型信息设备的使用方式进行了解的同时，还需要掌握多种处理信息的技能，能够熟练地操作办公设备。

除了掌握多种应用档案的技术之外，管理人员还需要改变原来的工作态度与工作方式，原来的管理人员的工作职能单一，只需面对档案，而在新型的档案应用模式之下，管理人员除了面对档案材料之外，还需要接触到更多的服务对象，因此在具备成熟的管理能力的同时，工作人员还需要学会采用合适的沟通方式与服务对象进行沟通。

4 结束语

信息技术可以被广泛地应用到我国的各行各业之中，档案管理部门吸取合适的信息技术，将管理方法与信息技术结合使用，在遵守相关法规的前提下，开展了小规模的档案管理活动改革，参与改革活动的管理人员不仅仅将原有的管理方法与管理对象进行了改变，同时也积极地参与新型管理技术学习活动，借助学习来掌握更多的可用管理技术，提升管理效率，在完成日常管理与服务工作的同时，也在档案系统之中进行信息化建设工作。

参考文献

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