推进事业单位档案管理工作规范化郾曜蓟的策略研

高娟

摘要：事业单位档案管理工作具有保密性、公共服务性等特征，会受诸多因素的制约，在单位内部发挥着重要的作用，是实现规范化、标准化、科学化管理的关键。现阶段，事业单位实施档案管理工作时，面临诸多问题，严重影响档案管理的水平，不利于管理工作的有序开展，所以要根据实际情况采取有效的措施，积极推进事业单位档案管理的规范化、程序化、科学化、标准化发展。

关键词：事业单位；档案管理工作；规范化；标准化；策略

我国事业单位在新形势背景下获得了良好的发展空间，但其也会受诸多因素的制约，所以对其档案管理提出了更新的要求，需要做好档案的规范化标准化管理，加快推进新一轮事业单位的改革工作。对于事业单位而言，其档案管理工作还存在不标准、不规范的问题，制约档案管理水平的提高，所以要注重档案管理工作，采取一系列措施，实现档案的科学化、标准化、规范化管理。

一、事业单位档案管理工作概述

（一）重要性

档案形成于社会实践活动，旨在客观记录历史情况，属于确凿的历史证件与原始材料，所以做好事业单位的档案管理工作显得尤为重要。首先，对于事业单位的档案材料来说，涵盖了单位发展中的总结与成果，集中体现着单位的科学管理，通过应用和查询单位的档案材料，可为后期内部管理提供有力参考。其次，档案管理不仅是事业单位发展和建设记录的重要材料，也是职工人生经历的参考资料，有利于促进事业单位的长远发展。最后，由于单位档案具有保密性等特征，可为相关法律部门提供档案查询机服务，更好地保障单位权益，推进档案的规范化、标准化管理。

（二）现状

事业单位档案管理工作现状主要表现为如下几点：1.重视不足。当前很多事业单位开始意识到档案管理的重要作用，逐步完善档案管理工作，使其更好地服务于自身，但由于各种因素的影响，不能全面、科学认识档案管理，不重视档案管理，无法做好相关管理工作，导致档案孤本、分散等情况，难以符合系统、集中、优质的社会档案利用要求，不利于实现档案管理工作的良性发展。2.基础业务和法律规范意识薄弱。虽然有些事业单位完善了档案管理制度，但不能将其落到实处，组卷没有严格按照规范的要求进行整理，易造成组卷混乱问题；同时一些单位没有按照法定的程序来尚自销毁文件材料，或者是沒有开展档案鉴定等工作。此外，有些事业单位不能贯彻落实相关法律法规的学习，如《档案管理办法》和《档案法》等，没有充分意识到档案的优势，致使档案管理混乱，难以将工作落实到位。3.档案资源开发利用与管理设施有待加强。部分事业单位不能将档案的作用加以发挥，忽略档案资源的开发及利用，只关注档案的整理、收集等，片面认为档案不破损、不丢失即可。事业单位的档案室库房相对简陋、空气污浊，甚至堆放易燃杂物；接待室、办公室、档案室未实现三分开，档案保护设置缺乏齐全的配置。4.专业素质低且队伍不稳定。由于档案管理工作的专业性极强，其工作效率取决于管理人员的专业素质，而部分事业单位对档案工作的专业性加以忽视，导致人员频繁变动，加上人员专业能力不强、专业素质低等问题，这些都在很大程度上制约着工作的有序实施。

二、推进事业单位档案管理工作规范化标准化的策略

第一，提高认识，加强宣传。为了做好档案管理工作，事业单位应该加强档案宣传，鼓励人员积极学习与了解档案法律法律等方式，增强职工及领导的档案意识，让其从思想层面意识到档案的重要性，推动事业单位的持续、稳定发展。同时事业单位要保障档案管理人员的稳定性，要求工作人员应具备较强的操作性及实践性，拥有丰富的工作经验，大力培养人员的专业技能及综合素质，使其形成为社会服务的理念，熟练掌握及灵活运用现代化信息技术，推进档案管理工作的规范化标准化发展。

第二，加大档案信息资源的开发力度。事业单位要想达到档案的规范化和标准化管理，必须要打破传统的管理形式与工作理念，形成良好科学的管理意识，充分利用资源信息。同时单位落实档案应用工作时，应该对相应的档案进行参考，合理编辑单位实际发展情况，进而提高单位的知名度，保障不同部门的便利使用，推动单位的良性发展；或者是在档案管理工作中适当渗透现代化设备，为社会提供优质服务。除此之外，相关人员对档案资源进行使用时，需要积极完善和优化档案管理制度，进一步提高自身的专业能力及管理水准，满足档案规范化标准化管理的目标。

第三，遵循“以我为主”的立卷归档原则。无序的立卷组合是影响档案标准化规范化管理的重要因素，所以在管理工作中应严格执行“以我为主”的立卷归档原则，做好相应地文书立卷归档工作，实现便捷化的检索利用、完善化的案卷、最大化的档案保管利用价值。当然在实际工作中，事业单位应严格执行相关文件要求，切实解决好如下问题：1.明确立卷归档的重点，合理分工立卷，准确区分资料和文件，如很多文件资料在形式、内容等方面有所相似，这就需要针对具体的问题进行综合分析，防止档案管理的信息冗余及重复读，促进档案利用率的提升。2.对文件立卷归档的时效性进行准确把握，做好现行文件任务后方可归档或立卷，以免出现档案的无序管理。3.由于档案材料是否完整收集关系到档案的价值，而案卷的装订质量与立卷方法对档案管理效果具有重要影响，所以要妥善处理好案卷装订质量及立卷方法等问题，实现档案的规范化和标准化管理。

第四，深化档案改革及管理方式。新形势下，事业单位面临较大的工作压力，在检查、治理和管理的过程中会使用以往的检查数据，借助现代化档案管理的方式，对以往数据进行及时调取，促进监管效率的提升。由于档案材料类型丰富多样，单位人员在管理环节要维护档案资料，通过数字化扫描的方式来备份重要档案资料，做到妥善保管，节省工作时间，提高工作效率，推动档案的信息化建设。

第五，依法治档，明确职责。事业单位应该依法治档，构建系统科学的档案管理工作制度，保障档案管理工作按照制度化、程序化、规范化的轨道运行。值得注意的是，完善的机制和健全的机构是落实档案管理工作的基础，事业单位只有在内部成立综合档案室，合理确定档案人员、档案室主任、档案分管领导，对其职责加以明确，根据内设机构的具体情况配备人员，形成系统的档案管理网络，才能满足档案室工作实际需求。

三、结语

综上所述，档案管理作为事业单位管理工作的重要内容，在实际工作中还存在诸多问题，如重视不足、础业务和法律规范意识薄弱、档案资源开发利用与管理设施有待加强、专业素质低且队伍不稳定等，影响档案管理工作的顺利实施。因此事业单位要从实际情况出发，提高认识，加强宣传和档案信息资源的开发，遵循“以我为主”的立卷归档原则，深化档案改革及管理方式，依法治档，明确职责，从而提高档案管理的效能，实现档案的现代化、科学化、标准化、规范化管理。

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（作者单位：山东省威海市道路运输管理处）