浅析信息化时期的档案管理

卢苇

[摘要]随着社会经济的发展，互联网技术的不断进步，传统的档案管理方式已经不能满足工作的需要了，因此需要积极的利用信息化来进行档案管理，提速增效。本文第一部分主要介绍了现阶段档案管理工作中存在的问题，第二部分则浅析了大数据时代给档案管理工作带来的优势，最后一部分则重点分析了在信息化大数据时期优化档案管理的对策和建议。

[关键词]大数据 档案管理

在现阶段档案管理工作至关重要，直接关系到每一个公民的切身利益，而在大数据不断发展的背景下，档案管理这一领域也被信息化所影响，需要利用大数据的优势，提高效率、降低成本，提高档案保存的质量。

一、现阶段档案管理工作中存在的问题

（一）档案管理体系有待完善

在信息化时代背景下，形式多样的信息技术和数据处理的技术都在不断的深化，这就使得档案管理工作存在着一些技术不足，体系不完善等制度滞后性问题，而且还有一些管理人员对档案管理工作不够重视，认识不到先进技术对于档案管理工作的重要性。

（二）工作人员的综合工作能力不足

现阶段，有一部分档案管理人员的业务能力不够，培训不到位、业务不熟练，不能全面的掌握档案管理工作。有些部门仍然采用传统的档案管理方式，使档案管理工作效率低下，内容流程繁琐。还有一些档案管理人员自身能力不足，对档案管理工作不熟悉，不能熟练的运用各种计算机来进行数据操作，对于信息的整理与加工能力也不高。也有一些工作人员自身的责任心不够，在面对档案管理工作的时候，粗心大意，不把档案管理当一回事，导致出现很多错误。

（三）信息安全性较低

随着互联网的不断进步，各种先进的技术手段也得以提升，信息化的发展使档案管理更加集中化、多样化，但是在整个过程当中也加大了档案信息安全的风险。一些网络黑客、不法分子等利用网络技术对档案信息进行盗取，就造成了档案管理工作的不稳定。

（四）档案管理中互相推诿

在现阶段的档案管理工作当中，由于工作量巨大，管理部门的职能划分的不清楚，独立性不够强。一些部门因为受到工作压力的影响甚至会将档案管理转移到其他的职能部门，没有设置好专门的档案管理部门，没有专业的工作人员来保管档案，没有设置专门的档案室。

二、信息化给档案管理工作带来的优势

（一）提质增效

在进行档案管理工作的时候有效的利用大数据来进行数据的显示、收集、处理、储存等，不仅能够提高档案管理的工作效率，还能节省各种人力、物力与精力，降低成本。在傳统的档案管理当中，一般都是采用纸质材料来进行档案管理工作的，这样不仅会浪费资源还占用大量的空间，档案查找也十分不便。而现阶段采用大数据来进行档案管理，把大量的、复杂的信息保存在云数据当中，节省了时间与空间，还能进行数据的整理、速度快、成本低、效率高、操作简单，避免了人员手工整理出现的错误，提升了效率。

（二）提高档案保存的质量

在以往的档案管理当中，把传统的纸质档案放进档案室里，如果一旦遇到了特殊情况，比如火灾、水灾、地震等，就会很容易的造成档案的丢失。纸质档案也很容易受到虫鼠啃食。纸质档案在保存一段时间后，容易出现纸质老化、腐烂、破损、字迹模糊等现象，这样就加剧了档案管理的困难性。而在大数据的前提下进行的档案管理，完全可以避免这些情况的发生，提高了档案管理的质量。

三、提高档案管理的对策

（一）完善档案管理规章制度

在信息化背景下，完善规章制度是档案管理工作治本的保证。因此需要制定科学有效的档案管理规章制度，通过对市场调研，以调研的结果为标准，不断采用新器械新手段来进行档案管理工作，无论是政府机关还是事业单位，其中的档案管理工作都需要主动的谋求与技术公司进行合作，根据自身的实际情况制定相应的规章制度，将虚拟技术与云储存结合起来来进行档案管理工作。

（二）提高档案管理人员的业务素质

档案管理人员业务素质的高低决定着档案管理工作的高效与否。在信息化背景下，档案管理人员应该不断学习、创新利用信息化这个高效的手段，懂得利用信息化来进行档案的管理。其次要加强业务培训，提高业务水平，信息化要求的是能够全面的利用计算机来进行数据的处理与存储，因此要通过各种专项培训来提高管理人员的专业技能，定期的进行培训，不断更新档案管理的知识，最后要提高他们的责任感，保持在进行档案管理工作的时候能够认真的面对，避免人为因素造成的失误。

（三）加强档案管理的安全性

虽然信息化管理有很大的优势，但是在管理的过程当中也会出现很多不利因素，其中最突出的就是档案信息的安全性，因此必须要做好安全措施，设置好防火墙，防止黑客的侵入，同时还要注意避免将各种病毒通过优盘、拷贝等突进带入到档案数据当中去。除此之外，还要加强政府部门以及相关单位对档案信息管理安全性的重视度，加大资金投入力度，利用更加先进的技术手段，以及专业的档案管理人员，定期的检查档案信息的安全性，保障各种数据的安全，避免信息的丢失与盗取。

（四）档案管理责任到人

首先需要明确档案归档的责任权限。并落实岗位责任制，使档案管理工作责任到人。通过聘请专业的人士利用计算机来检查档案的完整性与正确性，对于不完整的或是不清晰的进行退档。其次要对收集起来的资料进行分类，认真的筛选各档案的用途、范围等，制定好档案管理规则，最后要注意做好档案的编目工作，结合自身单位的实际情况，利用大数据来进行管理和利用，实现档案管理的科学有效性。

四、结束语

在现阶段我国的档案管理利用信息化水平已经取得了很大的进步，但是在实际的管理当中仍然存在着一些不可忽视的问题，其中最突出的就是档案管理体系不完善、工作人员的业务工作能力不足、信息安全性低、档案管理中责任不明等问题，急需要寻求有效的措施来解决问题。

因此通过完善档案管理规章制度、提高档案管理人员的业务能力、加强档案管理的安全性、档案管理责任到人等措施，来不断的更新档案管理工作的技术，为档案管理工作提供更优质的条件。