略谈新形势下如何创新档案管理工作

郑涛

[摘要]档案工作者应该不断更新观念，创新理念；更新知识，创新管理，掌握档案工作的发展规律，树立现代化的档案管理意识，与时俱进，以服务为宗旨，以创新为主题，促进档案管理工作实现现代化科学化。

[关键词]档案管理 服务创新

随着知识经济的提升和社会现代化的推进，现代信息技术、网络技术的广泛应用，我国的各项领域发生了很大的变化。作为档案工作，面临着前所未有的机遇和挑战。在新时期，档案工作者要抓住机遇，迎接挑战，与时俱进，开拓进取，提高档案管理水平，促进档案事业的可持续发展，确立档案工作的不可替代的地方。

一、档案管理的最终目的决定了服务创新的必然性

档案作为历史的记录，知识的载体之一，汇集着大量的信息，且是最原始、最可靠的信息，具有不可估量的开发利用价值。这些档案资源只有开发利用起来，才能体现它们应有的价值。档案工作者的任务就是科学地管理档案，有的放矢地开发档案信息资源，以满足单位人员对档案信息的需求。然而，目前传统的档案管理模式仍占主导地位，档案利用率仍偏低，多数珍贵的档案资料处于“养在深闺人未识”的阶段，掩埋在历史的灰尘之下。档案的价值在于被利用，这需要通过人的劳动，通过一定的科学的工作方法来管理、开发才能发挥出来。为此，档案管理部门必须以新时代高度发展的电子科技为依托，实现档案管理服务模式的创新，从社会需要、单位需要的角度出发，以单位的利用者为服务对象，以所藏档案信息为服务内容，以多种服务方式为手段，为档案的开发利用创造一个广阔的空间，实现档案信息资源的共享。

二、加强档案管理创新体系建设

（一）模式创新

目前，单位档案室不是独立结构，其职能主要是执行和服务。随着管理体制改革的深化，应当改变档案管理工作的地位和作用，将档案部门分离出来，独立起来，变成档案管理的职能部门，由被动执行变为主动决策，将对促进档案管理变革具有重要意义。进而注重单位的未来方向，把握前瞻性的特点，在档案资源、档案人力、档案开发、外部环境等方面进行全方位创新，这样才能使档案机构高效、安全、到位，才能实现档案工作的超越，呈现档案事业不断发展的前景。

（二）思路创新

（1）管理理念创新。档案管理工作者必须解放思想，更新观念，改变过去盲目追求“小而全”、“大而全”，以藏为主，重藏轻用，被动服务，各自攻破，封闭自导的状态，本着“以人为本，服务至上”的服务理念，把满足单位的需求作为档案管理工作的中心环节和价值走向，以创新理念和创新行为来加强档案管理，开辟档案管理发展的新途径。把档案管理的知识化、科技化、信息化、社会化作为档案工作的管理目标。

（2）管理内容创新。档案室虽然收藏有单位文献资源，但是不可能把所有的文献资源收藏齐全。人们至今仍然会感到所藏资源的不足，难以满足单位的信息需求，必须调整，充实所藏内容，提高室藏质量。有目的、有重点、有计划地采集单位需要的档案资源，并对档案文献资源不断地进行优化、组织、集成，使其系统化、规范化、有序化，及时、准确、高效地为用户提供服务。

（3）管理方式创新。通常档案管理的好坏往往要通过对管理水平的评价来确定，如单纯地看档案管理场所、设备和室藏等。但随着时代的发展，档案管理主要應看档案室对资源的开发利用程度和服务效果。档案室的管理工作重心要转向对单位和档案员的管理，要最大限度地实现档案资源的开发与利用。

（4）人才资源创新。要树立人才资源是第一资源的思想，克服“见物不见人”和“重使用，轻培养”的倾向，要针对档案专业人员成长和工作特点，努力营造一种尊重个性、鼓励创新、信息理解的良好环境，努力造就一支业务精、作风正、工作实、纪律严的专业人员。要完善档案干部终身体系，不断提高档案培训质量，提升现职档案人员的文化和专业程度，切实增强档案干部和馆员运用专业理论解决实际问题的能力，特别要加大对优秀青年档案工作者的培养力度，加强多层次复合型专业人才队伍的建设，注重在实践工作中培养锻炼人才。

（三）手段创新

长期以来，单位的档案管理模式存在着较为严重的传统性的倾向，其管理方式或利用手段是手工的，严重阻碍了档案的管理水平和利用程度。因此，实现档案信息化管理，要积极参与机关办公自动化系统的设计与建设，做好库藏条目录入工作，实现档案条目录检索自动化，解决文档一体化问题，以提高工作效率和服务质量。主动地把档案工作重点与单位中心工作结合起来，实现管理手段方式的社会化、多元化和优质化。

（四）实践创新

（1）加强知识管理的核心是以人为本管理。发挥档案工作者主观能动性，内凝外联，改革创新，整体推进。要强化宣传，取得单位各方面的理解和支持，不断把单位档案工作推向新层次、新台阶。

（2）加强信息资源建设，开展资源整合。优化馆藏，提高档案利用率。强化信息技术利用。及时购买档案管理软件，扩大对于数字信息的发展、整理、组织以及使用，设计一个多功能并具有吸引力的网站来指导用户直接使用各种有用的网上资源。

（3）建立档案管理人才竞争机制，在工作中学习、成长。同时，注重档案管理人员的在职培训及继续教育，以保证专业知识的更新和扩充，防止其老化或停滞不前。同时，鼓励馆员利用业余时间参加各种继续教育课程的学习，如计算机课程培训、归档文件整理、相关档案法律文件、保密知识等。

总之，档案工作者应该不断更新观念，创新理念；更新知识，创新管理，掌握档案工作的发展规律，树立现代化的档案管理意识，与时俱进，以服务为宗旨，以创新为主题，促进档案管理工作实现现代化科学化。