实现办公室行政管理精细化的思路与对策

陈俊学

[摘要]当前，在各个行业和企业中，有一个全新的方向就是趋于管理精细化，这样的管理方式以科学管理理念为前提，进一步追求在管理环节切实做到精、准、严、细，并且以此为基础，有效降低管理成本，从根本上保证管理效率得以提高，在办公室行政管理的过程中，也正在趋于精细化管理，其最主要的目的就在于从根本上积极提升办公室行政管理水平。本文以分析办公室行政管理精细化的主要内容和要求为基础，并在这个基础上着重论述如何切实有效的实现精细化管理，希望为相关从业者提供有益的借鉴。

[关键词]办公室 行政管理 精细化 思路与对策

通常意义上来讲，所谓的精细化管理所指的主要内容是社会分工精细化，以及服务质量的精细化，同时，这也是现代管理的核心要求，它以常规的管理模式为基础，在这个基础上更加深化和完善管理环节，这样的一个过程能够确保从根本上把精细化管理模式的思想、理念和作风深入持续的贯彻落实到企业管理的各个环节。

一、办公室行政管理精细化内容

（一）保证精准的定岗、定责，确保权责制衡

在具体的管理过程中，要严格按照相应的标准来切实遵循定岗、定责原则的要求，促进办公室责任体系得到完善和健全。我们所讲的定岗，主要指的是根据办公室职能、相关的具体工作流程，以及相应要求，针对具体的工作岗位开展科学合理的安排，而所谓的定责主要指的是针对办公室的岗位职责，展开具體而明确的界定，并且进一步明确好各项工作的衔接程序和界定事项，以此来更加明确各自的分工，保证每一个人都能够各司其职。定标准则所指的内容主要是，根据局部或者整体上的功能实现最大化的要求，把相应的管理标准具体的分解到各自的工作岗位上，这样才能构建起一个相对科学完善的工作规范。

（二）优化各项流程，保证运作持续有序

要想实现办公室管理的精细化和科学化，就要确保有一个科学而高效的工作流程，根据现代企业的管理理念，对于办公室工作流程进行进一步的优化和完善，就要从办公室的职能出发，进行有针对性的信息调研，这样才能确保办公室工作能够简洁高效，并按照规定的流程办事，而各项流程一定要确保足够优化，保证简便易行、切实高效，在设计的时候就要保证流程的目标足够明确，并充分保证各环节之间能够实现充分的无缝对接和有机配合。

（三）保证细化考核评议，从根本上提升绩效

进一步明确相应的考核标准，满足预定的考核要求，针对办公室管理工作的程序化和易量化特征，应该在这个基础上，尽可能确保所涉及的量化指标的设计足够科学合理，对于那些主观性比较强且没有可控程序性的工作，要进行有针对性的设计定性评价指标，采取切实有效的办法，进一步结合现代的行政管理理念和系统，确立各项指标。

（四）打牢基础，确保各项制度健全完善

建立健全各项相关的制度，就需要统筹规划，从内部协调到外部延伸，创建良好的办公室工作管理机制，要打牢制度基础，尽最大努力规避事实上的管理空白，与此同时，也要注意集思广益，有效收集重大事项的集体决策，定期举行有效的专家咨询、听证和与之相适应的决策评估会，并建立相应的体制和机制，以此为基础，有效提高辅助决策的水平和质量。

（五）更新观念和技术，改进管理手段

在办公室管理的具体实践中，要与时俱进，更新观念，借助先进的科学技术，实现更加科学化的管理，在流程运转和工作评价中保证做到自动化和信息化。

二、办公室行政管理精细化的策略

（一）努力构建企业文化，完善核心理念

办公室行政管理精细化，主要要从细节和具体的环节把握企业的文化和核心理念，从整体上贯彻落实“放大抓小”的理念，从企业每一个细小的环节，充分体现出管理的成效。例如，办公室管理层的负责人员，要在适当的范围内，把下属员工的工作职责内的事情全部放开，鼓励他们去做，特别是业务部门，在遵守相应的经营准则的基础上，对于他们如何进行市场业务拓展和推广，要主动放手，办公室负责人积极配合，做好相应的督促和辅助工作。

（二）确立科学合理的制度体系，严格按照要求办事

我们所讲的“没有规矩，不成方圆”，在办公室管理的过程中，主要体现为确立好相应的科学合理的制度体系，保证管理方案和规定精细化，以事实为准绳，按照既定的效果来制定奖惩和约束制度，办公室内部要确定严格的控制标准，从根本上切实体现出公司的经营原则，从而实施精细化管理。

（三）从根本上提升员工的综合素素质

要想精细化管理从根本上得以切实有效的实施，就必须深入持续的加强对员工的心态、技能和相应的知识素养进行培训，并逐步提出更高质量的要求，确保员工更加职业化，专业化，切实提高员工的职业素质和职业技能，把具体的要求逐步渗透到个人的工作习惯和工作日常中，从人员素质和职业素养方面真正实现管理的精细化，通过对于工作人员的职业化培养，能够从根本上保障企业的管理流程，也更加职业化、精细化和标准化。在人才培养的过程中，务必要重视细节方面的管理，把细节管理严格执行下去，并持之以恒，贯彻落实到办公室管理的始终，办公室可以在每月所制定的《月度工作计划》中具体而细致的体现出办公室领域的具体工作和相应目标，并严格按照月初的计划进行具体的细化和量化，精细分解，明确各个阶段的负责人和任务目标，确保工作成绩和完成情况都能够一览无余。

（四）保证精细化管理持续深化

通常情况下，创新都显现在细节之中，细节又是创新的源泉，细节的价值往往体现在精细管理的实施过程中，其中最重要的是把规范性和创新性有机的结合，并能够贯彻落实并得以深化。要把规范性和创新性思维持续深入地贯彻落实到每一个具体的环节中，确保规范性的基础地位，创新方法和技巧要在保证具有规范性的前提下来展开，而规范性通常是精细化的表现形式，精细化从一定意义上来讲又是创新的动力，保证办公室管理精细化就要有“于细微处见精神”的细心和耐心。

三、结语

办公室工作种类繁多，管理内容十分复杂且责任重大，在精细化管理的过程中，就要做到事无巨细，恰当把握和处理。办公室工作的特点，决定它的工作流程必须按照规范化、科学化以及精细化的流程，并且要行之有效的构建起公文处理、接待以及会务和值班等一系列相应的制度体系和标准化流程，着重打造精品管理，从根本上确保全面提高办公室行政管理工作的精细化水平和质量。