浅谈中学档案信息化建设

孙洁

摘要：中学档案工作也要适应新时代的发展，所以利用信息技术做好电子档案成为主要课题，本文对电子档案形成和存在的问题进行了深入剖析，并提出了一系列解决的办法

关键词：中学；电子档案；信息化；建设

随着信息时代的到来，中学档案也进入新时代，传统档案建设模式已经不能适应新时代发展的要求，中学电子档案管理就成为我们的重要课题，信息化建设成为我们主攻的方向。

一、信息化建设的必要性和紧迫性

将信息技术应用到中学电子档案建设管理工作中，就能够进一步提高档案信息的真实性和原始性，将工作人员从繁杂的档案工作中解脱出来，从而保证中学电子档案建设的丰富性和全面性，有利于更好发挥中学电子档案的作用和功能，确保为中学其他行政部門服务。此外，在中学电子档案建设过程中，档案分类、收集和开发工作也是一项十分繁杂的工作，如果电子档案平台管理不完善，上述几项工作肯定会受到不同程度的影响。而将信息技术融入到中学电子档案建设管理中，能够避免上述问题的产生，从而更好提高档案工作的质量和效率。

二、电子档案建设存在的问题分析

1.电子档案建设没有形成系统性

相对于纸质档案来说，中学电子档案建设还属于一门比较新兴的事物。在很多中学档案建设和管理部门中，工作人员的思维模式和工作观念还停留在过去传统档案建设管理思想中，对中学电子档案建设的相关理论和知识认识性不足，缺乏对相关领域的全面认识，没有将中学电子档案和传统档案在工作形式、工作方法和工作对象之间的差异性进行很好的区分，对中学电子档案建设缺乏系统性和长期性的规划和建设。由于中学档案部门不注重电子档案建设，极大的限制了中学电子档案建设工作的开展，同时还很容易造成中学电子档案建设重复性，最终影响到电子档案功能的发挥，无法提高学校档案管理的质量和效率。

2.电子档案的真实性和原始性建设难度比较大

不管是纸质档案还是电子化档案，档案数据信息的真实性和原始性都是体现档案价值和功能的本质属性。对于纸质档案来说，其原始性和真实性通常形式上都比较单一，很容易区分，因此，纸质档案在辨别过程中比较简单，而电子档案在形成过程中信息很容易变动，信息形成之后能够被管理员修改或者删除，因此，电子档案信息很容易失去真实性。再加上电子档案和信息载体能够分离，利用移动设备能够对档案进行转移，因此，在电子档案建设和管理过程中，如何保证电子档案数据的真实性，如何对电子档案开展真实性检验，就成为学校电子档案建设过程中需要面临的一项重要课题。

3.电子档案建设范围要明确

电子档案建设具有储存信息量大，非物质化特征。电子档案建设需要借助现代计算机技术、网络通信技术和数据库储存技术，实现三者的有效结合，才能实现电子档案建设管理。在电子档案建设过程中，需要我们进一步熟悉掌握电子档案管理系统、储存介质的储存量以及建立完善备份制度。但是在系统建设过程中应该建设什么样的系统，使用哪种数据库技术，档案生成格式的确定等建设范围还没有一个统一的建设标准，电子档案建设范围难以确定，进而造成了电子档案建设和管理的适应性、兼容性和通用性较差，系统运行存在极大的不安全因素，电子档案安置和复制随意现象十分普遍，严重影响到电子档案的利用价值和正常功能的发挥。

4.电子档案安全方面容易遭受威胁

在电子档案建设过程中，主要利用计算机和网络技术开展建设管理工作，而电子档案文件在产生、传输和储存保管过程中都会受到储存介质、软件系统和数字化环境的影响。电子档案系统最终容易受到外界因素的影响，如电脑病毒、黑客攻击、人为操作不当等因素严重威胁到电子档案建设和管理的安全性。现阶段，中学在进行电子档案建设过程中对系统的安全性还没有进行有效的评估，在档案利用和管理环节方面还存在很多漏洞。档案内容经常被修改，在存取过程中相关信息很容易被覆盖，从而对档案信息的原始性和完成性造成严重破坏。

三、强化信息技术在电子档案管理中的应用

1.强化档案信息化基础设施建设，

中学档案管理部门应该将电子档案信息化工作纳入到本单位的总体规划中，强化电子档案信息化基础设施建设。进一步推进微机管理档案的进程，提高档案管理部门和各个科室计算机和网络系统的应用程度和水平，进一步发挥好档案室功能和作用。进一步强化档案部门内部局域网建设，将其和办公局域网络进行有效对接，并在校园网上使用档案网络管理系统，提高档案管理系统的兼容性、适用性和适应性，真正实现电子档案建设管理的数字化。

2.搞好档案信息资源建设

要充分利用好信息化档案管理软件，按步骤的将现有的档案信息及时实现数字化。在信息资源建设过程中，一方面由学校各个基层单位将本年度生产的归档电子文件目录按照档案部门的要求直接录入到档案网络管理系统中，降低档案部门工作人员的工作量，同时还能够保证各个部门档案原始信息的真实性，对加快实现档案信息资源共享有很大帮助。另一方面档案部门需要组织人力将中学原有的档案卷目转化为机检数据信息，根据电子化档案接受、保管、利用的相关技术手段，加强对中学各个部门电子档案的收集、鉴定、著录和归档，保证有保存价值文件的真实性和原始性。同时，还要严格按照纸质文件和电子文件并存的原则，实现两种形式文件的并存保管，最终对本校的档案资源有目的、有计划实现信息化建设和数字化处理。

参考文献：

[1]叶允励；浅谈中学档案管理工作者的新理念[J]；科教新报（教育科研）；2011年21期

[2]尹宝君；范宏；如何规范档案信息化管理[J]；科技创新导报；2011年20期