浅析高校报账难

郑伟健

摘要：在我国高等院校不断发展、高等教育质量不断提高、高校科研经费总额不断攀升和高校财务工作复杂程度逐年增强的前提背景下，原有的财务工作流程与现今对财务工作由核算向管理职能转变的高要求越来越不协调，不舍理之处愈加突出。本文阐述当前高校报账业务存在的问题，将各个影响报账的因素结合，分析报账难的原因，为提升高校财务效率提供借鉴。

关键词：高校；报账效率；信息共享

近几年随着高校教育事业的迅速发展和高校管理意识的提高，各高校对财务管理模式的认识也越来越深刻，具体到业务则体现为越来越科学的财务分工。与此同时，高等教育经费规模日益扩大与报账业务的日益复杂化以及历史遗留等问题，同样给高校的财务工作带来一定困难和挑战。

一、当前高校报销存在的问题

（1）审批流程烦琐。目前我国高校普遍采取“统一领导、分级管理”的管理模式，除了一些重大项目开支，校内各部门或学院都有一定的经费自主权，从原来的“一支笔”审批制度演变成如今的“多支笔”审批。超过制度规定限额的经费开支，还需要财务处及各级校领导的审批签字，有的一笔业务下来，签满了各类审批手续和签字，光在跑审批程序就已让大家叫苦连天。

（2）报账排队高峰期频繁。不少报销的师生因不清楚财务规定，报销的资料反复修改，前往财务处的次数增加。在传统的财务报账高峰期，如年底、学期初和学期末等，更会出现门庭若市的场面；为跟上国库支付进度的要求，不定期集中报销国库科研经费等，财务处的报账高峰期已经不仅在传统上的学期初、学期末，更有为了配合科研进度而出现频繁的高峰期。

（3）财务人员工作强度大、矛盾冲突严重。正如上文阐述的烦琐的审批流程，存在某些报账人员带着负面情绪前往财务处报账的情况，在被告知发票或相关票据不符合报销规定后，更是直接把报销流程一路下来的怨气出在财务审核人员身上，冲突不可避免。而审核科财务审核人员每天面对大量的报账人员，在审核单据前就必须熟悉掌握新会计制度的变化和来自各方面的报销规定或要求，还要想着怎样和报账人员沟通才能避免不必要的冲突，长期处于紧绷的精神状态。

（4）财务信息无法共享高校的财务系统。因数据安全的需要，往往独立于学校信息系统之外，导致财务机构独立于其他职能部门和学院，业务与财务机构的管理系统相互独立，形成信息孤岛。

二、问题产生的原因分析

1.存在的问题关系分析

上述提出的四个问题，先依次对四个问题进行编号：①审批流程烦琐；②报账高峰期排队情况严重；③财务人员工作强度大，矛盾冲突严重；④财务信息无法共享。四个问题相互联系，相互影响，并不独立存在。①②③都属于财务报账流程，④的存在导致前三个问题。

财务信息无法共享使得审批信息不对称，从而增加审批难度。由于信息无法共享导致报账时间过于集中，从而排队现象严重，业务量集中导致了财务人员工作量激增，间接引起人员矛盾和冲突。同样，信息无法共享使得部门问信息不对称最终导致经费在各个部门间的流转不顺畅；信息的无法共享也影响了预算上传下达的规范性。究其上述问题产生的原因可谓来自各个方面，有长期历史遗留问题、有高校本身内部机构设置上存在的纰漏、有人员业务水平不高等等。通过分析发现，解决财务信息的共享问题是解决其他存在问题的关键，如果财务信息实现共享，信息传递流畅后，很多问题都可以迎刃而解。因此，流程再造的重点应从实现信息的共享入手。

2.高校组织机构设置给审批带来困难

在高校财务审批体系中，拥有审批权的人员在其相应的研究领域拥有专业权威，但他们未必拥有同等程度的财务认知。他们只需对各项经费开支业务的真实性及合理性负责，而由财务审核人员依据财经法规加以规范控制，两者之间必然会产生一系列的矛盾和冲突。因此，组织结构的设置与业务流程之间应该是：组织结构的形成应该不仅仅考虑这个行业内的标杆流程，最终形成的业务流程应该在组织结构设计的基础上形成。

3.高峰報销频繁

导致报销时间的集中有以下两个原因：一是规律性。高校的教学及科研活动都有很强的规律性，多数教职工在学期初由于教学计划或学期末课程结束后、期末科研结题等原因，选择在学期初或学期末报账；二是人为性。一些报账人员对财务处存在望而却步的态度，为了减少前往报销大厅报账的次数，手中的报销资料越积越多。

4.财务人员业务水平有待提高

（1）财务人员素质有待提高。高校普遍存在“铁饭碗”的现象，缺乏竞争和激励机制，岗位的责任性和重要性不能很好地匹配。一边是工作要求越来越高、工作量越来越大，另一边是干多干少待遇都一样的薪酬机制，财务人员很容易产生慵懒、抵触和不平衡的心态。

（2）财务处报账业务处理技术支持能力薄弱、可操作性不强。高校业务处理技术支持薄弱，突出表现在报账软件的核算功能不全、安全问题、信息封闭以及业务处理操作不便等几个方面。高校的安全措施也不如企业规范，而且思维保守，缺乏尝试新业务和新设备的魄力。

5.报账信息不对称

（1）制度出台产生的信息不对称。近年来，随着高等学校教育经费的扩张，高校服务意识的增强，各级行政管理部门包括高校本身为了规范财务报销支出，相继出台一系列财务规章制度。这些新文件的具体条款往往与旧文件的规定有较大差别，高校财务人员从学习到理解，再到调整现有报账系统就必须花费一定时间，而各个高校的校领导、院系负责人、报账人员对新制度报销规定的改变普遍不太清楚甚至一无所知，这种制度出台产生的信息不对称给具体的财务工作造成很大障碍。

（2）新业务产生的信息不对称。随着高校与外校或者外界合作的机会增加，高校师生和教职工外出培训、学习、交流及校企合作越来越活跃。例如师生因科研需要与企业合作研发一款新产品，需要长期在外地企业做实验，住宿所产生的费用占科研支出很大的比例，大多数科研人员为了节省费用支出，会采用合租、住在企业宿舍等方式而无法提供正式差旅费住宿发票；又如很多教师会利用寒暑假的时间到境外参加会议或访问，从纵向课题经费中支出差旅费等。如果按照经费预算的一般规定，这些业务均无法正常报销，上级主管部门在制定报销规定时通常采取“一刀切”的政策，高校作为特殊的事业单位丧失其应有的灵活性，这也使财务处的审核工作处在两难境地。而且，由于高校财务工作的专业性太强，作为一般的报账人员无法从专业的角度去理解制度制定的内涵，导致在报账过程审核人员与报账人员的沟通不畅。

（3）部门间信息孤立产生的信息不对称。高效的会计工作也是事后算账、事后报账，信息传递的时效性较差。报账人员通常无法实时查询经费的余额、使用情况、可使用的各科目额度等信息，财务处审核人员更是无法了解票据所涉及的科研业务进展情况，这样就会产生同一业务重复报账或者审核人员不知所云的现象。同时，高校会计业务与外界信息隔离，实际情况只是将新的信息技术用在旧的工作流程上，没有从根本上改变工作流程，无法从新信息技术中获益。

6.成因间关系分析

以上几个成因普遍存在于我国现阶段的高校中，而且基本上都和财务业务流程的设置有关。若以财务处作为业务流程再造的主体，结合流程关联度和组织内外部两个维度对上述四个成因之间关系进行分析，如图1所示。

通过流程关联度和组织内外部两个维度的分析得出四个成因的解决方式。

（1）高校组织机构设置冗杂。高校组织机构的设置，可以说是存在于财务处主体以外的外部因素，财务处自身的业务流程再造，可以从一定程度上缓解自上而下这种层层设置的烦琐，但仅从财务处业务流程再造的角度出发，却无法改变当前高校组织机构设置上的局限性。所以，在财务业务流程再造的具体操作中，应着重于避免财务处内部的工作壁垒。

（2）报销时间集中。这属于财务处的内部因素，而且与流程设置的关联度很强，换句话说，通过对财务处报账业务流程的合理设计，报销时间集中的问题完全可以避免。在具体操作中，应该着重思考新的业务流程如何把集中的报销时间分散化，错开人流量高峰。

（3）财务处自身水平有待提高。这也是存在于财务处的内部因素，但是这点更多的是来自财务处内部管理人员业务素质和会计操作软件水平，通过流程再造能部分改善原有的困境，但想有成效显著，还要借助公平、合理的绩效考核机制和坚实可靠的技术支持。

（4）报账信息不对称。信息的不对称，主要是指财务处内部和外部均不能有效地获取和使用财务信息。在这里把它归集为存在于财务处外部的因素，要改变这种报账信息不对称的局面，需要財务处的报账人员与相关职能部门配合。在业务流程再造过程中，却可以通过与外部职能部门流程的配合设置来解决这种信息不对称的现象。

三、总结

通过分析存在的几个问题，得出制约高校财务工作效率提高的原因：高校组织机构设置给审批带来困难、报账人员报销时间集中、财务处人员自身水平有待提高、报账信息不对称等。通过分析发现，解决信息共享问题是解决这些问题的根本，如果信息的披露透明、传递流畅，很多问题都可以迎刃而解。因此，高效报账的优化应从实现信息的共享入手。