利用Excel和Word邮件合并功能编制流水号

潘红

日常工作中常常会遇到会议资料封面或者证书需要编流水号的场景，通常情况下我们可能将需要编号的位置留白，然后使用打码机手动一张一张打码编n-。这种做法比较费时费力，尤其在文件比较多时间又比较紧的情况下，如何更便捷高效地完成编号呢？

通过使用Excel配合Word白带的邮件合并功能可以轻松完成这项工作，具体步骤如下：

首先新建Excel文件，文件名白定义。切换到Sheetl表，在A1单元格输入“编号”作为表头，A2单元格输入1，向下拖动单元格，单元格数量以所需要的最大编号为准，点击“填充序列”完成1、2、3……这样的编号，如图1所尔，保存这个Excel文件留作备用。

这里有个小技巧就是如果需要001～099这样的带0的序号，可以在单元格前面先输入英文单引号，然后输人001，退出输人模式后单引号自动消失，同时左上角有个绿色箭头表示强制文本转换，如图2所示，这时拖动此点击“填充序列”即可完成。

打开要编号的Word文档，切换到“邮件”菜单，点击“开始邮件合并”右下角的箭头，在弹出菜单中选择“邮件合并分步向导”，如图3所示。

接下来我们需要使用当前文档来制作编号模板，通过右方“邮件合并分步向导”提示，首先选择文档类型为“信函”并点击下一步“开始文档”，如图4所尔。

接着选择“使用当前文档”并点击下一步“选择收件人”，如图5所示。

然后在“选择收件人选中“使用现有列表”，点击“使用来自某文件或者数据库的姓名和地址”下面的“浏览”，在弹出文件选择对话框中找到刚才在第一步中准备的Excel文件并点击打开。

紧接着在选择表格中选中Sheetl$，并确保“数据首行包含列标题”处于选中状态，点击确定，如图6所尔。

在邮件合并收件人对话框中，勾选所有編号并点击确定完成选择，如图7所尔。

完成上述步骤后同到“邮件合并分步向导并点击下一步“撰写信函”，然后在文档中使光标定位到要编流水号的位置，在“撰写信函”栏目下点击“其他项目”，如图8所示。

在弹出的“插入合并域”对话框中选择“数据库域”，再选中“编号”，点击插入，如图9所示。

完成上述操作后点击下一步“预览信函”，然后直接点击下一步“完成合并”，在“合并”栏下选择“编辑单个信函”，如图10所示。

在弹出的“合并到新文档”对话框中“合并己录”下选择“全部”，再点击确定，完成合并，如图11所示。

至此编完流水号的新文档将会自动创建，编号并作顺利完成。