浅谈建立数字化档案管理体系的方法策略

孔祥宁

摘 要：如今社会经济不断发展，与此同时共享的需求变得很大，档案管理工作变得复杂了不少，正是计算机此时的到来促进了数字化档案管理体系的建设，协调了这一切的发展。但仍然存在着一些问题有待解决，本文首先分析了数字化档案管理体系的重要性，接着分析了如今存在的问题，最后对管理体系建立的方法进行了简析。

关键词：数字化；档案管理体系；建立

1.数字化档案管理体系的重要性分析

1.1数字化档案管理有利于存储更多的内容

档案数字化的管理体系可以满足存储的要求随着企业数量增加和不断发展壮大，对企业管理的要求也在不断的加大，档案管理的内容也变得更加的繁杂， 传统的档案主要是以纸质为主，在存储上有着极大的限制，由于存储数量在不断的增加，传统的档案管理体系已经无法适应经济发展的要求，在使用效率上表现在低下的情况，在查找上也是极不方便的，这样就严重的影响了档案信息的利用和分享，面对这一要求，就要改变存储的方式，而数字化档案技术可以满足不断增长的档案数量的需要，扩大存储的空间，让档案可以顺利的存储，不再出现丢失、重复和互补的现象。

1.2 数字化档案有着存储和压缩的功能

数字化档案的存储和压缩功能在档案的利用中是十分关键的，这两点是数字化技术存在的重点，数字化档案不仅仅是在文字上数字化，在音频、图像、视频上都要进行数字化，数字化档案就是将这些信息压缩，以最小的空间存储最多的信息，而且在压缩的过程中，这些信息不会出现失真的情况，有效的减少了存储的空间，提高了存储介质的使用效率，解决了传统的档案管理中存在的问题。如今计算机和硬盘的存储容量在不断的加大，而且在成本上没有过多的增加，在这一情况下，档案数字化管理体系已经变得越来越成熟，为数字化档案的发展提供了较大的发展空间。

1.3 可以准确的分析数据

从数字化档案管理的角度来看，数字化档案管理体系需要提供出微观的数据，微观的数据会通过相关的网络平台公布数字档案的信息，这样档案的使用者就可以迅速的找到所需的档案，提高档案的管理水平，满足档案数字化管理体系的要求，强化系统分析体系，让档案管理体系稳定的运行数字化。

2.数字化档案管理中存在的问题

2.1 缺乏有效的领导

如今科技取得了很大的进步，越来越多的档案信息使得数字化档案管理体系建立的必要性越来越明显。但是从目前的情形来看，我国的数字化管理仍处于初级阶段，在一定程度上我们接受了数字化管理的存在，但是对于他专业性的知识储备我们并不具有。而且缺乏系统化的领导，数字化档案管理工作的科学规范虽有建立，但还不太完善。

2.2 数字化人才的缺失

如今数字化档案管理的形式普遍被工作人员接受，然而工作人员却缺少专业的知识，所以数字化档案管理体系的建立现在需要大量的数字化管理专业人才，

但是我国的数字化档案管理又处于初级阶段，所以人才严重缺少，结构构成不完善，尤其是高层次，高领域，高技术的创新型集合人才缺少，数字化管理人才的能力也是非常薄弱的，这些都是阻碍数字化档案管理发展的因素。

2.3 数字化硬件设备投入较少，软件功能混乱

在科技飞速发展的今天，计算机的更新换代是频繁的。而档案馆的计算机往往跟不上时代步伐和现代档案形势的发展变化，不能适应数字化档案管理体系的需求。影响了档案管理工作的全面开展。再加上有些档案管理软件功能单一，参差不齐，跟不上时代发展的需求，自动化水平低下一直困扰着数字化档案馆的进一步拓展。

2.4 数字化网络安全性能低

计算机网络应用是数字化档案管理体系不可或缺的一项主题，有网络的地方，就存在网络安全这一不可回避的问题。现在的网络中存在较多的安全隐患，易导致档案管理体系不能正常运行，甚至网络瘫痪。随着科技的不断发展，各种病毒等也变得高级和复杂，类型多样，层出不穷，对网络安全的威胁很大，很多网络系统都受到了攻击，造成了损失。

3 数字化档案管理体系具体建立方式研究

3.1做好数据库的备份工作，确保信息的安全

系统数据往往是十分重要的，所以需要采取定期备份操作来以防数据流失，而且有一些较大的数据库往往存储的数据更多，这一类就要采用双机备份的操作来确保信息安全，对于重要的信息，更是要采取多介质、多重备份，只有这样可以很好地来防止数据丢失带来的巨大危害。

3.2 预防病毒，防止网络档案系统遭受入侵

计算机是一个复杂的工具，其中的系统、软件更是多得难以计数，这就给了病毒的入侵机会，病毒对于信息的危害也是很大的，所以要用尽办法来防止病毒入侵。这就需要在计算机里装入防毒软件，在对防毒软件进行定期升级的同时还要不时地进行病毒查杀，除此之外，不能随便使用外来的光盘和磁盘，使用之前必须经过一番严格的病毒检测。

3.3设置权限、控制访问，保障网络系统的安全运行

虽说资源共享是这个时代所提倡的，但是该有的信息隐私还是应该有，要做到对隐私信息的安全保密，就必须对档案的使用者进行一定的权限设置，将档案做出细致认真的归类，分为加密、可公开、内部允许调阅、权限用户這几种类型。可以做到对私密文件信息进行保密，防止恶意盗取的用户进入数据库。

3.4构建优质化与无纸化相结合的档案信息库

采用数字化档案管理的另一缺点是档案信息是非常容易受到毁灭的，因为病毒的侵入以及网络自身原因种种，所以即使拥有数字化的档案管理数据库，还应该采用网络电子文件归档管理和电子打印设备构建纸质同步的档案将信息保存起来。防止信息的丢失，而且这样的操作可以解决很多问题，而且这些问题恰巧是数字化档案解决不了的。

结语：数字化档案管理体系的建立一方面使得档案管理工作变得便利准确，一方面使得资源的共享变得更加快捷，数字化管理体系能够很好地在建立数据库的同时对档案收集和整体的规则进行定制，能够很好地在收集资料时确保手机的收集和速度。方便了用户的查询，不受时间、地域的限制，只要有网络的覆盖，就可以实时地实现对于档案资料的使用，减少了管理人员的压力，使得能够更好地收集和管理档案，及时地解决档案的缺失和损坏等问题。

参考文献：

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[2]刘旭地.浅谈数字化档案管理的应用与发展[J].中国科技纵横，2011.

[3]孙志梅，王铁春.浅谈数字化档案管理[J].兰台世界，2011.