事业单位在档案管理方面存在的现状及相关应对机制

李凤琴

摘 要：本文结合事业单位人事档案管理进行分析。随着社会的变化发展，目前事业单位人事档案的使用需求日益多样化，对人事档案的全面、真实、准确性有了更高要求，因此为了充分發挥事业单位人事档案的作用，文章首先阐述了事业单位档案管理的基本要求，对事业单位人事档案管理存在的现状及其相关应对机制进行了探讨分析。

关键词：事业单位；档案管理；要求；人事档案管理；现状；应对机制

事业单位人事档案主要来源于相关单位所进行的人事管理行为和活动等，对人员的经历、思想、业务能力以及个性特点，还有专长爱好等进行原始的记录，从而形成具有使用价值和保存价值的文件材料。加强事业单位人事档案管理，对事业单位的发展具有重要意义，能够全面反映各职工的工作经历、奖惩情况及历史背景等，是事业单位人力资源管理工作的重要工具。

一、事业单位档案管理的基本要求

事业单位档案管理的基本要求主要表现为：（1）满足事业单位档案应用的要求。事业单位档案的有效应用是体现其自身价值的径直办法，搞好其开发更是事业单位档案管理的主要表现所在。要增强事业单位档案的有效开发应用，需要做好以下几方面：第一、需要共享信息资源。档案员在做好搜集、整理、评定及保存档案的同时，还需健全检索系统及汇编档案文件等资料，以便使档案使用者之需。以外，还要加强事业单位档案存放库房设备。第二、需要顺应时代变化的要求，把死档案变“活档案”，寻找出更为新型便捷的服务渠道，提升其应用的水平，这样不仅增加了社会效益，而且能促进档案工作健康发展。（2）事业单位档案管理需要依法治档。事业单位档案管理的根本在于依法治档。现代化管理档案设施，多样性档案载体及类别，直接影响着档案工作的方式。档案工作能持续不断地发展需遵循依法治档之路，新形势下的档案工作需对不同地方给予充分应用立法的权限，成立相应的档案法规。

二、事业单位人事档案管理存在的现状分析

事业单位人事档案管理存在的现状主要有：（1）管理意识现状。档案管理意识指人们对于档案以及档案管理工作这方面事务所具有的真实反映以及认识程度。大多数事业单位内部的管理者对于人事档案方面的管理意识在整体方面都比较淡薄，从而导致人事档案管理工作人员思想上的松懈。（2）管理制度现状。事业单位人事档案作为人才信息的主要载体，应该能够全面、详实地反映一个人工作经历、工作业绩、历史背景等情况，起到见档如见人的作用。但是目前我国事业单位人事档案管理工作中制度尚不健全，执行也并不严格，收集的材料不全面，无法准确地反映个人的真实情况，影响档案的质量且利用价值不高。（3）人事档案断档和人档分离的现状。第一、人才的频繁流动导致档案流失的情况增多，容易出现断档现象。第二、事业单位对新进人才档案核实不严格的问题。第三、人才的频繁流动同时造成了人档分离的现象，越来越多的人弃档不用。这些都将严重阻碍单位的发展，使单位内部的人事档案管理工作得不到完善。（4）事业单位人事档案管理工作人员素质的现状。事业单位人事档案管理工作人员作为人事档案管理的直接实践者，其素质的高低将决定档案管理工作的质量高低。事业单位人事改革不断的深化和发展，促使单位内部的管理机构获得不断的调整，很多事业单位方面的工作人员也都开始真正实现竞争上岗的制度，这就直接导致大多数原有的人事档案管理人员开始发生了巨大的岗位变化。新上任的档案管理者也有些没有接受过专业和系统的知识培训，从而导致在对人事档案资料进行整理收集和归档装订的过程当中出现一系列的问题。

三、事业单位人事档案管理现状的相关应对机制分析

1、提高事业单位人事档案管理的意识。随着人事档案日趋重要，需要加强事业单位内部各领导对人事档案管理工作的重视程度，进一步增强档案意识，重视人事档案管理类工作，认识人事档案管理工作的重要性，认真解决人事档案管理工作中出现的问题。还有定期规划研究人事档案管理工作，做到有计划、有落实。另外还要引导下级各工作人员对档案管理工作的重视，定期对其进行档案管理工作的培训，以提高其档案管理和服务意识，同时采取各种手段激励其档案管理工作的积极性。建立起人事档案的管理考核制度，必须要对人事档案的工作进行细致的思量和考核。

2、健全完善人事档案管理制度。事业单位当中的档案管理部门通常需要争取到领导的支持，这就必须做到档案的基础设施管理工作。应当建立起防火、防潮的专业防护措施，在库房当中也应当设立比如空调、灭火以及祛湿等相应设施。而且，必须要对各项防护措施进行定期的检查和记录。加大相应的资金投入，配备较为先进的计算机管理设备和设施。同时还应当完善管理制度，全面提高人事档案管理工作的制度化建设水平，因为人事档案工作是一项比较复杂的工作，所以就必须依靠相应的制度来进行制约，在真正实施起来通常会变得毫无章法可言。因此必须结合实际情况，制定出一套完善的档案管理制度。

3、合理建立人档分离的档案管理体制。为适应现今人才的高流动性，事业单位必须要改革其人档合一的制度，实行人档分离的人事档案管理体制。将政府人事部门负责的人才流动、教育部门负责的毕业生就业指导、劳动部门负责的就业服务等机构承担的管理职能脱离出来，将事业单位的人事档案管理工作重新划入政府工作范围，由政府统一进行管理。

4、不断提升从业人员的综合素质。人事档案管理工作人员的综合素质高低直接影响到事业单位内部人事档案的管理水平。事业单位应聘用素质良好的档案管理人员，有敬业心和责任心，有服务和保密意识，有刻苦钻研的精神和谦虚的学习态度，对自我进行不断的完善。同时要提高档案管理人员的待遇，保持档案管理人员的相对稳定性，并增强其积极性。另外，对档案管理人员进行定期的相关专业培训也是十分必要的，不断完善更新其专业知识，提高职业道德素质，并掌握相关的计算机网络技术，以促进档案的不断发展完善。

5、加快事业人事档案管理信息化建设。人事档案属于人才信息资源库，通过对各种人才信息资源的合理应用，来促使其最大限度的发挥出相应的作用，这就必须要将先进的科学技术手段融入到人事档案的管理工作当中，以此来实现提高档案管理工作的效率及档案本身所具有的寿命等。人事档案管理工作的现代化发展是人事管理制度发展和改革的基础和前提，同时也是我国社会主义现代化事业的重要组成部分。所以，就需要通过计算机技术来进行辅助性管理，通过计算机和网络也可以向社会方面提供相应的优质及高效的人才档案信息管理服务，并以此来实现人事档案信息资源的共享和管理。这样极大的提高了管理者对人事档案工作的管理质量和效率，并最终大大的提升了档案本身所具有的有效利用率。

结束语

综上所述，当前事业单位在人事档案的管理工作方面已经获得有效的完善和提升，但是仍然有些单位在人事档案管理工作中存在一些问题。并且事业单位人事档案作为事业单位内部人才的重要信息源及人才信息的主要载体，因此加强对事业单位人事档案管理进行分析具有重要意义。

参考文献：

[1]杨婷婷.分析事业单位人事档案管理的重要性[J].时代金融，2017（03）

[2]袁文芝.事业单位人事档案管理问题及对策研究[J].才智，2017（07）

[3]彭炬勇.浅谈事业单位人事档案管理的创新途径[J].办公室业务，2017（07）