谈高校教学档案的利用

文/许行珺

教学档案的利用效果与归档材料是否齐全完整密切相关，应善于运用利用工作的纠错反馈功能，针对利用中发现的问题及时查漏补缺。教学档案含有众多学生的个人信息，在提供利用中应对非利用者采取屏蔽、遮挡等措施保护学生个人隐私。为提高教学档案利用效率，应编制合理的检索工具，将利用率高的档案先行数字化处理，了解教学档案利用需求变被动服务为主动服务

高校教学档案利用量大，工作繁琐，有些档案馆新人入职先在这个查阅利用岗位上锤炼。利用服务是认识档案、了解档案的开始，往往繁忙的查阅利用使人难以安静下来思考。高校档案管理岗位模式设置各不相同，受学校规模、档案馆（室）建制及定编的限制，或采取档案收集和利用集于一岗，或收集与利用分开定岗，两种岗位管理模式各有千秋。我馆自2009年起采用档案的收集与利用集于一岗的岗位责任制，教学档案管理岗位负责收集本科、研究生及成人教育的教学档案并提供利用服务。一岗制实施10年来，笔者通过丰富的教学档案利用及收集方面的实践，积累了很多利用实例，对利用工作有了进一步的理解。

一、利用与归档的齐全性

我馆依据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》及《高等学校档案工作规范》，编制了《西安理工大学档案管理文件汇编》及《西安理工大学档案归档范围与利用手册》。根据学校的管理规范，每年例行收集教学档案。

在档案利用中，有名2000年左右退学的学生来馆查阅利用他在校时所修课程的成绩。退学学生学籍异动情况在教学文件中有记录，退学学生数量极少，退学学生成绩单在2000年以前并未单独抽离出来立卷存档。退学学生想利用成绩单，有的想继续参加成人教育等深造，以前有修过的课程可以免修，有的是求职时需要提供修过的课业成绩。鉴于利用方面的需求，每年收集教学档案会专门将退学学生的相关材料组卷归档。

高考录取新生名册作为重要的教学档案，每年按时立卷归档，查阅利用率很高。利用中有一例：有名转入我校的学生来查他的录取信息，我馆存档的是本校学生的录取名册，转入学生的录取信息存在他原录取学校。与学生协商后，从他原录取院校复制来他的录取信息存取。

利用中有各种不同的需求，少数甚或极少数校友的特殊需求有益地补充了归档不易考虑到的情形，保证了归档资料的齐全完整。

二、利用与档案的保密性

学历学位认证是利用档案的服务之一，我馆目前承接官方正式认证机构及用人单位的认证需求。认证中大部分学历学位属实，也有个别不实的。假证的存在，警示我们利用中要保护学生的个人信息。

馆存档案存档对象面向学生集体，这一点区别于存取对象面向个体的学生的个人档案。个人档案中缺失的相关学籍档案往往需要从馆存教学档案中补充。

利用率最高的高考录取新生名册，以招生省市为划分单位，包含本省市录取新生的考生号、姓名、出生年月日、毕业学校、考试分数等信息。个人来查阅利用自己的录取信息，含有个人姓名的页面上还有众多其他人的信息。作为利用个体，无权获取其他人的信息。档案管理人员有责任保护校友个人信息，非利用人信息要屏蔽。同样，比如毕业生名册的利用上，也要屏蔽掉其他人信息，只提供利用人的信息。

利用的服务主体是广大校友，如果不注意保护校友的个人信息，众多校友的个人信息可能会被有意无意扩散，侵害个人隐私；再者，有些信息万一被不法分子利用，可能用来制假造假，混淆视听，影响学校声誉。因此，在利用中要注意保护校友的个人信息。

三、利用的纠错功能

教学档案收集量大，管理人员审验归档档案时有可能百密一疏，出现个别纰漏，在查阅利用中呈现出来，就会得到解决问题的机会。

馆存研究生学位资料档案中包含开题报告、学位申请书、学生成绩单、答辩会议记录、论文评阅书等内容。每年检查归档资料都要逐一核验每名学生资料是否齐全。在利用中发现一例，学生的学位资料中成绩单是档案号序列中前一名学生的，于是仔细翻阅相邻档案号的资料，只有一名学生的成绩单误放为他人的成绩单，找对应归档单位研究生学院补上成绩单存留。

本科成绩单的查阅利用中，发现个别学生的成绩单有问题，与教务处教务科协商重出成绩单。

存档成绩单误放及成绩单出错误，这种小概率事件在审验大量档案时不容易被发现，具体利用中发现问题，及时解决，利用起到了纠错功能。

四、利用与检索

查阅利用中，经常利用的检索工具，往往是从前辈档案工作者延续传承下来的。应用了档案管理系统后，通过电脑操作检索便捷，前提是档案信息要录入管理系统。无论技术怎样进步，好用脱机的检索工具总是需要的，编制合理的检索工具，检索速度可以大大提升。

在查阅利用的实践中，笔者感到档案号依照毕业时间、院系顺序编制研究生档案案卷目录的使用不方便，有编新检索目录的需要。查阅利用的人一般提供研究生授学位年份、姓名、专业等信息，电子目录相对好查，而纸质的案卷目录不易查找。于是在补充审核了近25年的研究生学位资料电子档案目录的基础上，按照姓氏音序编制了几本研究生学位资料检索目录。姓氏音序检索目录使用以来，感到得心应手，检索速度甚至比电脑还快。

查阅利用实践中，首先要做的就是检索档案号，合理的检索工具大大节约检索时间，提高工作效率。实践中，提供查阅利用的管理人员最清楚怎样的检索工具好用，需要制作怎样的检索工具。

五、利用与数字化建设

档案数字化有利于保护原始档案，提高办公效率。仪器设备及管理经费允许的情况下，将珍贵老旧档案扫描处理存贮，是保护原始档案的解决方案。在处理老档案的同时，针对查阅利用量大的新进馆档案，节约查阅利用时间，提高办公效率也是迫切的需要。

根据查阅利用统计数据可知，本科生毕业求职、本科毕业于本校的硕士生求职、考研复试、出国留学等方面的需求，本科毕业生成绩单利用率在学生毕业两三年内最高。利用率高的是高考新生录取名册。

将利用率高的档案先行数字化处理，是我馆数字化档案的优先原则。

六、利用服务方式变被动为主动

利用中，可以发现大部分利用是随机的，不可预测的，但有部分利用有时间性。例如，次年将毕业的硕士研究生到本年度的秋季学期开始着手找工作，参加各种招聘会，会需要本科阶段成绩单。考虑到学生的这种需求，我们主动和各学院联系，请研究生班班长集中好信息，来我馆集中办理。这样节约了学生的宝贵时间，提高了办公效率。

将被动服务变为主动服务，这种服务方式的变化基于对学生利用需求的了解，是利用实践经验的积累。

综上所述，及时响应查阅利用需求是档案价值的直接体现，如果利用服务仅仅停留在提供完服务即止，不深入到档案产生的环节及整理的层次，不深入了解需求的各种情形，就不能充分发挥利用对于档案管理的反馈作用。如果档案收集和利用集于一岗，利用中自己发现问题，自己解决；如果利用独立设岗，需要及时记录并和负责收集档案的同事及时通报相应问题。总之，重视档案利用工作，勤于发现，及时记录整改，使利用能充分发挥在档案管理方面的反馈作用是档案工作者的职责。