基于人力资源管理信息化平台下人事档案管理信息化构建的思考

刘东进 杨莹

【摘要】以互联网时代为依托的信息化技术已经深入贯彻到现代社会的方方面面，而人力资源管理信息化平台的建立也成为了人力资源部门的重要工作任务之一，其中人事档案管理信息化构建更成为当前企业发展的着力点。本文从人事档案管理信息化构建的重要性入手，着重探讨了人事档案管理信息化构建的具体实现路径，以供参考。

【关键词】人力资源管理；信息化平台；人事档案；信息化管理

信息化平台的构建已经成为现代企业人力资源管理的重要依托，实现人事档案管理信息化不仅可以提高档案管理的水平与效率，同样也为人力资源管理水平的提高贡献了极大的助益。本文就人事档案管理信息化的构建进行了深入的探讨，为更好实现人力资源与档案管理的整合提供了借鉴意义。

一、人事档案管理信息化构建的作用

（一）提高人事管理工作效率

由于人事管理工作内容极为复杂、琐碎，又是企业日常运行离不开的基本事务，其中绝大部分工作任务都是在既有经验的基础上进行重复机械劳动，不但耗时长且过于枯燥。而人事档案管理信息化的构建以电子平台为依托，极大的解放了人力物力，减少了管理人员重复无意义的劳动，大大提高了工作效率，也提高了管理人员的工作积极性。

（二）促进资源整合共享

实现人事管理信息化后，各种人事信息资源不再以实物的形式出现，而是以磁信号和数字信号的形式出现，极大地便利了传输和使用。而且应用各种功能齐全的人事管理软件，还可以对现有人事信息资源进行分析整理，实现人事资源共享m通过这种形式，不仅可以为企业的人事管理提供更加全面的信息，同样为企业的决策提供了理论依据。

二、人事档案管理信息化构建的具体实现路径

（一）制定人事档案信息化管理目标

现代企业为了更好的实现人力资源管理，建立了人力资源管理信息化平台，内部设有全面系统化的档案管理系统与综合数据库，从而使得人力档案资料与系统资源管理手段有机结合，形成了企业内部的庞大数据库。在人力资源管理信息化平台中，人事档案管理信息化的构建有助于企业各个部门查询、参考所需的信息源，提高了人力资源管理部门的工作效率，同时也使得档案管理工作更加规范化、数字化，不仅可以更好的帮助人力资源部门全面掌握人力信息、优化内部员工结构，也为企业的未来发展提供了强大的数据支持。

（二）完善人事档案管理的方案设计

企业首先要结合自身的发展情况，借助人力资源管理的平台为依托，由人力资源部门将企业内部各个结构进行详细的统计与录人，掌握企业各个部门所领属的业务范围，详细填写业务信息，从而建立完备的结构管理体系。在企业内部的结构体系中，人力资源部门还应针对各部门所管辖的具体员工信息进行录人，这就要求人力资源部门充分明确自己的工作要求，全面深入的搜集各个部门内员工的基本信息资料，明确其工作岗位的调动情况，结合收集而来的资料进行比对、分析与甄别，最终将最准确、全面、有价值的信息予以整合，进行妥善的整理与安放。随后，要在人力资源管理平台中将所掌握的人事信息进行系统化的电子录人，凭借专业电子技术建立档案的查询服务功能、档案传递功能与信息综合统计，最终设置为成型的模块，为企业人事档案管理提供系统便捷的信息化服务。

（三）人事档案管理信息化构建的具体步骤

1.档案信息管理

档案信息管理是其中最为琐碎复杂的基本内容，要依靠人力资源部门收集员工的基本信息，包括详细的姓名、性别、年龄、工作岗位、担任职务名称等，再按照专门的档案标号予以标记，确保能够顺利查找。当档案管理部门接收到这些基本的人事档案信息后，档案管理人员还应该结合企业内部的变动与时间的推移，针对员工信息进行实时的更新与补充，及时改正错误信息、补充最新信息，同时还要定期进行查阅，将积存的无用档案进行排除，实现档案信息的最优化。

2.档案收集归档

通常档案归档主要是在信息系统中设置多个子菜单，一般包括档案材料的送交、鉴别、归档等模块，同时还要包括以L模块所分别对应的查询功能。此外，为了最大限度预防材料送交过程出可能会出现的错误情况，还应该增设材料送交的还原功能。

3.档案传递

人事档案传递是指人事档案在不同档案管理机构间的转移。因人事档案实行集中统一和分级负责的管理体制，故人事调配或员工职务晋升等人力资源业务，会使人事檔案的所属管理机构发生变化，而发生人事档案传递业务口。在档案传递的步骤中，要根据档案传递的具体业务来设计档案传递的下属子菜单。由企业内部员工离职等因素造成的档案传递，可以划分为调档申请、转递手续办理与查询统训等三个子菜单。而企业因招收新员工入职、集团企业内部跨级调动、岗位变动等调动而产生的档案材料传递，则可以在前者的基础上删去调档申请，增加档案转出、应转人档案、应接收档案等，构成五个子菜单。

4.档案查询与借阅

在人事档案的管理中，档案的查询借阅是最基本的业务范畴，由人事档案管理部门提供所保管的人事档案，借助一定的手段与措施，向社会各界合法所需方提供档案的基础查询借阅服务。在人事档案信息化管理的形式中，档案查询既可以进行本地查阅，同样也增加了异地查阅功能，借助互联网平台的数字化档案模式，可以轻松地实现远程在线查询，为使用者提供了极大的便捷。其中档案的查阅模块应下分两个子菜单，分别是提交申请与查询；而档案的借阅模块则由三个子菜单构成，分别是借阅、归档与查询。

5.档案查询统计

人事档案信息化管理的最后一步，要结合档案信息的综合统计，分别进行各管档机构档案的统计，针对缺档的材料进行统训与补充，统计查询与借阅情况，还要统训档杆传递的内容。

三、结论

总而言之，伴随如今互联网信息化技术的高速发展与现代企业规模的不断扩大，人力资源管理信息化平台的构建已经成为必然要求。而人事档案管理信息化模式的构建也成为档案管理的要点，不仅能够使得信息为人力资源所用，还能够提高人力资源的管理水平，促进企业的长足发展。

参考文献：

[1]周喜强.推进入事档案管理信息化建设的思考[J].山东档案，2011（3）：13-14.

[2]卢艳.基于人力资源管理信息化平台的人事档案管理信息化构建[J].现代商业，2011（29）：270-271.