企业档案管理中推行精细化管理的研究

范云鹏

【摘要】档案细化管理，是指档案工作分解的各个环节，将细化管理理念融入档案工作，并总结出各部分的最佳工作方法。企业档案工作是企业管理、档案管理的重要组成部分，可以直接或间接地影响企业的管理效率，如何做好企业档案管理工作，更好地为企业服务，是现阶段讨论的热点问题之一。

【关键词】档案 精细化 管理

企业档案作为企业发展过程的记录，是企业可持续发展和创新的重要信息资源。企业档案管理不能被视为影响企业经济效益的关键因素，但对企业的经济效益也有着微妙的影响。

一、与时俱进，做好档案管理工作具有重要的现实意义

（1）将精细化管理的思想融入档案工作中，最大限度地发挥企业档案的服务功能。文件管理程序和方法的标准化、标准化管理是指在档案管理的收集、整理、识别、描述、存储等各个环节都要按照统一的程序和科学的工作方法。现代企业高速发展，不断提高管理水平，分享改革，国际竞争和其他活动普遍开展，所有业务工作提出了更高的要求，各种各样的管理科学，广泛应用于各种业务，特别是企业信息化建设速度、网络办公文件管理需求的准确。同时，档案的精细管理也可以反映企业管理水平的重要依据。要科学有序地对档案进行精细管理，可以充分挖掘档案价值的利用，寻找新的发展思路，帮助企业的可持续发展，也可以达到经济发展的水平。

（2）档案的精细管理能够履行管理责任，实现管理责任。企业档案是企业生产经营活动的原始记录和重要的信息资源，档案的原始凭证性要求档案质量必须高而稳定，所以只有从一开始就精细管理，确保文件的形式存档的生活质量。因此，企业档案作为企业发展过程的记录，是企业可持续发展和创新的重要信息资源。企业档案管理不能被视为影响企业经济效益的关键因素，但对企业的经济效益也有着微妙的影响。因此，企业的档案管理也必须改变原有的管理理念和理念，实现细化和系统化。

（3）对企业档案的精细管理可以提高企业的管理机制。现代企业管理科学广泛应用，企业档案管理工作十分传统，作为企业管理的重要组成部分，应积极吸收管理新知识，努力实现档案工作的创新。企业档案是企业生产经营活动的原始记录和重要信息资源，企业档案工作是在企业研发、生产、经营管理等活动中进行的基础性管理工作。随着现代企业的快速发展，管理水平不断提高，市场竞争日趋激烈。对于一个成熟的企业来说，不仅要有一个完善的企业管理体系，没有经济运行体系，企业经营者的脆弱性也要不断的完善，这就是优秀的企业档案管理。

二、精细化管理的内容

综合管理是实施精细管理的一个重要方面，它是指对企业进行全面的精细管理的思想和概念。精细管理的内容主要体现在以下方面：一个是精细控制，它是一个重要的内容的管理，要求企业的经营活动，如规划、实施、评审，评审的整个过程精确控制，防止管理漏洞，增强员工的责任感，防止企业经营过程中的错误。第二，精细操作，业务活动在每个链接相应的规范和要求，是保证企业有序运行的关键，因此每一位员工都应遵守这些规范，使企业经营更加规范化、标准化、企业的发展可推广的价值。四是精细分析，是精细规划条件的前提，能有效提高企业的核心竞争力，对企业管理的各个方面进行细化分析，运用现代的多层次多角度跟踪分析手段，为企业找到科学有效的方法。五是细化规划，是促进企业发展最重要的内容之一，企业的精细规划主要包括两个方面：一方面，是企业经营者的工作计划的实现企业的目标，另一方面是企业根据企业经营情况和市场的预测和制定长期目标和目标包括企业的管理模式、形式、规模和利润等。

三、企业档案管理精细化实践探索

（1）健全制度，落实责任制。首先，健全管理制度。建立健全《档案管理制度》、《档案借阅制度》、《文件归档制度》、《档案统计制度》、《档案网络化管理制度》等制度，做到以制度强化管理，保证了档案的安全，提高了档案管理工作效率，发挥了档案在企业管理中的作用。其次，认真落实责任制。要高度重视档案工作。要切实加强对档案工作的领导，要保证档案管理必要的经费开支，严格落实档案管理责任制，实行专人负责，确保档案资料的安全。檔案资料安排专人负责、专室存放，微机管理与档案装订管理相结合。

（2）建立健全档案管理流程。随着社会的发展和科学技术的进步，档案工作的任务、工作环境、服务对象和管理方法都发生了变化，现代技术在档案工作中得到了广泛的应用。因此，建立高质量的文件管理团队是加强文件管理的关键。实现档案工作标准化和标准化的根本目标是使档案的存储和利用价值最大化，完成档案工作，便于检索和利用。我们应该严格掌握文件归档的有效性。我们只能归档或归档文件和材料来完成当前的文件任务。合理分工，明确归档重点。随着改革的深入，档案管理也发生了变化。面对新的历史时期和新的工作需要，文件管理工作显得更加重要。

（3）精细管理的出发点在于实施。领导是企业运营的核心组织者和主管，具有决策、组织、指挥、创新和人事管理的功能。企业档案、实施精细管理需要领导者发挥组织功能，充分认识档案管理在企业发展过程中的重要性，使企业档案服务为企业发展，在激烈的市场竞争中更大的跨度和发展。企业负责人要真正从思想上把它摆上议事日程，从建设一流企业和科学化管理的高度认识档案工作的极端重要性，着力加强企业档案人才建设，把思想好、素质高、懂专业、热爱档案工作并且有一定研究能力的人员选拔到档案管理岗位上来，造就一支过得硬的专业队伍。

（4）以精细化管理为目标，加快档案的现代化管理进程。我们要结合档案管理精细化、规范化的发展要求，积极探索和完善企业档案管理模式及标准。对资料的收集、整理、移交、归档、保管、借阅、销毁等过程，制定出科学规范、安全集中、系统完整、简便实用的管理流程。结合公司档案管理工作，对资料的收集、审核、整理、归档按以下流程操作：收集资料→分析资料→确定归档范围→分类→装订→排列→编号→装盒→编目→上柜。科学按照永久、长期、短期三类档案保管期限进行分类整理、归档保管。

四、有效推行精细化管理的相关策略

（一）转变管理理念，创新管理模式

转变管理理念是企业推行精细化管理的前提条件，只有管理者和员工都树立精细化管理思想，内部凝聚力才能增强，企业上下才能齐心协力，共同为企业发展目标的实现而奋斗。

当前，我国很多企业都习惯运用传统的管理模式，对现代化的管理方式甚少涉及，企业中无论是领导还是员工都抱持着一种“还行”“差不多”的工作心态与工作作风，对细致化的流程环节很少重视。要想改变这种现状，使企业得到长远的发展，就必须转变原有的粗放式、经验型的管理理念，把精细化的管理思想贯穿到企业日常管理的每一个工作程序中。此外，要注意的是在精细化管理实际推行的过程中，企业员工观念意识的转变和行为职责的运作在一定程度上会受到企业管理者们思想观念的影响，因此，要想真正把精细化管理方式落实到位，企业领导者首先就应转变观念，以精细化来提高全体员工的整体素质，这是决定一个企业精细化管理是否成功推行的关键。

（二）较强的执行力

执行不到位是全面实施精细化管理的最大障碍，精细化是市场竞争的产物，企业没有较强的执行能力，在激烈的市场竟争中很难获得优势。

执行是企业发展规划和战略目标转化为具体成果和效益的关键，是一个公司在企业整体上实现高绩效的意愿、能力和程度。衡量执行情况有不同的标准。对个人来说，它是指一个人做事的能力，是否按时、按质、按量完成工作任务。对于一个企业来说，它是企业目标的实现，战略目标是否在计划的时间内实现。我国不少企业中虽然都有着健全的管理制度，然而对于制度的执行却是打了很大的折扣，一些推诿执行、消极执行、虚假执行的应付手段层出不穷，使得企业的生产任务很难完成。提高企业执行力则可以为精细化管理扫清障碍。首先，企业的管理制度应约束的是所有人，而不只是普通员工，企业领导要清楚的认清这一点其次，管理者要有魄力，这是实施精细化管理的重要条件。最后，我们应该坚持“以人为本”的理念。科学、人性化的管理方法有利于提高企业员工的工作积极性。

（三）引进先进的计算机信息技术

精细化管理是通过规则的细化和系统化来实现企业各环节协同、高效、精确的运行，现代化信息技术的应用能够为企业精细化管理的推行提供技术保障，对企业生产经营过程的有序化有着非常重要的作用。

随着计算机信息技术的发展，目前ERP管理系统在许多企业中得到了广泛的应用，为企业管理层和员工提供了决策运行手段的管理平台，极大地提高了企业管理效率。ERP管理系统可以集中企业管理优势，根据企业发展目标，以市场需求为导向，以生产过程管理为核心，以现代化的信息技术为手段来制定对企业业务运作的全流程进行有效控制的总体构架。它的应用为企业推行精细化管理提供了丰富的信息资源，对帮助企业适应市场环境变化，优化生产经营过程具有重要的意义。

五、结束语

档案是企业的信息资源，是企业的宝贵财富，是企业改革发展的轨迹。档案管理在企业管理中起着不可替代的作用。同时，企业档案管理的重要组成部分是保障企业经济利益、合法权益、维护企业真实历史观的重要性和基础性工作。因此，最重要的是要用完善的管理方法把这些文件保存好。

参考文献：

[1]邓绍兴，陈智为.档案管理学[M].中国人民大学出版社2013.

[2]李宇.企业推行精细化管理的方法与技巧[J].现代工业经济和信息化，2014，（10）.

[3]張志刚.中小企业推行精细化管理浅析[J].中国管理信息化，2014，（18）.

[4]徐晓芬.企业成本精细化管理的探讨与应用[J].财会学习，2018，（14）.

[5]陈新华.强化企业财务内控精细化管理的关键要点分析[J].财经界（学术版），2018，（10）.