谈提升档案管理有效性策略

唐建龙

摘 要：近些年随着我国社会的快速发展，也使得人们对于档案方面的需求也在逐渐加大，而随着信息技术的快速更新迭代，也使得当家有效借助信息技术来不断实现档案管理高效化也越来越重要。当前需要针对档案管理工作在开展中面对的机遇与挑战进行分析，并且有效的针对当前在工作中存在的不足予以优化，进而使得新时期下的档案管理工作更具实效性。

关键词：档案管理；有效性；策略

一、档案管理的主要内容

传统的档案管理工作，主要就是对相关信息资源的接收、采集以及保存等工作，并且通过相应的档案管理工作来提供附加的资源服务等。在新时期下，我们所提倡的是档案管理信息化，也就是有效借助信息技术来不断提升档案管理的有效性。通过强化信息资源的分享过程，并且提升相关过程中的工作效率。新时期下，档案管理工作主要就是从传统的保管为主，到现代的分享、数字化管理为主的转变。因此要想更好地做好互联网时代下的档案管理工作，不仅需要具备更新的理念，还应该对于档案管理工作的内涵予以深入了解。

二、当下档案管理存在的问题

在当下档案管理工作的开展中，其中的档案资源的保管有很多种形式，比如文字、声音、图像等内容，但是对着相关的档案资源以各种形式体现却没有详细的规定。因为档案本身其存在较多的文字资料，如果缺乏统一的标准也会使得相关工作的开展较为混乱。同时对于档案管理来说，信息化建设不仅仅是使用电脑进行办公，更是通过信息技术来实现自动化档案管理等工作。而要想实现真正的信息自动化，就应该借助相应的管理程序，但是实际的档案管理系统缺乏统一的系统以及软件，并且相关的系统也只有简单的档案归类、查询等工作无法适应档案的实际使用。很多行业都与之进行融合来提升行业生产力，网络资源的共享已经成为当前发展的一种主要趋势，但是很多企业的档案管理工作自身的革新却相当缓慢，没有形成真正意义上的共享，也仅仅是在档案管理室的电脑中，这也在很大程度上降低了档案资源的价值。档案管理要始终结合当下的先进科学技术来开展，而人才是其中支撑性的因素，而实际的状况是不容乐观的，因此当下应当针对档案管理人才缺失等问题予以具体的解决策略。

三、提升档案管理有效性策略

（一）完善档案管理制度

对于提升档案管理科学化水平来说，制度体系是最为根本性的保障，因此首先应当在宏观的角度来针对档案管理的立法等规章制度予以完善，能够实现整个档案管理工作的规范化，并且能够在当下制定更为严格的约束体系。从微观的角度来说，需要各个单位能够从根本上对档案管理工作予以重视，因为其对于单位的发展是至关重要的，虽然其很多时候不能够直接创造经济价值，但是应该认识到其内涵价值，要能够将档案管理工作与相关部门的建设相结合，比如建立更为严格的业务考核制度、表彰奖励、责任追究制度等来提升相关工作人员的积极性。能够从根本上完善档案管理的输入与输出相关工作。

（二）提升档案管理人员素养

在新的形势下，要能够使用更加先进的技术来对档案管理工作的开展予以支持，当前对于档案管理的也提出了分工更加专业的需求，因此新的条件下对于工作人员也提出了更多的挑战。档案管理人员要能够紧跟时代的发展而不断提升自身的专业素养，不仅需要其拥有档案方面的专业知识，还需要通过理论结合实践，掌握信息技术等内容，自身也应该具备更强的专业情感以及责任意识，在工作的过程中能够更有效地提升自身的价值。此外对于单位来说，也应该针对档案管理人员进行组织培训，加强其对于专业内容的学习与强化，在内部建设一支具有更强的自我学习能力的队伍。

（三）实现档案管理信息化建设

首先应该争取在政策方面的支持，因为要明确档案信息化本身就是一个一本万利的项目，虽然对于初期的建设来说，需要较大的资金和人力进行投入，但是其在完成之后，能够有效的提升档案管理工作的效率。对于任何工作来说，理念都是行动的先导，只有树立更加先进的理念才能将之作为行动的引导，要能够重视开展相关工作的重要性，并且将理念传达到相关领域的各个阶层。进而方便对于整个工作进行统一的协调管理。档案管理信息化建设需要有一套标准作为规范，就像日常的工作一样，需要具备相应的制度予以监督实施。因此需要建设以及完善相應的标准管理规范，对于单位以及企业来说，应该在充分调研的基础上，根据现有的规范，并且根据当下档案管理信息化的标准予以完善和实施，或者是形成一个准体系，促进我国形成更加完善的标准。档案管理还需要具备资源作为支撑，对于当前社会的快速发展来说，档案资源可以说是非常重要的战略性资源，因此要能够针对其中的资源予以建设，比如建设对各个企业、单位相对接的档案管理库，通过完善当下的档案馆来实现档案资源信息库的统一。

四、结束语

当前随着社会的发展，影响到档案管理工作中的因素也越来越多。当下要能够紧紧抓住信息技术快速发展为档案管理工作带来的优势，同时也应该针对传统的档案管理工作中存在的不足予以重视，不断重视在档案管理工作中内部动力的创造，通过不断提升档案管理人员自身的素养，并且对工作改进来更好地增强档案管理的有效性，进而为我国档案管理质量的提升提供内生动力。

参考文献：

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