如何提升音像与图片档案管理的实效性

黄芳

摘 要：随着理念的发展，我们对于档案工作开展的意义有了更深地认识，不断地提升档案管理的质量水平，充分发挥档案资料的作用，有着很强的现实意义与必要性。随着信息技术发展，对于我们的生产生活模式产生了较大的影响，大量地电子档案出现，对于档案管理工作提出了新的挑战，如何提升音像与图片当前管理的实效性成为我们思考的问题。本文结合音像与图片档案管理工作实践，首先分析电子档案的特点，基于特点分析的基础上，探究提升档案管理实效性的策略，主要從应用信息化平台开展档案管理，建立档案管理制度，提升档案管理人员的专业素质的层面进行分析探究，为全市的健康教育与健康促进服务发展做出相应的依据。

关键词：档案管理； 实效性； 特点； 策略

时代的发展，我们已经进入了信息化时代，在信息化时代的背景下，各项工作进行时应性的发展与改革十分必要。音像与图片等大量的媒体资源成为了重要的档案类型，这就需要我们对于档案管理模式进行发展改革，基于电子档案的特点以及电子档案发展的快速性[1]，做好电子档案管理对满足档案管理需要和提高档案管理水平具有重要意义。当前的电子档案管理中，由于档案不按理模式没有及时跟进与发展，使得音像与图片等电子资源管理效率较低，模式单一，一定程度上限制了档案工作开展质量水平的提升，因此积极提升电子档案管理的实效性，有着很强的必要性体现。

一、电子档案的特点

电子档案主要有着以下的层面的特点。首先电子档案具有存储空间小的特点，即电子档案一般存在于移动或者固定的存在载体中，主要利用计算机磁盘，或者应用应硬盘进行存储。例如，音像资料，以及图片一般存储在磁盘。比较于传统的档案存储，电子档案存储空间较小，这对于档案管理而言，是一种优势。其次，电子档案还具有存储信息量大的特点，存储信息量大的特点，还是比较于传统的档案资料而得出的，档案管理电子化，也是今后档案管理的趋势所在。对于音像，图片档案资料而言，存在的信息是十分丰富的。此外，比较于传统的档案资料，电子档案管理的过程较为简单，这种管理的过程中，体现在电子档案的归档，加工以及存储的层面[2]，总体的流程是较为简单的，是电子档案的优势所在。值得注意的是，电子档案虽然管理过程较为简单，但是具有较高地技术性，即在管理的过程中，需要大量的信息技术作为支撑，例如，电子档案的维修观力以及后期调用等，这对于档案管理人员的专业素质也提出了较高地要求。总的来说，以音像，图片为代表的电子档案是今后档案管理工作的重要内容，不断地分析其特点，根据其特点进行进行管理策略的提出，提升其管理层面的实效性，积极意义十分深远。

二、提升音像与图片档案管理的实效性的策略分析

上文中对于电子档案的特点进行了分析，电子档案对于信息存储层面有着一定的优势，但是在管理过程中，以及管理技术层面有着新的要求。根据电子档案的特点，分析提升音像与图片档案管理的特点，成为了我们思考的问题。提升音像与图片档案管理的实效性，能够为社会健康教育保存众多的资料，能够有效地提升健康促进服务发展，对于全市健康事业发展有着积极作用。

1、应用信息化平台开展档案管理

当前音像与图片档案的保存，主要是基于计算机进行保存，或者是应用存储硬盘进行档案存储，为了提升音像与图片档案管理的实效性，不断地提升效率，促进档案管理的质量，积极应用信息技术，开展平台化的档案管理模式十分关键。首先，信息化平台开展档案管理，就是根据工作建立相应的系统，系统对于各个档案进行归档，分类，形成相应的目录，对于各个档案的信息进行存储。例如，根据存储档案的不同，在信息化平台中对于档案存储的类别进行划分，然后按照已经划分好的类别，直接进行电子资源上传。其次，这种信息化的平台系统，就是使得音像与图片档案的存储更加地清晰明了，对于相应的信息能够完备地进行记录。例如，在平台中存储图片，能够十分容易找到存储位置，在存储的过程中，会弹出相应的窗口，填写相应的图片信息，如，对于图片的大小，生成时间，文件类型，打开方式等信息均进性记录，然后进行存在，保证了信息层面的完整性。此外，应用信息化平台[3]，进行音像与图片档案管理，能够较为容易地进行资料的调取，不用像直接利用计算机磁盘存储一样，需要寻找电子档案。应用信息化平台，不仅仅有利于音像与图片档案的存在，还有利于档案的调取，还可以不断地引入新技术，高效地管理档案。值得注意的是，为了保证音像与图片档案的安全性，信息化平台开展档案管理也是在没有网络接入的状态下应用，并且通过技术手段，定期地查杀病毒，保证信息化存储平台的安全。应用信息化平台开展档案管理，是的音像与图片档案管理更加系统，更加规范，对于档案管理的实效性提升有着十分积极的意义。

2、建立档案管理制度

音像与图片档案在管理的过程中，与传统档案有着较大的差别，为了适应今后大量电子档案出现的趋势，建立相应的档案管理制度，是提升音像与图片档案管理实效性的有效思路，使得音像与图片档案管理管理均按照制度开展，均规范化的开展，对于实效性的提升十分关键，主要有着以下层面的体现。首先，建立适应于单位自身工作特点的档案归档工作，即对于音像，图片档案的相关信息进行规定，对于文件大小，类型进行制度层面的要求，保证档案的良好地存储性。在音像图片档案管理的过程中，制定相应的归档制度，应当高于《电子文件归档与电子档案管理办法》的标准，使得制度更加适应工作实际，更加具有针对性。其次，电子档案管理的过程与传统档案管理有着较大的区别，因此建立电子档案的保管制度也是十分关键的[4]。其一，应当定期地对于音像与图片档案进行检查，及时地发现存储过程中的问题，尤其是对于存储过程中存在的并且进行及时地查杀。其二，音像与图片档案存储的过程中，对于相应的物理环境也要进行制度层面的建立，对于光，磁等环境要素进行定期检查。此外，音像与图片档案，的安全问题也是十分关键的，因此应当建立必要的安全制度。例如，对于音像与图片档案的存储，拷贝，修改等均进行书面的记录，能够有效地提升档案的安全性。值得注意的是，由于人员的更迭，部门之间的拆分与合并，档案在移交的过程中容易发生损毁，因此建立电子档案移交的制度也是十分必要的，尤其是人员更迭的过程中，责任人之间做好相应的工作移交。总的来说，制度的建立，能够有效地规范音像与图片档案管理的过程中。这对于档案管理的实效性提升十分有利，同样促进了档案管理的规范化发展，应当引起我们的重视。

3、提升档案管理人员的专业素质

音像与图片档案作为一种新的档案管理形式，与传统的档案管理有着较大区别，为了提高电子档案管理的整体效果，档案管理人员需要具备較强的专业水平和素质。因此通过人员素质提升的角度促进档案管理实效性的提升同样十分关键。首先，应当不断地提升档案管理人员的专业素质。音像与图片资源在归档的过程中，需要相应的编辑，工作，需要使用角度的计算机软件，尤其是一些多媒体软件，不断地加强档案管理人员对于软件的使用能力是必要的。在音像与图片档案管理的过程中，放光，防潮，防磁同样需要一定的专业知识，因此定期地对于档案管理人员的专业技术知识进行培训考核，能够有效地促进档案管理的质量水平。其次，音像与图片档案档案管理中，还应当不断地促进档案管理人员养成较高地责任意识，即对于存档的各类资料负责，在维护检查的过程中，具有很强的责任意识。例如，在档案移交以及档案记录的过程中，全面系统地对于音像与图片档案的归档与管理进行书面记录[5]，能够为后期工作作出重要的依据。此外，提升档案管理人员的专业素质，还要不断地对于档案管理人员进行考核，例如，定期开展档案人员专业知识的竞赛等活动，在轻松的氛围下，促进档案管理人员不断地提升意识，不断促进自身专业素质的提升。总的来说，提升档案管理人员的专业素质，使得档案管理人员能够适应电子档案普及的背景，积极进行工作层面的转变，积极意义十分深远。

三、结语：

本文探究如何提升音像与图片档案管理的实效性，首先分析了以及音像与图片为代表的电子档案的特点，基于特点分析的基础上，从三个方面分析了，提升音像与图片档案管理实效性的策略。电子档案的普及，使得我们在档案管理模式中必须进行相应的改革与发展，积极地结合电子档案的特点，进行新方法，新理念的引入，有效地提升档案管理的实效性，积极意义十分深远。

参考文献：

[1] 张江. 浅析新形势下音像资料档案管理的发展趋势[J]. 四川档案， 2012（1）：33-34.

[2] 李军锋. 音像资料管理与服务模式探析——以深圳图书馆为例[J]. 内蒙古科技与经济， 2009（20）：159-161.

[3] 赵亮. 医疗保险档案管理有效性提升的四个切入口[J]. 经营管理者， 2014（35）：344-344.

[4] 尹丽君. 医院数码照片档案管理工作的对策探析——以A医院为例[J]. 人力资源管理， 2017（9）：307-308.

[5] 于亮. 基于信息化环境的医院电子档案管理研究[J]. 中国市场， 2017（36）：124-125.