大数据背景下企业档案管理信息化建设策略探讨

吴亭燕

摘 要：本文主要对大数据背景下企业档案管理信息化建设策略进行了探讨研究。文章第一部分是引言部分。文章第二部分主要阐释了大数据背景下企业档案管理信息化建设的机遇，文章第三部分主要阐释了大数据背景下企业档案管理信息化建设的挑战。文章第四部分对大数据背景下企业档案管理信息化建设的策略进行了探讨。

关键词：大数据；档案管理信息化；档案信息资源

一、大数据背景下企业档案管理信息化建设的机遇

（一）全面提供了各种各样的档案信息

在大数据背景下，企业档案管理的信息渠道变得非常庞大和丰富。企业可以通过网络信息数据平台，尽可能地了解自身发展、竞争对手以及市场环境等各个方面的信息，为企业科学、有效地加强档案信息的分析、整理与利用最大限度地提供非常可靠的数据信息资源。

（二）有效提供了各种社会化的档案信息

在当前大数据的时代背景之下，企业和企业彼此之间的各种阻隔、障碍被逐步消除了，信息数据共享使得企业和市场、广大消费者之间的联系得到了前所未有的加强，企业和市场、广大消费者之间的关系变得更为密切，这便为企业提供了很多富有动态化、社会化特点的档案信息数据。

（三）实时提供了很多共享开放式的档案信息

在企业档案管理信息化建设的过程中，大数据为企业提供了大量的具有开放和共享特征的档案信息数据，通过网络数据技术平台，使用者可以非常快捷、便利地查询和使用各个方面的档案信息数据。

二、大数据背景下企业档案管理信息化建设的挑战

（一）大量的信息数据无法得到了很好地存储

大数据背景之下，企业的档案信息资源的数量呈现出几何倍的增长态势，这些档案信息资源里面，不仅有企业内部的各种信息资源，而且还有很多来自社会上的信息资源，如此多的信息资源可以分成半结构化与非结构化两种，但是存储这些信息资源对于企业档案管理提出的要求有些高，带来了明显的挑战。

（二）多样化的档案信息很难得到科学地分析

大数据使得企业档案信息分析的难度变得非常之大，企业过去用来分析档案信息的工作模式和手段已经没有办法应对大数据背景下的要求了，如此一次企业在进行档案管理信息化建设的时候，就要不断探索出全新的适应大数据时代背景要求的档案信息分析工作模式和手段，不断提升企业对于浩如烟海档案信息的深入挖掘与分析利用效率，一旦遭遇重要事件以便快速进行响应。

三、大数据背景下企业档案管理信息化建设的策略探讨

（一）牢固树立大数据观念，实现档案管理信息化的统一规划

企业应该牢固树立大数据观念，立足于企业的具体发展实际，构建一套和大数据背景要求以及企业发展需求有效契合的档案管理信息化体系。无规矩不成方圆，因此，企业应该全面强化自身档案管理信息化建设的统一规划、统一规范和统一标准，在全面应用大数据技术的基础上，有效实现数据挖掘、可视化分析、语义引擎以及预测性分析等，促使企业在档案信息的采集、分析、加工、处理以及存储各个环节都能够做到有的放失。此外，企业还应该把将档案管理信息化建设全面纳入企业信息化建设当中，实现档案管理信息化和企业日常业务运作流程以及办公自动化等相结合，促使全员参与到企业的档案管理信息化建设当中，加强相互之间的的衔接、协调与统一，认真做好企业档案管理信息化系统的升级与维护管理工作。

（二）借助大数据对企业档案管理信息化建设的软硬件系统设置进行完善

企业档案管理信息化建设应该全面、有效地应用大数据技术，对档案管理信息化系统的各种各样的功能进行完善，既包括档案信息数据的维护、整理，还包括档案信息数据的查阅、编研和鉴定，而且还要结合各种用户的多元化需求进行开发、利用与拓展。另外，为了能够有效加强企业档案管理信息化系统的成本控制，所设置的软硬件系统要方便进行移植，在系统能够彼此兼容的情况之下，要努力保证档案信息数据地顺利传输和共享。在大数据背景之下，企业还应该保证档案管理信息化系统的稳定和安全，应该严格遵循企业档案信息资源的保密性与安全性要求，不断对自身档案管理信息化系统进行优化完善。

（三）全面打造一套十分严格的安全防护体系

为了最大限度地实现企业档案档案信息资源的安全，企业应该努力打造一套严格、完善的安全防护体系，并将其作为后盾。企业应该选择和应用算法加密技术，严格保护企业的各种机密档案信息资源，科学、合理地规定企业所有机密档案信息资源的使用权限，健全企业机密档案信息资源的识别机制与退出机制。另外，企业还应该不断健全档案信息资源的共享制度，科学加强档案信息资源的分级管理，对档案信息资源的传播范围进行明确。企业还应该努力实现自身档案管理信息化系统日常运转过程的全程监控与预估，对档案信息资源可能发生的各种泄露风险第一时间予以有效防范。

（四）全面加强企业档案管理信息化的制度建设

大数据的时代背景必然要求企业务必要认真做好自身档案管理信息化的各方面制度建设工作。企业应该根据自身的具体实际特征，制定和出台一系列的档案管理信息化的制度，这些制度应该包括档案信息资源数字化技工制度、档案信息数据存储传输制度以及档案管理信息化系统日常运作制度等。从而为企业更好地应对大数据给档案管理信息化建设带领的挑战，提供有力的制度保障。

結束语

总而言之，在大数据背景下，企业档案管理信息化建设将面临更为复杂的局面。企业应该结合自身发展实际，开展标准统一的规划，科学、合理地利用各种大数据技术手段，构建和完善适合企业发展要求的档案管理信息化系统，更好地为企业高效地进行各种档案信息资源的管理服务，全面提升自身档案管理信息化建设的能力和水平。

参考文献：

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