档案信息化管理存在问题及对策探究

摘 要：新时代是科技飞速发展的时代，所接触的信息量很大，信息更新速度也快，计算机对社会的影响也逐步扩大，在各个领域都有重要影响。档案在各个组织和机构都有重要地位，因此档案的管理十分重要，为避免出现遗失珍贵资料的情况，应用科学技术，对档案进行信息化管理。

关键词：档案信息化建设；问题；措施

在传统的档案管理模式中，需要对资料进行手工的收集、整理、编辑，工作量大，且效率很难提高。在信息化管理之后，就不再需要管理人员大量的投入，费时费力的工作可以交给计算机来执行，只要一次录入，就可以多次利用，筛选和查找都十分方便，不用再像以前一样一本一本的查找档案，在网上就可以轻易的完成检索，可以大大提高工作效率，还减轻了工作人员的负担，减少一些无意义的劳动。

档案资料对于每个部门来说都很重要，实现信息化管理就不用浪费过多的人力去进行档案资料的管理，使分工更趋于合理化，去负责更重要的工作。可以实现各部门的档案资料共享，更方便部门间的合作，不用再为调档案而浪费时间，提高工作效率。

一、档案信息化建设中存在的问题

1.档案信息化建设专业人才比较缺乏

档案信息化建设过程中，专业人才的作用是很重要的，不仅要具备档案管理的专业知识，还要掌握计算机的相关操作。但目前的状况不容乐观，这两者都兼备的人才很少，大部分都是非专业的人员。有些单位对于档案管理员不重视，只是进行简单的培训就上岗，只能进行一些简单的工作，对于相关流程不够熟悉。还有一些管理员比较偏文科，对于计算机技术了解很少。而网络技术好的人才可能更愿意去进行软件开发或者高新技术研究等看起来更有潜力的行业，因此，复合型人才的缺少是档案信息化建设的重大阻碍。

2.设施落后，档案整理水平不高

数字化档案对设备的要求较高，但是目前档案室内的设备都不够先进，大多比较陈旧和落后，受传统的思维影响，档案室设备的管理一直没有很往信息化的方向发展，这会在很大程度上影响档案信息化的进程。我国在这方面的起步较晚，技术掌握程度不高，软硬件的开发还较为落后，比较依赖国外的技术，没有达到自己可以进行开发、创新的地步。另外，电子档案的存储也要依靠计算机和网络，如果网络或者是计算机出现故障，也会导致档案信息的损失，因此，要做好维护和备份工作。

由于档案管理人员的非专业性或者是粗心大意，档案信息可能在早期录入的时候就出现了问题，比如，漏印、错印、装订出现错误等。这会导致信息化建设时扫描录入的信息有误，影响工作效率，可见，档案管理水平有待提高。

3.档案信息的安全性存在威胁

档案信息化虽然有很大的好处，但是也带来了一些危险因素，会在一定程度上影响档案的安全。网络具有很大的开放性，安全措施并不完善，会存在一些漏洞，一旦出现病毒入侵、感染的情况，就会使计算机陷入危险，数据可能会大量丢失甚至无法恢复，损失十分严重。如果有人恶意的对档案信息库进行攻击，窃取和篡改信息，会对正常工作产生很大的影响。档案管理人员的安全意识，和对网络、计算机的保护系统都是十分重要的。争取做到事前预防，将损失降到最低。

4.经费投入需要进一步加大

硬件和软件系统需要及时更新，因为过去的设备科技含量较低，不符合推进信息化的过程，但是设备的更新换代是需要资金的，加大对这方面的投入是推进信息化的基础。现在跨省跨区之间的信息交流很多，需要强大的技术支撑，为了建立完善的档案信息资料库，加大投入是很重要的。

二、档案信息化建设的对策

1.培养复合型，加强素质教育

档案管理人员的综合素养是很重要的，既然要推进信息化，那么计算机技术他们也需要进行掌握。对于加大力度培养档案专业人才，不断进行知识的更新，扎实的知识基础是档案管理的敲门砖。另外，档案管理已经不再是单纯的文科，不是只会写字就行，偏科的人才是不能对信息化建设作出贡献的。计算机技术是档案信息化建设的关键，在进行人才培养时，这方面也要加强训练。定期对他们进行培训，召开研讨会，规范相关的流程，提高业务能力，为档案的安全性增加一层保障。另外，档案管理工作确实比较枯燥， 档案管理人员要具有较高的素养，在枯燥的工作中寻找乐趣，培养自己的創新意识，提高安全意识。

2.加强档案信息化建设，实现资源共享

分类处理电子信息，对不同内容用不同的方法处理，转化的过程注意不失真，切实保障文件的真实性，提高保存价值。档案资料要努力实现资源共享，逐步向现代化管理过过渡。优先处理利用率较高的档案和开放程度高的档案，按资料的重要程度进行排序，在提高效率的同时加强安全防护。

3.加强档案的安全建设

安全性是不可忽略的问题，这需要从制度、技术、人员等多方面入手。首先是要建立一套严格的制度，档案信息化的建设还不够成熟，需要对流程进行规范，对一些员工不熟悉的事项加强约束。技术保障也十分重要，防火墙、数据加密、光盘备份防范工作的重要途径，很多的现代化手段都可以降低风险，要着重培养高素质的信息技术人员。工作人员的专业素养和个人素质都十分重要，对于安全性的追求是很重要的，保密意识要提高。

三、结语

档案的信息化建设虽然涉及的方面很多，比较复杂，但是对未来的档案管理是有很大帮助的，虽然建成不是一蹴而就的，但是作用确是长期存在的。要对这项工作引起足够的重视，加大资金投入，努力培养人才，加强安全防护，实现资源共享。

参考文献：

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[2] 梁静.事业单位档案信息化管理的推动思路及举措分析[J].黑龙江科技信息.2015 （30）

[3] 王曼华.推动事业单位档案信息化管理的举措分析[J].城建档案.2014 （11） ：85-86

作者简介：谢春香（1968.8--），汉族，山东菏泽曹县人，大专学历，单位：曹县残疾人劳动就业服务办公室 研究方向：档案管理。