办公自动化在本科高校教务管理中的应用研究

赵丹

摘 要：随着现代科学技术的发展，其中的信息技术也得到了前所未有的突破，而对于高校教学管理来说也发生了很大的变化。把办公自动化运用到高校教务管理中，不但能提升整体的管理效率，还能很大程度的减少成本的支出，让工作的质量也得到了很大的优化。

关键词：办公自动化 高校教务管理 应用研究

中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2018）04（c）-0146-02

近些年，高校对于教学和科研方面的任务变得越来越重，人们对于教务管理工作也提出了新的要求，传统的管理模式也已经不能适应当前社会的发展。把办公自动化软件运用到高校的教务管理中，其不但能实现工作自动化，还能让提升整体的工作效率，其意义是非常重大的。

1 办公自动化

1.1 办公自动化软件

办公自动化软件是利用办公自动化为核心的一种现代化办公软件，在社会上被各行各业所使用着，该软件也可以说是办公技术上的一大突破。把该软件和计算机技术结合到一起，利用流转技术来实现网络上文件从发布和传递，从而形成审批自动化的效果，不但减少了纸质文件传递是时间和人力，其工作效率也得到了提升[1]。

1.2 办公自动化系统的意义

当前，办公自动化系统已经足见成为自动化办公的发展方向，同时也被各行各业广泛的应用在其中。其对于高校教务管工作的意义主要有以下几点：第一，需要建立有发布信息的平台。利用自动化软件可以在高校的网站里建立一个发布信息的平台，这样可以让信息发布变得更透明、更公开。第二，让工作步骤变得自动化。利用办公自动化软件能实现对校园管理的追踪和检测，从而让各部门之间的沟通交流变得更密切，形成一个互帮互组、团结合作的集体。第三，让信息管理工作变得自动化。该软件可以让传统的纸质文档转变成为电子文档，然后相关人员便可以利用数据库来展开管理，从而实现信息共享。用户则需要登录自己的账号便能查阅到相关的信息和工作任务，很大程度的减少了工作时间，同时也提升了整体的工作效率。

2 办公自动化在高校教务管理的应用意义

随着互联网时代的发展，计算机技术也取得了非常好的成绩和效果，在发展的同时也带动了办公自动化进程的改变。该软件对高校教务管理工作的作用是非常大的，具体的作用有以下几个方面。

2.1 建立信息的发布平台

软件系统的内部可以构建有独立的交流平台和信息发布通道，当高校需要发布课程标准、规章制度、新闻公告等信息时，其都能利用该平台来进行。这样不仅方便学生、教师等人员进行查阅和了解，还能让他们随时随地了解自己的工作任务[2]。

2.2 实现工作流程自动化

高校的教务管理工作可以采用动态跟踪或实时监控来进行，这样不但能促进部门之间的交流和关系，还能让他们形成一个良好的工作氛围，实现互相帮助、互相配合等现象，从而提升整体的管理效率。例如：在进行工作任务的发布、公文处理、发布信息、交接工作等内容时，相关人员都可以利用该软件来进行，其可以实现自动化流程，但必须要严格按照相关的标准和制度来进行，这样才能让各部门之间的工作实现配合。

2.3 促进信息管理自动化

传统的教务管理对于文档的发布、传送、储存、使用、共享等方面的操作都非常的复杂，并且工作效率也不高，如果要想查阅这些文档更是非常难实现，这也直接影响了整体的工作效率。而办公自动化则可以让文档转变成为电子档，然后利用电子档的形式来存储资料，这样不但能方便相关人员进行翻阅和查找，还能让信息实现共享。用户则需要登录该软件，然后就能查阅到相关的工作流程这制度，随后按照要求来完成自己的任务，很大程度的减少了时间的投入，另外，办公自动化还能起到辅助的作用，即可以利用其来进行图书管理、物品管理等，让管理工作都能上升到另外一个水平。

3 办公自动化在高校教务管理的应用措施

为了让高校的教务管理工作得到改善，让其能满足当前社会的需求，相关人员在进行教务管理时应该要把办公自动化运用到其中，具体可以从以下几个方面入手：第一，公文管理。首先相关人员可以利用办公自动化来形成文件，随后便把其转变成成电子档的形式，这样不但能方便储存，在更新或查询时也会比较的轻松。相关人员还应该要对这些文件进行编号，这样管理起来就会变得非常的统一，让管理工作的质量得到上升，减少办公成本的支出。第二，公共信息管理。相关人员可以利用办公自动化软件来完成整体的操作，即流程大致分为三个部分，公告、通知、新闻，所有相关人员只需要制定好文件，然后按照流程进行发布即可。而用户则需要登录系统才能从中获取到发布的信息。第三，个人办公管理。该模块属于一个基础部分，其包含了日常的工作计划和安排等内容，也可以说是教务管理中的重要部分，当吧信息录入到系统里之后，系统就会自动保存和分类，这样不但方便了用户查阅，还能提升部门之间的共享信息[3]。第四，学生管理。学生的自我管理是高校教务管理工作的重要部分之一，而利用办公自動化来展开，其就能有效的对学生的档案、出勤、成绩、课程等方面进行管理，并且不同的模块管理方式也会不同，这样不但能方面学生了解自己的学习情况，教师也可以从中观察到学生的整体状况。这样不但能提升整体的管理水平，还能让学生变得更积极主动。第五，在线交流。在展开教务管理工作时难免需要和人进行沟通，而利用该软件就能为不同部门的沟通搭建一个良好的平台，利用网络自身的特点，实现上下级之间的交流，这样不但能减少通话费用的支出，还能让部门之间的关系变得更亲密。

4 办公自动化在高校教务管理的应用效果

随着办公自动化软件的推广，其也给高校教务管理工作带来了非常明显的效果，同时也让管理工作有了新的方向和认识，其具体的应用效果有以下几点：第一，即让教务管理工作变得更规范。利用办公自动化软件来展开工作，不但能让复杂的管理工作变得简单化，还能让数据的传输变得更加的流畅，减少工作中的失误次数，让教务管理变得更加规范。第二，让管理工作的效率得到了提升。该软件不但能实现一体化的流程，还能利用信息平台来发布信息，而师生也能更及时的获取到相应的信息，特别是在考试安排、活动安排工作上，很大程度的减少了人力的投入。第三，让管理的成本得到了降低。把办公自动化软件运用到高校的教务管理工作中，让远程办公成为了现实，同时也减少了复印、打印等方面的支出，让办公费用得到了控制。

5 展望

由于办公自动化自身的特点，其在高校教务管理中的发展前景是非常可观的，在未来的教育模式中，其也将会逐渐代替传统的办公模式。另外，随着科学技术发展，也让我国进入到了一个大数据时代，而这也给高校教务管理中的办公自动化带来了全新的调整和机遇，。相关人员只有只有把握好这一机会，并不断的对其展开分析和研究，这样才能创造出符合社会要求的办公自动化软件，从而提升高校教务管理的水平。

6 结语

综上所述，随着办公自动化的不断发展，该软件不但和办公技能结合到了一起，还能让办公的过程变得更规范、更科学。把自动化运用到工作中，其不仅能让工作的准确度得到提升，还能很大程度的减少了办公工程中的开支，所以其自身的实用性是非常高的。而把其运用到高校的教务管理工作中，对提升教学管理工作的质量会有很大的帮助。

参考文献

[1] 潘钧.试论办公自动化在高校教学管理的应用分析[J].科技展望，2015，11（20）：68-70.

[2] 刘雪滢.移动OA办公自动化系统在高校管理中的应用[J].经营管理者，2015，4（5）：79-82.

[3] 黄健.数码一体机在高校办公自动化中的应用[J].中国现代教育装备，2012（5）：112-114.