探析大数据背景下人才档案高效管理的策略

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江苏省高邮市人力资源和社会保障局

一、人才档案管理现状与发展趋势

档案作为人类在各项社会活动中形成的重要记录，承载着人类在各个领域的原始信息，因此，重要的档案一般作为绝密文件保存在档案馆，这样馆藏的档案数量也就特别多，容易出现人力资源管控、协调性、资源共享等问题。近年来，全国各地人力资源市场管理机构在人才档案建章立制、明确范围、规范流程、强化公共服务等方面，取得了一定成效。但大多档案管理还没有跟上现代科技的步伐，未实现数字化管理，仍采用既往的手工操作模式。

以江苏省高邮市人力资源市场管理办公室为例。截止目前，室藏各级各类档案有43893件，其中博士生8件，硕士生392件，本科生14836件，专科生23067件，大学生村官110件，“三支一扶”人员15件，公益性岗位人员28件，人事代理235件，其它人员5202件。2017年至10月底调进档案4122件，调出档案739件，利用档案225件，年利用率占室藏总数的5%，5年以上档案有25200件，占室藏总数的62.25%，10年以上档案有9300件，占室藏总数的23%。这些档案因没未实现数字化，出现了管理难度大，滞留时间长、内容更新少、利用率低、价值不高等问题，导致企事业在查找人力资源档案时效率低下，加大了企业招聘和人才求职的时间周期。在大数据的时代背景下，档案作为一种信息资源，必然要向着数字化、信息化方向发展。

二、人才档案管理引入大数据的必要性

随着时代的进步和科学技术的飞速发展，人才档案及其管理工作都在发生着巨大的变化：人才档案的基本含义与管理技术都在不断深化和创新，人才档案的业务流程、搭载平台也在不断地优化与升级。档案管理技术手段、现代化程度和数字化水平的高低，已成为现代化水平和综合国力的重要标志。而大数据资源的开发、利用，通过数据流转、交换使碎片化信息汇成信息库，促进档案载体和档案内容的更加完整、更加丰富，为档案管理提高工作效率提供事半功倍的效果，为人才有序流动提供完整、有效的档案信息。说明顺应时代潮流，采用前沿先进技术和方法去管理人才档案，在人才档案管理中引入大数据方法是非常必要的。

第一，大数据给人才档案信息化管理提供了便利。人事档案是人才合理流动的重要文件，从单位角度而言，单位可以通过人才档案充分了解人才的整体信息，以便加强人才需求的预测和预警，制定出人性化的人才引进政策。从个人角度而言，可以为个人求职提供大量丰富、动态、真实有效的原始资料和数据。传统的纸质档案管理模式已不适应时代发展和人才有序流动的需要，利用大数据资源，充分发挥其在人才档案管理工作中的作用，可以加快人事档案信息化管理建设的步伐。因此，建立“人才档案云”，实现“互联网+人才档案”具有重要的现实意义。

第二，大数据给人才档案存管工作带来了福音。在人才档案不断增长的现实中，人社部门档案管理压力越来越大，管理办公室通过不断扩大档案室规模，以应对不断增长的档案存贮量。但随着时间的推移，档案室存贮容量的有限性弊端仍然凸显出来。而大数据时代的到来促使信息技术的快速发展，可以改变传统纸质档案存贮的模式，实现档案信息的数字化，解决档案管理中各种档案数据的存贮和备份，既节省了馆藏档案的空间，也保证了档案信息存贮的完整。

第三，大数据提高了人才档案信息利用率。大部分的档案管理都是以纸质档案为主，档案的利用率都比较低，档案查找和使用需要消耗大量的人力和时间，因此大大降低了人们在海量档案寻找目标对象的积极性。大数据的核心是快速对海量信息进行保存、搜索和分析，与云计算技术相互连通后，人们只需要在电脑前敲敲键盘或点击下鼠标就可以快速检索到所需要的信息，从而进一步提高人才档案的使用价值，也提高了公共服务效率。

第四，大数据让人才档案的功能和作用产生了新价值。以前，人才档案的功能和作用只是简单的托管和保存，现在，采用大数据技术后，技术人员可以提取和发现人才档案的有效信息，为社会、企业创造更多的价值。

三、大数据背景下人才档案高效管理的策略

(一)提升大档案服务理念，实现档案大数据共享

首先，构建数据收集标准。目前，人社部门档案管理异构数据形成了“信息孤岛”，电子化资源数据没有一个统一的标准，加大了人才档案数据共享的难度。因此，人社部门应从档案电子化、数据交换、标准统一等多方面实现档案管理的相关制度，减少信息交互的壁垒，提高信息资源的整合度，实现人才档案管理的共享机制。同时，还应该加强各个人社档案部门间的馆际互借与合作，实现档案信息资源共享的最大化。

其次，加大档案收集规模。当前，大数据和云计算平台的巨大存储能力，使得人事档案信息的价值更加突出。在大数据背景下，人事档案收集管理不再是纯粹的归档和保存，而是构成了一个庞大的档案资源信息库。由于各个档案部门产生文件材料大不相同，因此，可以通过网络化实现档案信息资源共享，助力人社部门建立全国统一的人才档案信息网络库，连通各部门、层级之间业务信息；破除部门、层级之间的信息壁垒，形成跨行业、跨部门、跨层级信息资源的同振共享。

最后，指定档案归档流程。为了实现人才档案信息的自动、及时归档，人社部门在档案收集过程中，应该在办公、项目管理系统增添档案信息录入，并做好流程控制；在收集档案信息初期，因各个立档部门的档案材料都不一样，应该依立档部门的相关条例，制定各个立档部门收集范围，将档案归档纳入发文环节，预测其生成的档案内容和数量，保证档案信息完整性，为简化程序、信息精准、人本化服务提供基本保障。

(二)引入大资源观念，形成全面统一的人才资源集成库

首先，档案管理的规范，关健在于人素质的高低和设备装置的现代化。大数据的开发、利用，要求人社部门在全国范围内配强档案管理专业队伍，建立培训机制，多层次地进行档案管理人员培训，增强管理意识，不断提高档案管理人员的业务素质和操作水平。同时加大档案管理软硬件投入，实行高科技、高水平管理，规范存储、保管、开发、利用行为，使“互联网+人才档案”之花绽放全球。在数据透明化的同时，人社部门应加强管理者、技术人员的信息安全防范意识，保证电子档案的安全性；还需制定相应的规章制度，预防信息流失、泄露等事件，确保人防、物防、技防的统一，建立以大数据共享、安全等级高的档案资源集成库。

其次，由于人才资源集成库档案信息量大、类别多，可以利用云平台和数据集成的方法，统一处理流程，将不同来源、类别的档案信息有机集成。为了过滤脏数据、完善残缺数据以及更正错误数据，人社部门档案管理人员应该注重数据清洗工作。档案信息集成工作完成后，人社部门还应该组建分布式存储模式，整合各类档案数据信息，将数据分化存储，实现对各类数据之间的融通和深度分析。

(三)树立大服务理念，主动挖掘档案使用价值

首先，运用新技术，创新服务方式。目前随着计算机、互联网、大数据、深度学习和云计算等技术的发展，原来传统的纸质档案逐渐转向电子化档案资源的海量数据分析与挖掘，人社部门从解决人才档案资源的供需矛盾，能够实现知识挖掘、数据统计等多维信息服务。同时，在海量的数据中，为了发现档案间的联系与规律，可以借助互联网和虚拟化资源相结合的技术手段，从计算、存储、网络、数据、算法、应用等软硬件资源集成应用着手，预测数据间的变化趋势，从根据用户需求，提供知识挖掘、统计分析等服务，树立主动挖掘人才档案价值的策略，为人才对象提供更加个性化地服务。

四、结语

大数据背景下下，互联网和云计算技术给人才档案管理带来巨大影响，电子化服务方式已成为档案利用的主要途径，大数据的丰富信息促使人社部门加快信息化步伐，建立全国统一的档案服务网络平台，开发全国统一的档案系统软件，使人才就业、参保、薪资、学习、家庭等动态信息自动生成、存储，真正实现“一人一号”的人才信息档案，对于改变我国地方落后、陈旧的人才档案管理工作有着积极的意义。

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