电子档案与实体档案的整理方式

陈翠林 赵春波

摘 要：网络信息技术的普及已然成为常态，社会各行业部门及单位的办公自动化、网络化也越来越明显，因而形成了海量的网络文件。和传统现有档案文件不一样的是网络文件的利用需要经过繁复的编码与解码，和载体间联系并不紧密。它能够在各种介质间复制、存储，使用者对于档案信息的利用只需得到许可就行。我们已经不能用传统档案思维去看待网络文件管理，而是需要以现代化、信息化的方式对网络文件进行档案化管理。

关键词：电子档案；实体档案；档案管理

一、网络文件档案代替现有档案的难点

（一）无法确保真实性。网络文件需要有可被利用性、可理解性才会有效，比如信息能识别、存储系统安全等等。要是文件无法识读，那么文件内容就算很重要也没有保存意义。因为网络文件是通过计算机之类的数字设备来读取，所以总是会存在因为技术因素而导致打不开、读不出的问题出现，也失去了利用价值。所以，技术因素是网络文件有效性的最大障碍。网络文化的传输、处理的有效性提高了，才能渐渐代替现有档案文件。

（二）很难确定真实性与原始性。所谓网络文件真实性就是指网络文件的内容、结构与背景信息通过鉴定后确定和形成时的原始情况相同。网络文件要确保行政有效或者当作法律证据，那么真实性就是必不可少的。内容的真实性是网络文件作为历史凭证，具备情报参考

价值的基础。人们一般使用原件鉴定的方式鉴定现有档案的原始性。因为它具有直观性，鉴定起来也容易。不过，网络档案内容能够和载体分离，并被复制到另外的载体上，内容更改的前后情况难以分清。网络文件档案的修改与删除很容易，但是却不容易被发现，存在因非法更改失去真实性的可能。

（三）不如现有档案安全。网络文件的使用不会被非授权用户使用或者不被破坏体现得是其安全性，也就是不会存在泄露危险。网络文件的不安全因素主要体现在形成、存储、查询、利用等方面，比如保管不当、病毒入侵、设备损坏、黑客攻击等等，不管哪个问题的发生都足以给网络文件造成无法挽回的后果。

二、网络文件档案化管理的具体思路

（一）加强网络文件全过程管理机制建设。网络文件从形成到档案的利用，环节很多，但是不管在什么地方出现差错，那么都会影响网络文件的原始性与真实性。因此，为了确保网络的原始性、真实性、完整性，需要建立完善的归档制度。比如网络文件形成后需要及时收集，目的是确保处于分散状态的网络文件的信息不会丢失。另外，和现有文件归档不同的是，网络文件归档无论是从范围、内容还是时间、要求上都需要有明确的规定。归档过程中，要仔细、全面检查网络文件，如果和归档要求不符，则需要有具体的处理方法。网络文件档案对载体的要求十分严格，相关的保护措施也是不可或缺的，这样才能不因为载体的问题而损害网络文件的原始性、真实性以及完整性。通过载体转化让网络档案长期保存需要有明确的措施，这样才能在转换的时候使信息不会遭受损失。并从管理制度上进行科学、严密的规定，防止各个环节的信息堵塞、失真问题。同时，对网络文件的全过程管理，应以网络文件生命周期理论为基础，加强产生网络文件的“前端控制”，并进行网络文件的“过程管理”，这是保障网络文件真实性、完整性和有效性的关键。“前端控制”必须拓展到文件管理系统的设计研制里，“过程管理”必须严格控制每个阶段操作者的权限，并做到操作留痕。

（二）确保网络文件信息安全。网络文件的信息存储具有密集性特征，这对信息的收集、保管、携带、传播、利用来说是一个优势，不过也隐藏着很大的潜在危害。现有档案安全性的控制较为容易一些，就算档案文件损坏或者丢失，造成的影响也通常只是一部分。但电 子文件的损坏或者丢失通常会是瞬间的、毁灭性的。所以，在归档网络文件时，应该将一般的网络文件转化成不同平台都可以使用的文本文件格式，以防止因为技术变革所带来的影响。有的网络文件是特殊格式，在存储载体中要有相关的浏览软件。如果原件的归档是利用“只写一次式光盘加背书”的方法来制作，就应该要保证相关的内容信息是原始的。进行归档前，归档人有责任确保网络文件内容的原始性，而档案室则负责归档后的网络文件内容的原始性。为了进一步明确职责，最佳的方式就是双方在不可更改的载体上签字，并且该光盘的同一处刻录轨迹只可以写入一次，这就是“只写一次式光盘加背书”。在互联网背景下，人们可以使用一种安全技术以保障网络文件信息安全，那就是在确认发件人身份的同时，也可以进行保密保安全，这种技术就是“公用密钥数字签名技术。当然，网络安全检测、数据加密技术、防火墙技术等也是一种有效保证网络安全的技术。具体来说，要对查询权限 进行分级设置且不断更改，一定要加密处理保密信息内容，尤其是要严格控制信息内容的复制与拷贝工作。系統要全过程对利用进行跟踪监控，自动记录，使之成为查证的依据。相关的利用系统必须要有一定容错能力，防治因操作失误而造成的巨大损失。

值得注意的是，人们对网络文件档案化过程中的信息安全问题多从技术上重视，而管理问题却关注较少，恰恰管理上的漏洞有时甚至比技术问题还严重。所以，网络版档案的信息安全作为系统工程应该从技术、管理两个方面进行全面防范。如果安全保密工作不完善，那么资源就不能随意共享，特别是网络文件档案和国家、社会安全等相关，就需要高度重视安全的监管。也可以通过相关管理制度及工作流程的规范化建设以及相关的技术方法，标准化、一体化管理网络档案。

（三）进一步建设网络档案管理队伍。在互联网信息环境下，如果档案员对于文件的形成、保管不认真介入的话，文件就极易遗失或者无法被合理鉴定、保存、利用。因此，档案员一定要不断熟悉现代化信息技术，在网络信息的制作使用、维护管理过程中能够很好地使用计算机或者现代通信设备，不然对于网络文件的形成与保管就很难介入，更遑论合理规划设计网络文件的管理与检索系统。而且也无法做一名优秀的网络文件档案的管理者，无法确保网络档案的安全、完整性，无法抵制危害网络档案的行为。因此，应该不断提高档案员的计算机科学与档案学的综合运用能力，尤其是能够高效而全面运用这两种学科知识的档案管理人才。但这些人才不能在短时期内就获得，所以要加强当前档案员的计算机技能培训，要求他们不断全面了解计算机技术，并正确地运用到档案管理上。或者着眼于长远期发展，从高校的档案工程学系挑选、聘用档案工程学人才，以提高网络档案管理人才的水平。

总得来说，在互联网时代网络文件的档案管理日益成为常态，也是如今档案管理中一个十分重要的发展方向。它是在信息时代大背景下产生的一种新型的管理模式，它对于档案管理工作有着非常重要的作用，所以必须受到我们的高度重视。

参考文献

[1]高职院校数字档案室建设探析[J]. 刘春霞. 黄冈职业技术学院学报. 2016（03）

[2]数字档案室建设应注意的几个问题[J]. 皮春花. 兰台内外. 2015（05）

[3]谈如何做好数字档案室建设[J]. 孙丽凡. 兰台世界. 2014（S5）

[4]基于等级保护的政府Web应用安全建设实践[J]. 陈煜欣. 信息安全与通信保密. 2012（10）

（作者单位：射阳县检察院）