计量标准文件集的动态管理实践探讨

文/广东省计量科学研究院 凌珊

计量标准文件集是计量标准考核中必不可少的一部分，同时也是法定计量检定机构等建标单位质量管理体系中一个重要的组成部分，如何科学、有效地对其进行管理，为确保量值传递提供重要的保障措施，使计量标准保持良好的技术状态，是值得各法定计量检定机构、计量标准管理部门重视的问题。

一、文件集概述

文件集是关于计量标准的选择、批准、使用和维护等方面的文件集合，是JJF1033《计量标准考核规范》在2008版中引入的管理理念，也是原计量标准档案的延伸，这里面共包含18个方面的内容，在JJF1033《计量标准考核规范》的2016版中，仅对部分内容作了调整和扩充，如明确了《计量比对报告》等技术资料可以作为计量标准具有相应能力的证明文件等等，使其更具有操作性。文件集具有以下特点：1.文件种类繁多；2.保存地点可以自行安排；3.保存的方式允许多样化；4.确保所有文件完整、真实、正确和有效。本文结合本单位计量标准文件集管理工作的实践经验，从文件集的分类和各自的特点，谈谈对计量标准文件集的动态管理。

二、 文件的分类

JJF1033-2016规定，每一项计量标准文件集中应当包括18个方面的文件，分别为：1.计量标准考核证书（如果适用）；2.社会公用计量标准证书（如果适用）；3.计量标准考核（复查）申请书；4.计量标准技术报告；5.检定或校准结果的重复性试验记录；6.计量标准的稳定性考核记录；7.计量标准更换申报表（如果适用）；8.计量标准封存（或撤销）申报表（如果适用）；9.计量标准履历书；10.国家计量检定系统表（如果适用）；11.计量检定规程或计量技术规范；12.计量标准操作程序；13.计量标准器及主要配套设备使用说明书（如果适用）；14.计量标准器及主要配套设备的检定或校准证书；15.检定或校准人员能力证明；16.实验室的相关管理制度；17.开展检定或校准工作的原始记录及相应的检定或校准证书；18.可以证明计量标准具有相应测量能力的其他技术资料（如果适用）。当有些文件对于该项计量标准不适用时，可以不包含这些文件。如新建计量标准，文件集中可不包含计量标准考核证书和社会公用计量标准证书；一些操作简单的计量标准器或主要配套设备，如电子秒表、容量瓶等，可不配备使用说明书。18个文件大致可分为三类：第一类：证书/证件类。如计量标准考核证书、社会公用计量标准证书、标准器及主要配套设备的检定或校准证书、人员资格证明等，具体为序号1、2、14、15。这类文件是行政部门颁发的证书和计量技术机构出具的溯源证书，具有一定的周期性和有效期，只有一份原件，却调用频率高，使用人员多，涉及范围广。第二类：表格类。如计量标准考核（复查）申请书、计量标准技术报告、检定或校准结果的重复性试验记录等，具体为序号3-9。这类文件是JJF1033-2016规定或提供参考的表格，由计量标准负责人填写和更新。而计量标准负责人通常为专业室的一线技术人员，因此原件应保存在专业室，方便计量标准负责人管理和取用。第三类：其他体系文件类。如国家计量检定系统表、计量检定规程或计量技术规范、计量标准操作程序等，具体为序号10-13、16-18。此类文件是规范性文件，是一个计量技术机构质量体系有效运行的重要支撑，一经发布必须严格遵守、执行。因此这类文件应具有公开、易于获取的特点，并保证版本的有效性。

三、文件的动态管理

以往，有些建标单位把所有的材料都以纸质的方式放在计量标准档案盒中，而一些考评员为了查看方便，也向建标单位提出此类要求。如今，随着信息管理系统（LIMS）的广泛应用，一些评审准则和考核规范也在逐步地进行调整，允许文件以不同形式的载体存储，这给文件管理部门带来了极大的方便。

因此，文件的保存可以同时以纸质的和电子版的同时进行，且不同类型的文件存在于不同的档案盒中，更易于分清管理职责。如证书/证件类的文件，由计量标准管理部门负责维护；而体系文件的发布、领用、作废均应受控，并保证使用人员易于获取，因此也应由管理部门负责控制。鉴于一台设备可供多人使用、一个项目有多位人员具备资质，因此表格类文件应由指定的负责人记录和更新。

文件集中的文件不管以何种形式保存，都应能在统一的渠道获取其中的文件。信息管理系统（LIMS）就帮助我们实现了这一功能。管理部门可以将证书/证件类文件扫描上传至系统，表格类文件可由专业室技术人员通过扫描、拍照等方式上传至系统，体系文件可由管理部门在系统中发布有效版本，并记录领用人员的有关信息……对于具有周期性特点的证书/证件类文件，还可以在系统中设置提醒功能，实现计量标准器和配套设备的按期送检提醒、计量标准到期复查提醒、受控文件回收通知等。不同的人员负责维护和更新系统中的不同模块，如设备模块、体系文件模块、人员模块……计量标准模块与各相关模块链接，一个模块内容更新，计量标准模块相应的内容也同步更新，实现计量标准的动态管理，不仅减少了错漏，还极大地减轻了以往一个计量标准管理员对所负责的计量标准文件集中18个文件持续更新的繁琐工作。

四、结束语

文件集是计量标准考核和法定计量检定机构考核的重要内容之一；实现对文件集的动态管理，对计量技术机构，尤其是法定计量检定机构的质量管理有着举足轻重的意义，不仅有助于提高一线技术人员对记录和文件控制重要性的认识，还积极推动质量管理体系有效运行，提高机构的管理水平。